Guinguette Marais Poitevin

De notulen van bestuursvergaderingen zijn zeker vervelend en soms lijkt de functie van bestuurssecretaris een ondankbare taak. Toch is deze taak ongelooflijk belangrijk.

Op de eerste plaats zijn notulen van bestuursvergaderingen van cruciaal belang voor het bijhouden van een historisch overzicht van besluiten, en ze zijn ook noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke vereisten van uw non-profitorganisatie. Veel organisaties hebben zelfs geleerd dat het teruggrijpen op goed bijgehouden notulen hen heeft geholpen bij juridische kwesties, waardoor de organisatie zowel tijd als geld heeft bespaard.

Met alles wat er op de notulen afhangt, is het geen taak die lichtvaardig moet worden opgevat. Leren hoe je effectief notuleert tijdens een bestuursvergadering is de investering in tijd en energie meer dan waard, en je medebestuursleden zullen het eindresultaat waarderen.

Om ervoor te zorgen dat je de meest effectieve bestuursnotulen maakt, hebben we een complete gids samengesteld die de ins-en-outs van het notuleren behandelt.

Als je het zat bent om uren tijd en stapels papier te verspillen aan het produceren van een onhandig bestuursboek voor elke bestuursvergadering, dan hebben wij hulp.

Misschien is het tijd om te overwegen het bestuursboek op te blazen. Download ons gratis ebook en ontdek hoe u dat kunt doen! U kunt de tijd die u nodig hebt om de vergadering voor te bereiden terugbrengen van uren of dagen naar slechts enkele minuten. Bovendien kunnen uw bestuursleden zich overal vandaan voorbereiden op vergaderingen – digitaal!

What zijn notulen van bestuursvergaderingen?

De notulen van bestuursvergaderingen bevatten de handelingen en beslissingen van de raad van bestuur. Ze dienen als een officieel en wettelijk verslag van bestuursvergaderingen zonder winstoogmerk, wat betekent dat ze meer moeten bevatten dan een eenvoudig overzicht van de discussies. Het belangrijkste doel van notulen van bestuursvergaderingen is om te laten zien dat de bestuursleden het volgende hebben gedaan:

• Volgde relevante procedures.
• voldeed aan de wetten van de staat met betrekking tot belastingvrije non-profitorganisaties.
• Hield zich aan de statuten van de organisatie zelf en stemde besluiten af op de missie.

Nu we de basisprincipes van wat notulen van bestuursvergaderingen zijn, hebben doorgenomen, kunnen we een diepe duik nemen in alles wat ze inhouden, zodat u in een mum van tijd kunt beginnen met het maken van effectieve notulen van bestuursvergaderingen. Dit is wat we zullen behandelen:

1. Wat zijn de voordelen van notulen van bestuursvergaderingen?

2. Hoe notuleer je een bestuursvergadering?

3. Wat moet je niet opnemen in notulen van bestuursvergaderingen

4. Sjabloon voor notulen

5. Hoe hulpmiddelen voor notulen kunnen helpen

Voel je vrij om de bovenstaande links te gebruiken om naar het gedeelte te gaan dat voor jou het meest relevant of intrigerend is. Laten we anders bovenaan beginnen met de voordelen van effectieve bestuursnotulen, zodat u productievere vergaderingen kunt gaan houden!

Wat zijn de voordelen van bestuursnotulen?

Naast het documenteren dat een vergadering daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, zijn bestuursnotulen voor non-profitorganisaties om een aantal redenen nuttig. Voordat u zelf notulen gaat maken, is het belangrijk om deze redenen te begrijpen om er zeker van te zijn dat u alle relevante acties vastlegt.

Om het doel van het maken van notulen goed te begrijpen, laten we eens kijken naar de top drie voordelen van het maken van effectieve notulen:

1. Nadat de notulen zijn goedgekeurd, worden ze een juridisch verslag van wat er daadwerkelijk tijdens de vergadering is gebeurd. In het geval van een rechtszaak kunnen de notulen worden gedagvaard, en op hun beurt kunnen bestuursleden mogelijk aansprakelijk worden gesteld. Als belangrijke details ontbreken of als stemmen onjuist zijn vastgelegd, kan dit rampzalig zijn voor de non-profit en zijn bestuursleden.
2. Effectieve notulen van bestuursvergaderingen dienen als een geldig referentiepunt voor toekomstige besluitvorming. Ze fungeren als een herinnering aan wat er in de vergadering is besproken, wie wat heeft gezegd, wat de aangewezen volgende stappen waren, en wie de verantwoordelijkheid neemt voor welke komende projecten.
3. Potentiële sponsors die op zoek zijn naar uitbreiding van hun filantropische inspanningen of andere financieringsbronnen kunnen toegang krijgen tot notulen van bestuursvergaderingen. Financiers kunnen notulen gebruiken om te bepalen hoe effectief het bestuur is in het leiden van de organisatie naar haar doelen. Met andere woorden, dit kan de beslissende factor zijn in de vraag of iemand ervoor kiest om uw zaak financieel te steunen.

