以下は、LeverageでWriting Vertical Leaderを務めるAidan DiPrima氏によるゲストポストです。
そもそもプロセスとは何でしょうか？ 技術的に言えば、どんなことでもプロセスに集約することができます。 ここでは、日常生活の中で見られるいくつかのプロセスの例をご紹介します。
- 誰かを雇ったり解雇したりする
- 会議を行う
- 週刊誌の記事を作成する
- 食事を作る
- 牛乳を注ぐ
- コーヒーを淹れる
すべてがプロセスですが、中には他のプロセスよりも簡単なものもあります。 いずれにしても、すべてを記録してください。
なぜ会社のプロセスを文書化する必要があるのでしょうか
会社を運営する上で、プロセスは日々の業務のバックボーンであり、これらのプロセスがきちんと文書化されているかどうかを確認することは非常に重要です。 あなたがこれを読んでいるということは、私が言っていることを知っているか、正しい方向に向かって一歩を踏み出しているということです。
要点は、きちんとした文書化されたプロセスを持つことで、品質管理を合理化し、会社のリスクを軽減し、スケールアップできるようにすることができるということです。 具体的にはどうすればいいのでしょうか。
文書化されたプロセスは、あなたの会社の全員を交換可能にします。
Facebook広告の担当者が、自社の広告に対して「自分のやり方」を持っていて、突然辞めてしまうとしたら……。 しかし、彼のやり方がきちんと文書化されていれば、他の人が何の問題もなく彼の代わりを務めることができます。
文書化されたプロセスは、従業員が常にすべてを正しく行うことを保証します。
大きくて複雑な作業の中の小さなステップを忘れるのは簡単ですが、文書化されたプロセスを使用することで、個々のステップが正しく完了していることを保証する責任を負うことができます。
適切に文書化されたプロセスは、企業のスケールアップを可能にします。
日々の業務がすべて文書化されていれば、新入社員を自分の仕事のように迎え入れることができます。
ビジネスは一夜にして爆発的に成長します。4ヶ月で100万人の加入者を獲得したMoviepassのような会社を見てください。
もし明日、仕事量やクライアントの数が4倍になったら、あなたはその準備ができますか？
プロセスを文書化することで、不測の事態に備えることができます。
どのように始めればよいのでしょうか？
プロセスを作成し、文書化するための素晴らしいプロセスが必要です。 あなたのプロセスのためのプロセスです。
私たちの会社、Leverageでは、プロセスに関しては非常に苦労してきました。
これらの疑似プロセスは、社内で多くの問題を引き起こし、間違いに気づいて修正するのに時間がかかりすぎました。
このプロセスを5つのステップに分け、あなたの会社で完璧なプロセスを作成するために使用することができるようにしました。
ステップ1：すべてを疑う
プロセスを文書化する前に、それが論理的で、人々が実際に使うものであることを確認しなければなりません。 古いプロセスをようやく文書化しようとしているのであれば、それを再検討してください！
チームからのフィードバックを集め、過去に行った方法を見てみましょう。
- それは論理的ですか
- それは効率的ですか
- それは関連性がありますか
- それは必要ですか
すべてを疑わなければなりません。 これまで面接の際にIQテストを行っていたからといって、今後もそうすべきだとは限りません。
ここでの1つのベストプラクティスは、最初の会話を専門家だけに限定し、その中でも少数の専門家に限定することです。 私たちの初期の問題の多くは、経験の浅い人がプロセスを作成したことが直接の原因でした。
例として、長い間、毎週のミーティングはほとんど構造化されておらず、ほとんど非生産的でした。
この問題を解決するために、私たちは、リーダーシップ、マネジメント、ワークフローの専門家を招きました。
もし、このプロセスの作成にチーム全員を参加させていたら、言葉は悪いですが、悪夢のようなものだったでしょう。
最初のプロセスを数人に限定することで、直面している問題を迅速かつ効率的に評価し、新たな確固たるプロセスに着手することができます。
ステップ2：紙に書き出す
確固たるプロセスを作るための次のステップは、紙に書き出すことです。 ちょっと上級者向けには、プロセスストリートを使ってもいいでしょうし、あなた次第です。 人によっては、コンピュータに向かう前に、紙やホワイトボードで作業をするのが好きな人もいます。
ここでは、プロセス作成のプロセス全体を通して念頭に置くべき、いくつかのベストプラクティスを紹介します。
1) 各ステップを一口サイズに分解する。 大きなプロジェクトに取り組むための最良の方法は、達成可能な小さな目標に分割することである」という言葉を何度も耳にしたことがあると思います。 大規模で複雑なプロセスを抱えている場合、それを一口サイズに分割すれば、チームは驚くほどシンプルで簡単に取り組むことができます。
