企業の出張者が出張予約や経費精算の手続きを行えるように設計された、効果的な企業のトラベルポリシーを書くことは、難しい作業です。
カスタマイズ可能なトラベルポリシーテンプレート
Arden Road Travelのラグジュアリートラベルアドバイザー兼コンサルタントで、トラベルマネジメントとファイナンスの分野で20年以上の経験を持つSuzanne Wolko氏が教えてくれました。 “しかし、私たちは皆、旅行というものが白か黒かという単純なものではないことを知っています。つまり、グレーの影があるのです（キャンセルされたフライト、アップグレードされた車、ホテル、高価な食事など）。
実際には、このような状況だからこそ、ポリシーを作成する必要があるのですが、Wolko氏が適切に表現しているように、この「グレーの影」によって、トラベルポリシーを作成する価値があるのかどうか疑問に思う企業もあるでしょう。
多くの大企業は出張規定を持っていますが、中小企業はそうではありません。
Reasons Why You Should Create A Travel Policy
Expediaグループの法人向け旅行ブランドであるEgenciaは、2016年にビジネストラベラーを対象に、会社のトラベルポリシーに焦点を当てたグローバル調査を実施しました。 驚くことではありませんが、この調査では、ビジネストラベラーのうち、会社のトラベルポリシーに満足している人はわずか38％でした。
これは企業にとってどのような意味を持つのでしょうか。 出張者は規定外の予約をしてしまい、会社に負担をかけてしまう可能性があります。また、出張者は少なくとも出張の経験に不満を持ち、それが会社でのパフォーマンスやクライアントとのミーティング、あるいは従業員として残りたいという意欲に反映される可能性があります。
企業のトラベルポリシーには多くの利点があります。 効果的な企業トラベルポリシー
- 出張予約プロセスを整理しておく
- 出張者への払い戻し手続きを合理化する
- より多くの節約を可能にする（明確なポリシー＋幸せな出張者＝より多くのポリシー遵守＝節約）
- 企業トラベルポリシーを作成することで、従業員のニーズを満たすことができます。
- 企業の不正行為の防止に役立つ
- 明確な安全手順により従業員を保護する
トラベルポリシーは、企業の目標、旅行の習慣、文化によって大きく異なる場合があります。 しかし、ここではいくつかの実用的な方法をご紹介します。 しかし、私たちは、あらゆる規模の企業が効果的なビジネストラベルポリシーを策定するのに役立つ、実践的なアドバイスを集めました。
出張規程を作成する前にすべきこと
出張規程を書き始めることを考える前に、優先的なベンダーを用意し、現在の出張慣行を理解し、目標を設定することが必要です。 現在の会社の出張業務を分析する3. トラベルポリシーの目標を設定する
Items to Cover in Your Corporate Travel Policy
Download your customizable travel policy template here企業のビジネストラベルガイドラインについての決定を左右する変数は数多くあります。 ポリシーの作成を任された方は、社員のニーズと会社のニーズのバランスを取る必要があるため、かなりの曲芸に携わることになるかもしれません。 適切なアプローチについては、人事、オペレーション、財務の担当者がそれぞれ意見を述べます。
支出カテゴリー
旅行者に払い戻しをする（または、モバイル予約ツールや会社のカードで予約させる）支出カテゴリーは、ポリシーの大部分を占めます。 会社が負担してくれるすべての旅行やエンターテイメント（T&E）の項目と、それらのカテゴリーで予約する際の制限やガイドラインを記載します。
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- 予約すべき優先ベンダー（航空会社、ホテルチェーン、レンタカー会社）
- 会社の事前予約の要件。
- 旅行者が旅行を検索するために使用すべきWebサイト、モバイル予約ツール、および/またはTMC、またその技術やTMCの使用が必須か任意か。
- 支払いのプロセス。 従業員が会社のカードと個人のカードのどちらを使うべきか、特定のカテゴリーがあるか。
上記の一般的な項目に加えて、各費用カテゴリーに特有の検討事項がたくさんあります。
- サービスのクラスを指定する。 旅行者がどのような状況でファーストクラスとエコノミーを予約できるのかを示す必要があります。
- 従業員が自分のマイレージポイントを保持するのか、会社が割引のために保持するのかを明記します。
