中小企業の経営者にとって、経費を正確に把握することは、ビジネスを黒字にするためには不可欠であり、ビジネスを成長させるためにも絶対に必要なことです。 しかし、ビジネスには情熱を持っていても、会計には情熱を持っていないという方もいらっしゃるでしょう。
必要なのは、現金主義会計と発生主義会計の2つだけです。 自社で財務報告を行わない場合でも、それぞれの仕組みを知っておくことで、自分のビジネスに最適な簿記を選択することが可能になります。
現金主義と発生主義
独立して事業を行う上で、会計処理はあまり好きではないかもしれませんが、少なくとも中小企業の会計の基本とベストプラクティスを理解することは重要です。 年間の売上が2,500万ドル以下であれば、現金主義でも発生主義でも、どちらの会計方法を使っても構いません。
現金主義とは？
まず、2つの会計方法のうち、よりシンプルな方法である現金主義から説明します。 この方法では、収入は受け取った時に、費用は支払った時に計上します。 例えば、3月1日にクライアントに1,000ドルの請求書を発行し、4月15日に支払いを受けた場合、4月分の収入として計上します。
注意していただきたいのは、この方法では、売掛金や買掛金は考慮しないということです。
同様に、現金会計では、サプライヤーやベンダーなどの第三者に経費を支払うためにお金が口座から出て行ったときにのみ、経費を計上します。
もしあなたのビジネスの年間売上高が2,500万ドル以下で、消費者に直接商品を販売していないのであれば、現金会計方式が最適かもしれません。
現金主義のメリット
現金主義にもメリットはあります。
Simplified process
多くの中小企業のオーナーが現金主義を選択しているのは、個人の財務状況を把握するのと同じように、簿記のプロセスが簡素化されているからです。
主に現金取引でビジネスを行い、大量の製品在庫を持たない小規模な企業にとって、現金主義会計は、大量の簿記を必要とせずに収入と支出を把握するための便利で信頼できる方法です。 この方法では、まだ受け取っていないお金に対して税金を支払う必要がありません。 例えば、10月に1,000ドルの請求書を発行し、1月まで支払いがなかった場合、翌年1月まで税金を支払う必要がありません。
これにより、キャッシュフローが改善され、納税のための資金を確保することができます。
現金主義のデメリット
現金主義は、一般的な2つの会計方法のうち、よりシンプルな会計方法であることは間違いありませんが、欠点もあります。
不正確な財務イメージ
すべての収入や支出を考慮していないため、現金会計法では、実際には前月の作業の結果であるにもかかわらず、非常に高いキャッシュフローの月であると思われてしまうことがあります。
売掛金や買掛金の記録がない
また、この方法は非常にシンプルなので、経理担当者や簿記担当者が、特定の売上や購入に対応する実際の日付を記録する必要がありません。
Generally Accepted Accounting Principles (GAAP)に準拠していない
Generally Accepted Accounting Principles (GAAP)とは、米国において会計士が企業の財務諸表を作成する際に遵守しなければならない規則やガイドラインの標準的な枠組みのことを言います。 このガイドラインでは、売上高が2,500万ドルを超えるすべての企業は、帳簿をつけて財務報告を行う際に発生主義を採用しなければならないとされています。 つまり、売上高が2,500万ドルを超えた場合には、会計処理を更新する必要があります。
発生主義とは何ですか？
一般に認められた会計原則（GAAP）によると、財務報告には、企業の全体的な財務状況を明確にするために、発生主義会計を使用することが定められています。
例えば、上の例では、ある中小企業が3月1日に1,000ドルの収入を請求した場合、その資金が口座に入金されたのが4月15日であっても、その1,000ドルを3月の簿記に収入として計上します。
発生主義会計の利点
会社の財務状況を短期的に明確に把握できる現金会計とは異なり、発生主義会計では会社の状況をより長期的に把握することができます。
発生主義会計では、一定期間内に稼いだ金額と使った金額が正確に表示されるため、四半期や年間を通じたビジネスの加速と減速のタイミングを明確に把握することができます。 また、米国で認められている会計基準に準拠しています。
より正確な財務状況
この方法では、より多くの帳簿をつける必要がありますが、中小企業の経営者にとっては、一定期間の収入と支出のより現実的な把握が可能になります。
GAAPに準拠
発生主義は一般に認められた会計原則(GAAP)に準拠しているため、年間売上高が2,500万ドル以上のすべての企業が使用しなければなりません。
ほとんどの中小企業にとって売上高2,500万ドルは高額であるため、銀行から要求された場合にのみ、発生主義会計法を選択することになります。
リソースが必要
発生主義会計は、財務報告プロセスに複雑さとペーパーワークを追加するため、多くの中小企業のオーナーは、導入がより複雑で高価であると考えています。
不正確な短期的見解
発生主義会計が財務の長期的見解を提供する一方で、現金主義は銀行口座内の資金をより正確に把握することができます。
その結果、もしあなたが注意深く簿記を行っていなければ、発生主義の会計方法は中小企業の経営者にとって財政的に破滅的なものとなるでしょう。
How to choose the right option for your business
中小企業のために選択する会計システムと財務報告方法は、最終的には経営者の判断によりますが、ビジネスの目標、利用可能なリソース、組織の財務要件にも依存します。
年間総売上高が2,500万ドルを超えない限り、どちらの方法を採用しても構いません。
ただし、IRSは、1年間の課税所得を報告するために、同じ会計方法を使用・維持することを義務付けていますので、途中で変更することはできません。
中小企業の中には、在庫については発生主義会計を採用し、収入と支出については現金主義を採用するハイブリッド会計を選択するところもあります。 どの会計方法が自分のビジネスに最適かわからない場合は、CPAや税理士に相談してみましょう。 その他の会計に関するヒントは、日、週、月、年ベースで行わなければならない財務関連の作業をまとめた会計チェックリストをご覧ください。