Zoals u ziet, zijn notulen van de bestuursvergaderingen van non-profitorganisaties een belangrijke bron, niet alleen voor toekomstige referentie door het bestuur zelf, maar ook voor juridische doeleinden. Laten we nu eens kijken naar de beste praktijken voor het maken van coherente, goed georganiseerde notulen.

Hoe notuleer je notulen tijdens een bestuursvergadering

Het maken van volledige notulen van non-profitbestuursvergaderingen die voldoen aan de behoeften van degenen die ze gebruiken, is van cruciaal belang voor effectieve besluitvorming en het bijhouden van gegevens binnen uw organisatie. Laten we eens kijken naar de beste praktijken voor het documenteren van een duidelijk en nauwkeurig verslag van de acties van uw bestuur, zodat u zo efficiënt mogelijke notulen kunt maken.

Gebruik uw agenda als sjabloon voor de notulen van een bestuursvergadering.

Zoals bij de meeste vergaderingen is het van cruciaal belang om vooruit te plannen, zodat u een duidelijk schema kunt opstellen dat uw bestuursvergadering in een effectieve conversatie zal leiden. Als het bestuur een notuleersjabloon maakt dat aansluit op de agenda, wordt het maken van notulen ongelooflijk eenvoudig en veel minder foutgevoelig.

Veel bestuurssecretarissen of administratief personeel maken een paar dagen voor de vergadering een notuleersjabloon. Gebruik de agenda van de vergadering als leidraad en zet de belangrijke onderwerpen die aan de orde zullen komen op een rij. Dit schema geeft je een vooraf bepaalde structuur die je kunt volgen, zodat je meer tijd kunt besteden aan luisteren en het nauwkeurig vastleggen van het gesprek, in plaats van te proberen vanaf nul te beginnen en alles ter plekke op te nemen.

Stel van tevoren een notulist aan.

Een bestuurslid ter plekke zetten kan als een zeer onaangename verrassing komen. Dit zal zeker ten koste gaan van de kwaliteit van de betrokkenheid en deelname van het bestuurslid en zelfs van de kwaliteit van de notulen. Kies daarom van tevoren een notulist.

Zorg ervoor dat op elke vergadering dezelfde persoon de notulen maakt en wijs een reservepersoon aan voor als de vaste notulist verhinderd is. Hierdoor raken deze personen vertrouwd met het proces en dit zal uiteindelijk leiden tot sterkere, duidelijkere bestuursnotulen. Doorgaans is de aangewezen notulist de secretaris van het bestuur.

Als je iemand hebt aangewezen om de notulen te maken, moet je de verwachtingen glashelder maken. Dit omvat:

1. Welk formaat moet worden gebruikt – Is er een bepaald formaat dat uw notulist moet nabootsen? Het precieze formaat varieert per organisatie, maar volgens de best practices voor governance moeten alle notulen basisinformatie bevatten, zoals essentiële details over moties en stemmingen. Het gebruik van notulen uit het verleden als sjabloon kan een effectieve optie zijn, en een tool om notulen te maken zal dit proces verder stroomlijnen.
2. Moeten ze wel of niet deelnemen aan de discussie – Is uw notulist een bestuurslid? Zo niet, dan moet hij NIET deelnemen aan een discussie, tenzij hij daartoe uitdrukkelijk wordt uitgenodigd. Een geval waarin ze worden uitgenodigd om deel te nemen, kan zijn wanneer het bestuur het perspectief van een niet-bestuurslid op een kwestie wil horen.
3. Hoe ze notulen moeten maken – Technologie kan het proces van het maken van nauwkeurige notulen stroomlijnen, maar alleen als de notulist weet hoe hij het notuleersysteem van het bestuur moet bedienen. Tijdens de vergadering is niet het optimale moment om te leren hoe deze hulpmiddelen te gebruiken, dus zorg ervoor dat uw notulist een training volgt om er vooraf vertrouwd mee te raken.