- 超過手荷物料金やキャンセル料など、旅行者が負担する費用を必ず明記します。
- 部屋のタイプを定義する。 ほとんどの企業では、従業員に標準的な部屋を予約することを求め、アップグレードは会社に追加費用が発生しない場合にのみ受け入れることを要求しています。
- カバーされる追加関連費用を明確にする。
その他のヒント：
- UberやLyftなどのライドハイリングアプリを許可するかどうかを検討してください。
- 常に日付の入った領収書を求めましょう。
- 便利なときには公共交通機関を利用するよう従業員に求めましょう。
- 許可される車のサイズまたはタイプを指定する。
- レンタカーと一緒に保険に加入する必要があるかどうかを旅行者に知らせる。
- 従業員が許容される日当の範囲内であること。
- アルコールについての記述。
- 出席している会社の最も上位のメンバーが払い戻しを申請するように指定する。
- 支出の制限や範囲を設定する。
- 限度額や範囲を設定する。従業員が一定の範囲を超えた場合は、通常の承認者よりも上の立場の人に払い戻しを依頼する必要があるかもしれません。
- チップを考慮する。
払い戻し不可
企業のための優れたトラベルポリシーは、会社が払い戻しをしない項目を明確に示しています。 払い戻しの対象とならない一般的なアイテムには、以下のようなものがあります。
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- チャイルドケア
- ドライクリーニング
- イン
- ルームムービー
- 航空会社の変更手数料
- パーキングチケット
- 航空会社の優先席のアップグレード
- ホテルスタッフのチップ
- 旅行中に購入したトイレタリーや衣類
- ペットの搭乗
これらの項目のいくつかは、経費のカテゴリーに記載されているかもしれません。 しかし、旅行者が使いやすいように、経費報告書の中に独立したセクションとして完全なリストを用意しておくと便利です。
経費報告 & 払い戻しのプロセス
企業によっては、トラベルポリシーの中で経費のカテゴリーごとに経費報告について説明しているところもありますが、経費報告のプロセスを説明する独立したセクションを設けているところもあります。 また、経費報告のプロセスは、紙のフォームからハイテクなモバイルT&Eソリューションまで、企業によって大きく異なりますが、ポリシーでは以下の問題を解決する必要があるでしょう。
- 出張後、出張者が経費報告書を提出する予定のスケジュールは？
- 提出後、どのくらいで従業員に払い戻しが行われるのか？
- 従業員がポリシーに従わない場合はどうなるのか？
- どのような支出カテゴリーでも事前承認が必要ですか？
- 出張依頼や経費報告書を承認する人とその連絡先は？
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残念ながら、出張者の中には経費報告書の真実をごまかす人もいます。 実際、2016年2月にChrome River社が1,000人以上のビジネス旅行者を対象に行った調査によると、経費報告書の不正によって、米国の企業は年間28億ドル以上のコストを負担していることがわかりました。 経費報告の不正を減らす方法の一つは、出張規定の経費報告ガイドラインに詳しく記載することです。 支払いの証明を求める際には、具体的に説明する必要があるかもしれません。 例えば、Chron.comでは、企業が宿泊費の精算を依頼する際に、「従業員が精算のためにクレジットカードの明細ではなく領収書を提出する必要があるかどうかを明記する」ことを推奨しています。 クレジットカードの明細書にはホテル代全体しか記載されていないかもしれませんが、部屋の請求書には映画のレンタル料やミニバーの費用などが記載されており、会社がカバーしていない可能性があります。
特に食事については、領収書が必要な価格を設定している企業が多いので注意が必要です。 食事のリクエストが日当の範囲内であれば、多くは領収書を必要としません。
安全に関する情報
企業のビジネストラベルポリシーの重要な目的は、従業員の安全を守ることです。 しかし、エジェンシアの調査によると、安全と義務は、企業ポリシーにおける頻度としては、コスト関連のポリシーよりもはるかに低いことがわかりました。 企業の注意義務を果たすためには、出張時の安全対策をポリシーで明確にすることが重要です。
- 出張者に旅程の提出を求め、常にどこにいるのかを把握できるようにする
- 出張者にホテルの電話番号を残すように求める。
