仕事で、あるいは悪い製品やサービスで気分を害したとき、心の中では熱く、本当に熱く叫びたいと思っている人もいるでしょうが、それでは何ができるでしょうか。 しかし、そんなことをして何になるというのでしょうか。やがて落ち着くであろう塵を舞い上げるよりも、生産的な結果を得るために、苦情の手紙を提出するのはどうでしょうか。
このタイプの手紙は、製品やサービスなどに起因するあらゆる種類の不正行為、不快感、不平、恨みを訴えるために書かれます。
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Tips for writing an Effective Complaint Letter
- Start out politely
マナーは本当に重要です。 受け取った人は、心のこもった手紙に注意を払いやすいものです。 その一方で、脅しやすべての大文字を含む手紙は、最低限の対応しかしません。 あるいは、まったく反応しません。
もしあなたの手紙に何らかの冒涜的な言葉が含まれていたとしても、それは無視されるでしょうし、脅迫的だと思われるものは法執行機関に引き渡されます。 最も効果的なEメールや手紙は、平均して500語程度の非常に短いものです。
- Ask a question
あなたのリクエストは、質問の形でなければなりません。 質問は、「どうやってこれを解決しますか」という内容です。 何をしてほしいのか、どれくらい返事を待ってもいいのかを具体的に述べます。 また、「I wish to complain in the strongest terms about」というキーワードもあります。 質問は明確でわかりやすいものにします。 また、皮肉ではなく本音であることも重要です。
- 問題を説明する
手紙を書いた理由を示す必要があります。 サービスを購入した、または受けた日時や場所などの事実を強調します。 読み手は最初の数センテンスを読めば要点がわかるはずなので、余計なことを言わないことが大切です。
- 相手を非難しない
手紙を書く際には、常に礼儀正しくあることが大切です。 どんなに苦情が正当なものであっても、手紙の内容が怒ったり、皮肉ったり、脅したりしないようにしましょう。
- あなたが詳しいことを伝える
あなたの苦情が公正に処理される可能性が最も高いのは、会社が独自の規則に従わなかったことや法律を破ったことを会社に納得させることができる場合です。
Types of Complaint Letter
- Formal Complaint Letter
これは、自分の懸念を伝え、問題を当局に訴えるための手紙です。 正式な苦情は、原因となった損害の救済を受ける権利を持つ当事者に対する主張を裏付けるのに十分だと思われる事実と法的理由を記載した法的文書によって裏付けられます。
正式な苦情の手紙は、製品やサービスなどの何かについて苦情を言い、それに対して必要な措置が取られるようにするための最良の方法の1つです
- 製品 & サービスの苦情の手紙
この種の手紙は、製品やサービスの問題に関して、消費者がメーカーや小売業者に対して書くものです。 被害を受けた顧客は、製品の性能低下について知らせたり、欠陥品や破損品の配送について苦情を言ったりするために、組織内の関係当局に製品の消費者苦情書を書きます。
このような手紙を作成する際には、簡潔に要点を述べ、問題に対して何をしてほしいのか、解決までにどのくらいの期間を要するのかを正確に記述することをお勧めします。
次のような簡単なステップを踏むことができます。
- Employee Complaint Letter
まず初めに、Employee complaint letterは、雇用者と従業員の2人が書くことができます。
- 起こった職場でのハラスメントの種類を正確に特定する
- ハラスメントに関する詳細を書き留める
- 自分自身と目的を紹介する。
- ハラスメントの事実を提示する。
- どのように対応したかを詳しく説明する。
- 問題の解決策を提案する。
- 攻撃的な言葉を使用しないようにする。
苦情の手紙の特徴
- 関連機関に宛てたものであること
苦情の手紙を書く際には、関連機関に宛てたものであることが重要です。 苦情の手紙は、カスタマーケア部門または人事担当者のいずれかに流されます。
- 問題を特定する必要があります
購入した商品と問題点について説明してください。 販売者の名前と所在地に加えて、シリアル番号などの具体的な情報を記載します。
クレームが製品やサービスに関するものではない場合、起こったことについてのあなたの説明、口頭でのやりとり、そして必要であれば文書や記録など、必要な裏付けとなる要素を含めます。 その際、正確に記述してください。
- 必要な関連書類のコピーを添付
必要な関連書類のコピーを添付しましょう。 これには、領収書、保証書、小切手、電子メールでの会話などがあります。 これは、あなたの苦情を正当なものにするために重要です。
