Guinguette Marais Poitevin

HotSchedules krijgt een heleboel dingen goed. Deze software voor het plannen van werknemers en ploegendiensten (vanaf $40 per maand voor één locatie en maximaal 30 gebruikers) heeft veel in zijn mars. Bijvoorbeeld, het geeft medewerkers wat zeggenschap over hun schema’s, heeft volledig functionele mobiele applicaties, en biedt een overvloed aan rapporten. Maar het heeft ook een aantal dingen mis, waaronder het feit dat delen van de gebruikersinterface (UI) van de desktopversie er gedateerd uitzien in vergelijking met de frissere UI’s van concurrenten zoals de winnaar van de Editors’ Choice, Deputy (Bezoek de site van Deputy) . Dat, plus het ontbreken van een gratis proefversie en de afwezigheid van gepubliceerde informatie over extra prijsniveaus, is genoeg om HotSchedules te weerhouden van het klimmen naar de top van onze ratings in deze roundup.

Een ander belangrijk punt om te overwegen is dat HotSchedules is gegroeid uit de restaurant business en veel van zijn functies zijn afgestemd op die industrie. Dit feit heeft geholpen het snag grote klanten zoals Buffalo Wild Wings, Centertwist (Auntie Anne’s), Famous Dave’s, en Sonic. De planningsmodule, die het bedrijf onlangs herbouwd heeft op een nieuw platform met een open application programming interface (API), maakt deel uit van HotSchedules’ restaurant management suite, die andere individuele modules bevat waaronder back-office operaties en voorraadbeheer. Vertegenwoordigers van het bedrijf zeggen dat de software ook wordt gebruikt in andere sectoren, waaronder horeca, gaming en sportmanagement.

Geen gratis mobiele apps

Het beginscherm van HotSchedules toont een horizontaal hoofdmenu in het kenmerkende limoengroen van het bedrijf. Afhankelijk van hun toegangsniveau zien managers, planners of systeembeheerders tabbladen voor Home, Instellingen, Berichten, Personeel, Planning, Logboek, en Rapportage. Werknemers zien alleen Home, Instellingen, Berichten, Personeel en Logboek. Hoe de website eruit ziet is belangrijk omdat, ook al heeft HotSchedules Android en iOS apps, deze niet gratis zijn. Werknemers of hun werkgevers moeten $2.99 betalen om ze te downloaden van iTunes of Google Play.

Als ze eenmaal op de website zijn, zien werknemers een beginscherm dat is verdeeld in twee verticale kolommen; de linker is gereserveerd voor hun schema voor de komende twee weken en heet “My Plate” (als eerbetoon aan het restaurant erfgoed van het platform). De “My Plate” kolom toont dagen onder solide zwarte kopjes, met geregelde secties die verschuivingen aan te geven. Diensten die de werknemer werkt worden in het rood weergegeven. Het uiterlijk doet een beetje denken aan de Daytimer weekplanners die ik lang geleden gebruikte, waardoor het er, sorry dat ik het zeg, oud uitziet. De rechterkolom bevat widgets voor het profiel van de werknemer, video’s, privé- en groepsberichten, en polls. Het cumulatieve resultaat is een startscherm dat relatief rommelig is in vergelijking met de gestroomlijnde, minimalistische stijl van concurrenten zoals When I Work (Bezoek site bij When I Work) of ZoomShift (2,00 per actieve gebruiker per maand bij ZoomShift) . HotSchedules onlangs bijgewerkt zijn UI om een aantal van deze tekortkomingen aan te pakken, met inbegrip van het toevoegen van een nieuwe Persoonlijke Instellingen formulier waarop medewerkers kunnen hun info te onderhouden en de beschikbaarheid bij te werken.

Gelijkaardige producten

Deputy

Shiftboard

redacteurenkeuze

Humanity

Wanneer ik werk

Ximble

APS OnLine

Kronos Workforce Ready

div>

Snap Schema

ZoomShift

Of ze nu op de website zijn of op de mobiele app, Vanaf het beginscherm is het voor werknemers relatief eenvoudig om diensten op te nemen of vrij te geven, vrije tijd aan te vragen, hun beschikbaarheid in te stellen, hun profiel te bewerken en in te stellen hoe ze werkgerelateerde meldingen willen ontvangen. Voor het laatste, vanaf de website, elke gebruiker kan gaan naar Instellingen > Voorkeuren > Gebruikersvoorkeuren, en vinkjes of vinkjes weghalen om e-mailmeldingen te ontvangen van roosterupdates, verschuivingen, goedkeuring van de manager, en andere berichten. Ze kunnen er ook voor kiezen om dienstinformatie te koppelen aan hun Google Agenda. Het platform bevat een Messaging-kanaal dat dient als een in-platform communicatie-app voor het verzenden en ontvangen van individuele of groepsberichten. Alle medewerkers hebben toegang tot het tabblad Personeel om de contactgegevens van collega’s op te zoeken.