- さまざまな種類の緊急事態に備えて、旅行者のための連絡先やリソースを提供すること
- 会社が旅行のために加入している保険について説明すること
TMCの中には、旅行中の旅行者を追跡できるツールを持っているところもあります。
Carlson Wagonlit Travel社によるトラベルポリシーとコンプライアンスに関する詳細な調査によると、トラベルマネージャーの77%が、指定された予約チャネルを使用しない場合、緊急時に旅行者をうまく追跡できないと答えています。 また、旅行者の1/3以上が、緊急時の追跡とTMCでの予約の関連性を認識していないとのことです。 このデータに基づいて、もしあなたの会社がこのようなツールを使用しているのであれば、優先的なベンダーでの予約が安全性を高めることを旅行者に思い出させること、ツールの使用方法を旅行者に伝えること、そしてプライバシーに関するあらゆる懸念に対処することが重要だと思われます。
Pro Tips for Company Travel Policy Content
Your Customizable Travel Policy Template
Sharing Economy
トラベルポリシーを計画する際には、シェアリングエコノミーを考慮することをお勧めします。 AirbnbやUberのようなシェアリングエコノミーサービスを採用する出張者が増えている中、その利用に賛成するかどうかに関わらず、この問題に対するあなたの立場を出張者に伝えることが重要です。 ウォルコは、「シェアリングエコノミーにとって、それは大きなリスクだと私は考えています。 会社には注意義務がありますし、旅行管理者としては、Airbnbの家やアパートなどが従業員にとって安全かどうかはわかりません」と述べています。” ウォルコ氏の記事「10 Reasons Airbnb Isn’t Good for Business Travel」では、従業員にAirbnbの利用を許可することのリスクについて述べられています。また、シェアリングエコノミーを企業の出張規定に組み込むための2部構成のシリーズでは、出張規定にシェアリングエコノミーを組み込むための詳細な戦略が紹介されています。
余暇
出張規定を作成する際には、余暇も重要な考慮事項となります。 出張に加えて余暇を楽しむ旅行者が増えているため、会社としては、旅行者が余暇を過ごす際の責任について準備するためのガイドラインを設定するのがよいでしょう。 Wolko氏は、「出張中に1日か2日の個人的な旅行を加えることで、会社の経費を削減することができます」と指摘します。例えば、混雑していない日に旅行するとフライト料金が安くなります。
階層
専門家の間では、会社の出張規定が階層的であるべきかどうかが議論されています (つまり、異なるタイプの労働者に異なるガイドラインを適用する)。 ポリシーを階層化すると反感を買い、理解するのが難しくなるため、ポリシーを階層化すべきではないという意見もあります。 旅行・経費管理ソリューションのConcur社のブログでは、”営業担当者が500ドルの部屋を予約できないなら、マネージャーもできないはずだ “と書かれています。 しかし、会社の上層部の人たちは忠誠心を獲得しており、場合によってはより良い宿泊施設や旅行のアップグレードに値するという意見もあります。
Best Practices for Writing & Organizing the Company Travel Policy
Your Customizable Travel Policy Template
さて、あなたはすべてのベースをカバーしました。 ベンダーとの交渉、企業の出張慣行の分析、そして経費カテゴリーのガイドラインに関する重要な決定を行いました。 ベンダーと交渉し、会社の出張のやり方を分析し、経費カテゴリーのガイドラインについて重要な決定を下し、経費として認められないもののリストを作成し、安全情報を準備しました。
はい、そして違います。
効果的な会社のトラベルポリシーは、効果的なポリシーを作成するだけではありません。
効果的な会社のトラベルポリシーは、効果的なポリシーを作成するだけではありません。
社員の最も重要な責任の概要、ポリシーの目的、ポリシーに従うことの重要性を説明する旅行ポリシーの短い紹介文を書くことを目標とします。
TRW Travel & Expense Managementの元社長で、現在はConcurのDirector of Supplier Servicesを務めるTom Wilkinson氏は、Business Travel Newsに対し、「何をするかだけでなく、なぜするかを伝えることで、ポリシー変更への支持を得ることができる」と述べています。