Schrijf met een objectieve stem.

Eén van de belangrijkste aspecten voor uw bestuurssecretaris om te onthouden is dat notulen van bestuursvergaderingen objectief moeten worden geschreven. Wanneer u controversiële kwesties of omstreden stemmingen tegenkomt, probeer dan de debatten en argumenten samen te vatten. Verwijder alle emoties door de volgende suggesties op te volgen:

• Blijft u bij de feiten, inclusief stemmen vóór een motie, stemmen tegen een motie, onthoudingen en relevante details over discussies.

• Vraag een derde partij – iemand die geen deel uitmaakt van het bestuur – om de notulen te lezen en je een onbevooroordeelde mening te geven. Zorg ervoor dat de derde partij geen vertrouwelijke informatie krijgt.

• Neem de volgende dag contact met hen op. Aangezien de secretaris ook een stemgerechtigd bestuurslid is, kan het een uitdaging zijn om informatie objectief vast te leggen. Als je niet zeker weet of je bestuursnotulen objectief zijn, slaap er dan een nachtje over en lees ze de volgende dag met een frisse blik nog eens door.

Door deze tips op te volgen om objectiviteit te garanderen, maak je onbevooroordeelde notities die essentiële informatie bevatten voor toekomstig gebruik.

Voeg relevante details in.

Voor notulen van bestuursvergaderingen is een wettelijke verplichting voor non-profitorganisaties. Ze dienen als officieel verslag om aan te tonen dat de vergadering daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en dat er belangrijke zaken zijn besproken, en als zodanig is het altijd belangrijk om alle noodzakelijke details vast te leggen.

Weliswaar zijn er geen wettelijke regels voor welke informatie notulen van bestuursvergaderingen moeten bevatten, maar de meeste besturen baseren zich op de Robert’s Rules of Order. Volledige toepassing van deze regels zou voor de meeste non-profitorganisaties omslachtig zijn, maar een beperkt gebruik kan nuttig zijn bij het handhaven van de orde en het snel behandelen van agendapunten. Bij het volgen van Robert’s Rules of Order moeten bestuursnotulen het volgende bevatten:

• Het type vergadering.
• De datum, tijd en locatie van de vergadering.
• Een lijst van aanwezigen, inclusief deelnemers zonder stemrecht met hun namen, titels en redenen voor hun aanwezigheid.
• Wanneer de vergadering tot de orde werd geroepen en wanneer deze werd verdaagd.
• Een verslag van moties, seconden, en of de motie is aangenomen of niet.

Over het geheel genomen, streef naar het maken van notulen van bestuursvergaderingen die specifiek genoeg zijn om de focus van het bestuur en de besluiten vast te leggen, maar niet zo karig dat je een paar maanden later niet meer kunt ontcijferen wat er daadwerkelijk tijdens de vergadering is gebeurd. Bovendien kunnen karige notulen het bestuur blootstellen aan aansprakelijkheidskwesties, dus u wilt nooit dat de notulen zo minimaal zijn dat ze argwaan wekken.

Denk er eens zo over: belangrijke beslissingen en discussiepunten moeten altijd worden vastgelegd, maar wel op een “korte en bondige” manier.

Verbeter de notulen en deel ze veilig.

Als puntje bij paaltje komt, wilt u de notulen van uw bestuursvergadering controleren voordat u ze deelt. Zorg ervoor dat ze consistent zijn geformatteerd en gepresenteerd. Als er notulen zijn die moeten worden herschreven, doe dat dan direct na de vergadering.

Daarna moeten de notulen zo snel mogelijk worden afgerond en verspreid onder de aanwezigen, zolang de vergadering nog vers in het geheugen van de notulist en het bestuur ligt. Via een beveiligd platform kunnen bestuursleden gemakkelijk de notulen, de agenda en andere relevante documenten openen.

Wat niet op te nemen in notulen

Weten wat niet moet worden opgenomen in notulen van bestuursvergaderingen is net zo belangrijk als weten wat wel moet worden opgenomen. Laten we daarom eens kijken naar vijf dingen die non-profitbesturen gewoonlijk vastleggen, maar niet zouden moeten doen.

Niet opnemen hoe individuen hebben gestemd.