大きなタスクを小さなステップに分割することで、集中力が高まり、気が散ることが少なくなることがわかっています。
もう1つの利点は、1人で各ステップを達成できることです。 なぜそれが重要なのでしょうか？
2) プロセスの各ステップに一人の人間が、しかも一人だけが割り当てられるようにする。 これは、機能する効率的なプロセスを作るために絶対に必要なことです。
ウィキペディアによると、責任の拡散とは、「他の人がいると、その人が行動や不作為の責任を取りにくくなるという社会心理学的な現象」です。
私たちのケースでは、プロセスの1つのステップに複数の人が割り当てられている場合、誰も割り当てられていないことを意味します。
これは、生産性や効率性の問題だけでなく、何か問題が起きたときに誰も責任を取ることができません。
これは生産性や効率性の問題だけでなく、何か問題が起きたときに誰も責任を取ることができません。
これは大きな問題であるだけでなく、誰が何をしたのかさえ特定できない状態では、失敗から学ぶことは困難です。
ステップ3：誰かと一緒にテストする
さて、プロセスが書き出されたら、いよいよテストを始めましょう。
あなたは、これは完全に防弾だ、あるいは、バカにはできないと思っているかもしれませんが、あなたも今までずっとそれに集中してきました。
ここでの目標は、路上の無作為な人を連れてきて、あなたが概説したプロセスに沿って座らせ、適切にタスクを完了させることです。 さて、もしあなたが路上で誰かをつかまえたいのであれば、大歓迎です。ただし、奇妙な副作用があるかもしれませんが、私は責任を負いません。
一歩下がって、彼らがすべてをやり遂げるのを見守りましょう。 彼らが終わったら、最終的な結果を見てください。
- 品質に問題はないか
- 所要時間はどれくらいか。
- 複数の人が関わっている場合、情報の受け渡しは適切に行われたか？
- 作業中に進捗状況を記録することができたか
彼らのフィードバックを得て、これらの質問に対する答えを見つけ出せば、完璧なプロセスへの道が開けます。
Step 4: Review
プロセスが固まり、テストが終わったら、最終的なレビューを行います。
テストで得られたフィードバックをもとに、クリエイターのチームで検討します。
この時点で、少人数のチーム以外にも、もう少し意見を聞いてみましょう。
重要なのは、あなたの会社の人々が1）実際に使い、2）楽しんで使うプロセスを作ることです。
すべてのフィードバックをまとめ、ベスト プラクティスに従っていることを確認し、これを機会に、プロセスを送信する前にすべてのネジを締めます。
知らない人のために説明すると、Process StreetはZapierと統合しています。
ここでの可能性は無限大です。
レバレジーズでは、プロセスストリートとZapierを使って、採用システムを完全に自動化しましたが、これはほんの一例です。
完成したプロセスを見て、自動化が役立つかどうか、すべてのステップをチェックしてみてください。
完成したプロセスを見て、すべてのステップに自動化の効果があるかどうかを確認します。また、このプロセスがある種の頻度で繰り返されるべきかどうかを評価します（プロセスストリートにはすでに組み込まれています）。
送信！ チームにプロセスを送信する準備が整いました。
真面目な話、これは一週間の仕事の中で最もエキサイティングな部分ではないかもしれませんが、将来的にはあなたの人生、そして従業員の人生をはるかに楽にしてくれるでしょう。 例えば、私はさまざまな雑誌やオンライン出版物のために論説記事を書いていますが、これはとてもシンプルなプロセスに見えます。
自分で何時間もかけてすべてを書き上げるのではなく、この方法を使ってプロセスを迅速にし、チームのスキルを活用しています。
- 記事の中で話したいことを音声で録音し、それをライティングの責任者に送ります。
- 私は第一稿を編集し、すべてが私のビジョンに沿っていることを確認します。
- 私は第一稿を出版物の編集者に送り、編集者はそれを見て提案をします。
- 私たちのライティング担当者はすべての編集や提案に対応し、記事を仕上げます。
- 私が最終確認をします。
- 私が出版社に記事を提出します。
- マーケティング担当者がソーシャルメディアで記事を宣伝します。
Process Streetでは、これを完全に防ぐことができます。 私が録音を終えると、ライターには原稿を始めていいという通知が届き、私にはレビューの準備ができたという通知が届き、そこからすべてが始まります。
忘れがちなのが、ソーシャルメディアへの投稿です。
あなたは、ビジネスにおいて「自分は代替可能であるべきだ」と聞いたことがあるでしょう。 しかし、もしあなたが車に轢かれて入院したり、1ヶ月間の休暇を取って世界を旅することになっても、ビジネスは継続しなければなりません。
社内のすべてのプロセスも同様です。
社内のすべてが文書化されている状態になれば、微調整された、止められない機械のように稼働するでしょう。