このように、導入部はポリシーの遵守に向けた効果的なアプローチとなります。
冒頭で、トラベルポリシーを作成する前にその目標を設定し、旅行者のデータを分析することを提案したことを覚えていますか？
例えば、旅行者が簡単かつ効率的に旅行を予約できるようにすることが第一の目標だとしたら、旅行者に基づいてポリシーを整理します。 最もよく予約される旅行費用のカテゴリーは航空券ですか？ それを最初に記載します。
ポリシーは、短くて使いやすいセクションに分け、旅行者が必要な情報にすぐにアクセスできるように、わかりやすい目次を検討してみてください。
ウィルキンソンは次のように主張しています。「ポリシーが文化と調和していなければ、旅行者はそれに従わず、マネージャーはそれを実施しないでしょう」。 ポリシーが企業文化を反映しているかどうかを確認する一つの方法は、Wilkinson氏が提案するように、社内の構成員の意見に耳を傾けることです。 執筆の際には、彼らの好みを念頭に置いてください。
「すべての従業員は、当社が推奨するベンダーを利用しなければなりません」
「must」という言葉の使用は非常に明確であり（誤解や誤用の可能性がある「should」とは対照的です）、「activate」は非常に正式な表現です。 曖昧さがないので、ベンダーによる節約を重視している企業にとっては、この記述は非常に有用ですが、柔軟性を認め、よりゆったりとしたトーンを提供したい企業は、代わりに「We encourage employees to use our preferred vendors whenever possible」のようなフレーズを使用するかもしれません。
これまで私たちは、たとえ企業の予約ツールを使用していても、企業のトラベル ポリシーが必要であると主張してきました。 結局のところ、多くのモバイル予約ツールでは、ポリシーを入力する必要があり、ポリシーが存在しない場合は入力できません。
モバイル予約ツールの中には、会社のトラベルポリシーに特化したものもあり、従業員がコンプライアンスを維持するのが非常に簡単です。
モバイル予約ツールの中には、企業のトラベルポリシーに特化したものがあり、従業員がコンプライアンスを維持するのが非常に簡単です。当社の製品であるClaireでは、企業やTMCSが非常に詳細なポリシーを選択することができます。
新しいテクノロジーを使って予約や精算を行う場合でも、ポリシーは必要ですが、予約ツールを研究し、どのような項目を削除できるかを考えてみてください。
社員に会社のトラベルポリシーを伝える
会社のトラベルポリシーを作成または更新する作業を克服しましたが、あなたの仕事はまだ終わっていません!
Egenciaの調査によると、出張者はEメールではなく、会社のイントラネット、予約ツール、または旅行手配会社からポリシー情報を見つけたいと考えていることがわかりました。 これらの情報は、社内イントラネットにトラベルポリシーを掲載すること、モバイル予約ツールにポリシーを設定すること、そして旅行手配会社がこれらの情報に簡単にアクセスできるようにすることが有用であることを証明しています。 しかし、私たちは、より多くの人に知ってもらうことが重要だと考えています。
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トラベルポリシーのコンプライアンス
効果的なトラベルポリシーを作成するための最後の注意点は、ポリシーを進化する文書と考えることです。 従業員のニーズは変化し、新しいテクノロジーも登場します。 これらがポリシーに影響を与えることは間違いありませんので、常にオープンマインドで最新の情報を提供してください。
また、ポリシーを更新する際には、従業員の快適さと安全性を念頭に置くことも忘れないでください。 コストばかりに気を取られていると、従業員がポリシーを守らない可能性があります。 実際、Egencia社の調査では、旅行者の54％が、旅行を予約する際に会社にとって最も重要な要素はコストだと考えていることがわかりました。 エジェンシアは、出張者は “時間や快適さを犠牲にしたり、家を離れているときに不必要な苦労をもたらすようなポリシーを受け入れたくない “と主張しています。 出張は楽しいこともありますが、ストレスや孤独を感じることもあります。
コンプライアンスに関するその他のヒントは、「Improve Your Company’s Travel Policy Compliance with These 5 Strategies」の記事をご覧ください。