In elk van uw bestuursvergaderingen zult u waarschijnlijk een handvol punten hebben waarover moet worden gestemd. Hoewel u moet vermelden wie de motie heeft ingediend en wie deze heeft gesteund, moet u niet vermelden hoe personen hebben gestemd. Laat hun namen weg en noteer alleen het aantal voorstemmers, tegenstemmers en onthoudingen. Als algemene regel geldt: houd het verslag onpersoonlijk.

Echter, er is een uitzondering op deze regel. Als er financiële transacties aan de orde komen waarbij bestuursleden betrokken zijn of als de beloning van bestuurders wordt vastgesteld, laat dan in de notulen van de bestuursvergadering terugkomen hoe er is gestemd en wat de beweegredenen daarvoor waren. In het geval van eventuele juridische uitdagingen, zullen de motiveringen de redelijkheid ondersteunen.

Voeg geen specifieke meningen van bestuursleden in.

Zoals eerder vermeld, moeten de notulen van uw bestuursvergadering onbevooroordeeld zijn. Daarom moeten de notulen zich richten op besluiten, niet op discussies.

Bij tijd en wijle kunnen afwijkende leden ronduit zeggen dat ze willen dat hun afwijkende mening wordt vastgelegd. Vermijd dit, en noteer in plaats daarvan dat het is voorgevallen – geen verdere uitleg nodig.

Op dezelfde manier, als er een debat was, vermeld het, maar maak geen opiniërende notities. Tenslotte zijn de notulen van de bestuursvergaderingen documenten die kunnen worden achterhaald en die in elke mogelijke juridische situatie kunnen worden gebruikt.

Voeg geen samenvattingen van documenten of presentaties in.

U moet in uw bestuursnotulen melding maken van gepresenteerde materialen. Ga echter niet in detail in op de inhoud. Vermeld in plaats daarvan waar het beschikbaar is, zodat de leden niet door de overvloedige informatie in de notulen zelf hoeven te bladeren.

Met uitgebreide tools zijn presentaties op elk moment gemakkelijk terug te vinden. Specifiek met oplossingen zoals Boardable’s Document Center, kunt u relevante verslagen, presentaties en andere documenten organiseren en opslaan naast de notulen van uw bestuursvergadering.

Bordable is bovendien compatibel met Dropbox en andere veelgebruikte cloud-gebaseerde opslagsystemen, waardoor het gemakkelijk toegankelijk is voor alle bestuursleden.

Dingen die een belastingvrijgestelde entiteit aan een onderzoek kunnen onderwerpen, niet opnemen.

Elke bestuursvergadering kent wel afleidingen, maar het opnemen ervan kan problematisch zijn bij een juridisch onderzoek. U zult deze afleidingen willen uitsluiten. Laat bijvoorbeeld weg:

• Praise of ongenoegen.
• Klein gepraat of politiek geklets.
• Negatieve draai.
• Onnodige juridische termen.

Wanneer u twijfelt, laat het gewoon weg. Dat geldt voor alles wat complicaties kan opleveren als het later door anderen wordt bekeken. Als er juridisch commentaar is geleverd of als de advocaat van de non-profit de raad van bestuur heeft geadviseerd, noteer dat dan gewoon in de notulen van de raad van bestuur. Leg verder niet de inhoud van het juridisch advies vast.

Geen gesprekken buiten de notulen om opnemen.

Discussies buiten de notulen om zullen zeker plaatsvinden, maar ze moeten niet worden vastgelegd. Deze off-the-record opmerkingen en discussies mogen zeker plaatsvinden, maar ze moeten duidelijk worden aangeduid als off-the-record. Als een bestuurslid een kwestie naar voren brengt die de moeite waard is om te verduidelijken, maar die niet op de agenda staat, hoeft dat normaal gesproken niet in detail te worden vastgelegd.

In plaats daarvan moet worden opgemerkt dat bestuurders de tijd hebben genomen om punten te bespreken die niet op de agenda stonden. Er mag verder niets worden vastgelegd over tangens.

Om deze complicaties te voorkomen, maak een map Agendaverzoeken in uw Document Center. Op deze manier worden toekomstige discussieonderwerpen op de juiste manier ingepland voor toekomstige vergaderingen.