- 問題に対する解決策を提示すること
会社が自分たちのルールに従わなかったことや、法律を破ったことを会社に納得させることができれば、あなたの苦情が検討される可能性が高くなります。
- 問題を解決するための期間を明記する
問題を解決するための期間を明記することが重要です。 これにより、問題ができるだけ早く解決されるようになります。
- 名前と連絡先を記載する
苦情の手紙には、苦情を受けた人が問題解決のためにあなたに連絡できるように、あなたの連絡先を記載してください。 また、手紙の締めくくりは、敬意を持って行いましょう。 典型的なフォーマルレターのように、最後は yours faithfully で締めくくりましょう。
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5つの苦情事項
サービス低下に対するクレームレターのサンプル
サービス低下に対するクレームを書くには、まず会社に連絡を取ります。 まず、その会社に連絡することから始めましょう。 従業員から受けた悪いカスタマーサービスを報告するために、マネージャーにメールを送ります。 大きな会社で、マネージャーの直通メールがすぐに手に入らない場合は、いつでも人事部にメールすることができます。
日付…
店長（職務指定…）
会社・組織名…
住所…
Sub: Complaint Letter for Poor Services
Dear (name),
残念ながら、私は5年ほど前からジムのメンバーズカードを持っていますが、一昨日（Date: dd/mm/yy）、新しいインストラクターとの間で大きなトラブルが発生しました。 私は通常、朝7時から8時まで、そのインストラクターと有料の個人セッションを行っています。
先生、私はセッションを受けることができず、他の急な予定に合わせて帰宅しなければなりませんでした。
ありがとうございます。
あなたのお名前…
ご住所…
ご連絡先…
ご署名…
and signature…
Complaint Letter Sample for Bad Product
ある製品を使用したところ、その製品が自分に不利益をもたらしたのではないか、あるいは製品が破損していたのではないかと思い、救済を求めているとします。 問題を進め、誠意を持って解決するためには、しばしば苦情の手紙を作成しなければなりません。 ここでは、あなたの苦情を記録的な速さで解決するためのサンプルを紹介します。
ピーター・バーク
5 Allen Avenue,
Maryland, CA 34555
2019年10月7日
Keri Hilson
Manager
Mansard Manufacturing
14 Bing Street.
Maryland, CA 34555
Re: Purchase of spoiled goods
Dear Miss Hilson:
この手紙は、2019年10月5日に行われたスポイルされた商品の購入に関して、あなたにお知らせするためのものです。 しかし、実際には腐敗した状態で届けられました。
この件を調べていただき、購入した商品を返金するか、別の商品を送っていただきたいと思います。
上記の件にご協力いただきありがとうございます。
Peter Burke
Enclosures: 555-6868; [email protected].
Sincerely,
Peter Burke
Enclosures: 写真と領収書
Complaint Letter Sample for Harassment
誰も職場でのハラスメントを容認する必要はありません。もしハラスメントが起こった場合は、上司や人事担当者に苦情の手紙を出すことになります。 ハラスメントに関する苦情の手紙は、他の人からの状況や出来事、受け入れがたい行動によってハラスメントを受けた個人が書くものであることを覚えておいてください。 このサンプルは、あなたが正義を求める際に必要な最低限のものです。
被害者の氏名
被害者の住所
被害者の電話番号
受取人の氏名 p
受取人の指定
組織の名前
組織の住所
日付
受取人の名前をお書きください。
この手紙は、ハラスメントを行った人の名前の手で受けた、不適切な手つきや性的な誘いについてお知らせするために書いたものです。 私は会社で役職に就いており、5年間雇用されていますが、私の勤労意欲が問題視されたことはありません。
嫌がらせは、私がこの部署に異動してきたばかりのDATEに始まり、彼は私に惹かれていると言いました。 それ以来、ほぼ毎日続いています。
DATE日、彼は私に「仕事が終わったら会おう」という内容のメールを送ってきました。
その日、彼は「トイレの個室で甘い恋をしたい」というボイスメールを送ってきました。
2回目の事件の後、直属の上司に状況を報告しましたが、ハラスメントの名前は止まりませんでした。 ほとんどの誘いは言葉によるものですが、加害者の名前からの2つのボイスメールと1つの電子メールの録音があります。 また、ハラスメントを目撃した2人の証人、証人1と証人2の名前もあります。
