2003年11月に改定された日米新租税条約では、ロイヤルティー支払者に源泉徴収と支払国での納付義務が課されています。以下、II.の手続きをとることにより、源泉税は免除されます。
II. ロイヤルティー受領者が源泉税の免除を受けるための手続き
1. 個人用「Form W-8BEN / 法人用 Form W-8BEN-E」の提出
ロイヤルティー受領者（日本法人）は、租税条約の適用を受ける資格を有する旨の証明書類 Form W-8BEN（Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding Individuals）/ Form W-8BEN-E（Certificate of Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding Entities）をロイヤルティー支払者（米国側）に提出します。Form W-8BEN / Form W-8BEN-Eはロイヤルティー支払い前に提出する必要があります。Form W-8 BENは、個人、法人ともに一種類でしたが、FATCA 法（Foreign Account Tax Compliance Act: 外国口座税務コンプライアンス法）施行につき、法人向けW-8BENはW-8BEN-Eへと様式が変更になりました。2015年1月提出分から Form W-8BENは受益者が個人である場合、Form W-8BEN-Eは受益者が法人である場合に使用されることになります。Form W-8BEN-Eは全8ページに及び、1ページ目Part Iの第5項にて、31の法人タイプから正しい法人タイプを選択し、選択した法人タイプに応じて2ページ目以降の該当項目を記入することになります。詳細は参考資料・情報にあるウェブサイトを参照してください。
2. 米国納税者番号の記載
A. 法人の場合 Employer Identification Number: EIN
法人でEINを持っていない場合、EIN取得申請書Form SS-4（Application for Employer Identification Number）を米国内国歳入庁（IRS）へ提出し、EINを取得します。日本から郵送でEIN取得申請をする場合、通常2〜3週間要します。電話やFAXでIRSと直接連絡を取り、即日EINを取得する方法もあります。
B. 個人の場合Social Security Number: SSN
個人でSSNを持っていない場合は、Individual Taxpayer Identification Number: ITINを記載します。ITINを取得するには、米国領事館または公証人役場でパスポートのコピーなどに公証を受け、Form W-7 （Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number）をIRSに提出します。
上記手続きはロイヤルティー受領者が行います。ただし、米国内に事務所がない場合など、米国のロイヤルティー支払者に代行を依頼することもできます。
3. Form W-8BEN / Form W-8BEN-Eの保管
Form W-8BEN / Form W-8BEN-Eはロイヤルティー支払者が保管します。Form W-8BEN / Form W-8BEN-Eがないと、ロイヤルティー支払者に源泉徴収義務が発生し、ロイヤルティーを支払う際に源泉税を控除する必要があります。免税手続きは同一のロイヤルティー支払者に対して最初に一度行い、ロイヤルティーの支払いごとに行う必要はありません。ロイヤルティー支払者はIRSにW-8BEN / W-8BEN-Eの提示を求められた場合、速やかに提示しなければなりません。