Een focus op planning

Net als bij andere software voor het plannen van diensten, is de raison d’etre van HotSchedules het plannen en dit is waar het platform schittert. Het tabblad Scheduling opent met het bekende rooster van de weekkalender, waarop je kunt filteren op locatie, baan of tijdstip van de dag. Een lijst van werknemers loopt aan de linkerkant en dagen verschijnen in kolommen over het raster. Om een dienst aan te maken, dubbelklikt u op een dag waarop een werknemer nog niet werkt om een pop-up venster “Verschuiving toevoegen” te openen. In dit venster kunt u informatie invullen, zoals de begin- en eindtijd van de dienst, de taken en de locatie, en vervolgens op “Opslaan” klikken als u klaar bent om de dienst aan het rooster toe te voegen.

Al met al is het een vrij saaie bedoening, hoewel er een handvol opvallende functies zijn. Zo worden de tijden dat een werknemer niet beschikbaar is voor werk – bijvoorbeeld omdat ze naar school gaan of op vakantie zijn – in lichter grijs weergegeven als geheugensteuntje. Als u vergeet een dienst in te plannen op een moment dat een werknemer niet kan werken, dan zal dit een “Schedule Warnings”-waarschuwing triggeren die naast hun naam verschijnt als een rode stip, met een getal erin dat overeenkomt met het totale aantal problemen met hun verschuivingen. Los de problemen op en het aantal neemt af, en uiteindelijk verdwijnt de rode stip. “Schemawaarschuwingen zijn vooral handig voor kleine bedrijven die willen voorkomen dat overuren worden uitbetaald of die de uren van parttimers willen beperken, zodat ze niet in overtreding komen met de regels van de Affordable Care Act met betrekking tot ziektekostenvergoedingen. Het bedrijf heeft onlangs een generieke export voor MYOB boekhoudsoftware toegevoegd. Het bedrijf ondersteunt nu ook Timecard Export.

Een van de beste functies zijn de rapporten, die onder aan het planningsscherm staan. Klik op “Schema Samenvatting, Arbeid Budget, of Arbeid Volume” om dat rapport te openen; je zult zien hoe mensen die je toevoegt aan verschuivingen van invloed zijn op de gebudgetteerde arbeidskosten. Rapporten kunnen worden weergegeven als spreadsheets of als staafdiagrammen. Het platform heeft tientallen andere rapporten in het tabblad Rapportage, waardoor het in competitie is met Humanity voor het aanbieden van de meeste scheduling-gerelateerde rapporten.

Hoewel, HotSchedules ‘scheduling functie heeft nog meer azen in zijn mouw. Schedulers kunnen gebruik maken van Scheduling > Tools om toegang te krijgen tot een handvol schema-building snelkoppelingen, met inbegrip van het kopiëren van bestaande schema’s, het opslaan van gemeenschappelijke verschuivingen als herbruikbare shift templates, en het omzetten van bestaande verschuivingen naar open of “House Shifts” dat elke gekwalificeerde werknemer kan grijpen. De Scheduling > Tools > Auto-schedule functie zou kunnen zijn beste van allemaal. Een planner kan kiezen voor de locatie, het aantal uren dat zij willen gedekt, en vaardigheidsniveau dat zij willen dat werknemers hebben. Ze klikken dan op “Genereer Schema” om het systeem te laten doen het werk van het beslissen wie werkt wanneer.

Getting Started

Omdat HotSchedules is opgegroeid in de restaurantbranche, is het geïntegreerd met veel populaire tijdregistratiesoftware en Point-of-Sale (POS)-systemen, waardoor het platform verkoopgegevens krijgt voor sommige rapporten. Het betekent echter ook dat nieuwe accounts ofwel werknemersgegevens moeten uploaden vanuit hun POS-software of deze handmatig moeten invoeren, omdat er geen self-serve manier is om bestaande personeelsgegevens te uploaden vanuit Microsoft Excel ($99 per jaar bij Microsoft365 for Business) . Als alternatief zal HotSchedules werknemersgegevens uploaden vanuit een Microsoft Excel-spreadsheet voor een nieuwe klant als onderdeel van het onboardingproces.

Typisch voor zijn restaurantoriëntatie, kost het HotSchedules-platform $ 49 per maand voor één locatie en maximaal 30 gebruikers, inclusief managers, planners en werknemers. Prijstechnisch, dat zet het in het midden van het peloton: minder dan plaatsvervanger of ZoomShift, maar meer dan Humanity (2,00 per gebruiker per maand bij Humanity) en Als ik werk. Kortingen zijn beschikbaar voor multi-unit operaties of voor het aanmelden voor gebundelde diensten. Als onderdeel van haar restaurant management suite, HotSchedules heeft ook modules voor opleiding en werknemer verwijzingen voor kandidaten voor de arbeidsmarkt. Een woordvoerder van het bedrijf weigerde aanvullende informatie over de kosten te geven, maar zei dat er een prijsherziening aan de gang is. HotSchedules wijkt ook af van wat de norm is geworden voor shift scheduling en vele andere cloud-gebaseerde HR-technologie leveranciers door het niet aanbieden van een gratis proefperiode, hoewel de bedrijfsvertegenwoordiger zei dat dat ook in de maak is.

Gezien de achtergrond, is het geen verrassing dat veel van wat HotSchedules biedt gericht is op de restaurant business. Maar het platform is flexibel genoeg voor andere industrieën ook. Als je kunt leven zonder een gratis proefversie en gratis mobiele apps, dan biedt het solide planningtools en een rapportagefunctie die de meeste van zijn rivalen overtreft.