私は職場で精神的な傷を負い、恥ずかしい思いをしていることをお伝えしたいと思います。
このハラスメントは、私と夫との関係に影響を与え、仕事でのパフォーマンスにも影響を与えています。
Yours Sincerely,
Signature of Victim
Name of Victim
Employee Complaint Letter Sample to HR
従業員の汚い行為は、長い目で見れば会社に取り返しのつかないダメージを与えます。 そのような会社を腐らせるような汚い行為を止めるには、人事部に苦情の手紙を書くのが一番です。 あなたの上司は、「自分の考えに従わなければ、あなたの仕事を失う」と脅していませんか？ 同僚があなたを妨害したり、もっとひどいことをしていませんか？ 人事部に手紙を出しましょう。
Dear ,
私の名前は、私は過去に働いていました。 先輩のお手伝いをすることで自分の力を発揮できることを誇りに思い、嬉しく思っています。
この手紙を書く前に、他のすべての選択肢を検討しましたが、解決のために人事部に頼らざるを得ないことがわかりました。
彼/彼女の継続的な不品行や行動の欠如は、対処するにはあまりにも酷です。
この問題の解決策を見つけ、私たち全員にとってプロフェッショナルでフレンドリー、かつ生産的な環境を確立するために、直ちに介入してくださるようお願いします。 上司の行動に不満を持つ手紙を書く際には、自分の名前、住所、上司の名前、出来事の説明を確実に書き出す必要があります。 特に、組織の上層部に宛てたものですからね。
Date…
Manager Operations,
Company/Institute name…
Address/Branch Address…
Sub: Complaint Letter against Manager
Respectly sir,
I hope this letter meet you well. 私は御社の研究部門（部門名）で、過去2/4/6（以上/以下）年間働いています。 私の手紙の主題は、実は私たちの部署のマネージャーに対する苦情です。 あなたの問題や状況を記述してください）。
私は部門全体を代表して書いています。 彼の私たちに対する態度は非常に無礼で野暮なものであるため、私たちは多くの課題に直面しています。 彼がいると、私たちは仕事に集中できません。 彼は私たちを奴隷のように扱い、彼の意見では価値のないものとされています。 親切にもマネージャーを変えるか、少なくとも厳重に警告してください。 そうすれば、部署のスタッフはとても感謝します。
Sincerely Yours,
お名前…
役職名…
部署名…
4つのオンライン苦情フォームテンプレートの使い方
- 職場の苦情テンプレート
この職場のハラスメントフォームテンプレートは、組織が従業員や顧客が性的、いじめ、無礼な行為を報告できるようにするために使用することができます。 報告することができます。 このテンプレートは、会社のハンドブックやウェブサイトに簡単に組み込むことができます。 この従業員ハラスメントフォームのテンプレートは、人事担当者、雇用者、会社の管理者に最適です。
- Online Complaint Form Template
オンラインクレームフォームテンプレートは、あなたのビジネスやサービスに関する顧客の苦情や従業員のフィードバックを受け取るために使用されます。 既製のフォームを自分のブランドに合わせてカスタマイズし、ウェブサイトやソーシャルメディアのページにリンクを埋め込んだり、顧客にQRコードをスキャンしてもらい、必要なフィードバックを提供することができます。
- 顧客からの苦情フォーム
顧客満足度調査テンプレートを使えば、顧客が製品やサービスについてどう思っているかを知ることで、顧客満足度を測定することができます。 顧客が製品についてどのように感じているかを理解することで、自社がうまくいっている部分と改善すべき部分を知ることができます。
- ホテルクレームフォーム
ホテルフィードバックフォームテンプレートは、お客様がホテルのサービスに関するフィードバックを提供することで、ホテルやゲストハウスの水準を向上させるのに役立ちます。 このホテルフィードバックフォームをホテル予約サイトに埋め込んだり、チェックアウト後に顧客のメールに送信したりすることができます。
Conclusion
Complaint Lettersは、不当なことに対する懸念を表明し、生産的な結果を求めるために使用されます。
ビジネスにおけるクレームレターの目的は、修正や交換をしてもらうことであり、欠点を見つけることではありません。 クレーム・レターの受取人は、本物のクレームには心を開いて付き合ってくれるはずです。 口頭や書面ですぐに反応するのではなく、実際に調査をすることが受け手にとっての最善策です。