Sjabloon voor notulen van bestuursvergaderingen

Hoewel de inhoud van de notulen van uw non-profit-bestuur van vergadering tot vergadering zal veranderen, zal het volgen van een standaardschema helpen bij het notuleren om de consistentie en nauwkeurigheid te waarborgen. Er is geen “juiste manier” om notulen op te stellen, en elke organisatie heeft zijn eigen voorkeuren voor hoe effectieve notulen eruit moeten zien. Er zijn echter verschillende details die elk non-profit bestuur moet vastleggen tijdens vergaderingen.

Als je nieuw bent in het proces, ben je waarschijnlijk niet bekend met deze onderdelen, en je weet misschien niet zeker waar je moet beginnen bij het maken van een herbruikbare notulen. Om je te helpen, hebben we een sjabloon voor de notulen van bestuursvergaderingen gemaakt dat je kunt gebruiken voor je eigen activiteiten, gebaseerd op de Robert’s Rules of Order.

Als u het bovenstaande sjabloon voor notulen van een bestuursvergadering niet kunt bekijken, zullen we het in vijf belangrijke stappen onderverdelen:

1. Opening van de vergadering, waar u de datum en tijd waarop de vergadering begon opneemt, de aanwezigen noteert, en stemt over de goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering

2. Verslagen van functionarissen, vaste commissies, en eventuele speciale commissies

3. Oude zaken, waarin u onopgeloste kwesties uit vorige vergaderingen bespreekt

4. Nieuwe zaken, waarin u eventuele andere agendapunten bespreekt die naar voren komen

5. Het sluiten van de vergadering, waar u de datum en tijd van verdaging

Hoewel de bovenstaande raad van bestuur notulen sjabloon zal dienen als een solide uitgangspunt, moet je het aan te passen aan de exacte behoeften van uw raad van bestuur. Met een overzicht om van uit te gaan, stelt u uw team op voor succes en zorgt u ervoor dat alle belangrijke discussies en moties worden vastgelegd op een samenhangende, duidelijke en consistente manier van vergadering tot vergadering.

Hoewel het handmatig maken van een sjabloon kan werken, is het niet optimaal. Gelukkig biedt de huidige technologie verschillende opties als het gaat om het nauwkeurig vastleggen van een vergadering met behulp van sjablonen voor het notuleren van bestuursvergaderingen. Boardable biedt bijvoorbeeld tools waarmee u de notulen direct in uw agenda’s kunt opnemen, een optie die we hieronder uitgebreid bespreken.

Hoe tools voor bestuursnotulen kunnen helpen

Zoals u nu weet, vereist het maken van bestuursnotulen veel werk en een niet-aflatende aandacht om alle relevante details te verzamelen. Net als de meeste van uw dagelijkse taken kan dit proces worden gestroomlijnd met de juiste technologie.

Door uw digitale strategie te versterken en te investeren in speciale tools om aantekeningen te maken, is het zelfs mogelijk om binnen enkele minuten na afloop van de vergadering al voltooide bestuursnotulen te hebben die klaar zijn om te worden verspreid.

Voor wie de notulen van zijn bestuursvergadering wil verbeteren en het proces wil vereenvoudigen, is Boardable’s tool voor het maken van notulen een prima optie!

Met onze speciale tools kunt u notulen maken op basis van de agenda die u al hebt opgesteld, zodat u geen enkel detail over het hoofd ziet. U haalt gewoon uw agenda tevoorschijn en voert snel notities in, wijst taken toe en noteert stemmingen. Vanaf hier verschijnen alle taken op het dashboard van de toegewezen persoon als een herinnering. Kijk eens hoe eenvoudig het is om aantekeningen te maken en taken toe te wijzen:

Plus, het delen van uw bestuursnotulen is nog nooit zo eenvoudig geweest! Zodra u de laatste hand hebt gelegd aan de notulen en ze hebt ondertekend met onze tools voor e-handtekeningen, kunt u ze publiceren en direct distribueren naar het gewenste publiek. U kunt ervoor kiezen om de notulen openbaar te maken, en ze worden altijd geassocieerd met de vergadering en de deelnemers. U kunt ervoor kiezen een verslag op te slaan in uw Document Center of een PDF te e-mailen, zodat iedereen op de hoogte blijft.

Het beste van alles is dat u de notulen, agenda en taken van een vorige vergadering kunt koppelen aan het materiaal voor de volgende, waardoor goedkeuring, beoordeling en voorbereiding voor komende besprekingen een fluitje van een cent worden! Kijk eens hoe eenvoudig het is om vergaderinformatie te groeperen:

Het gebruik van speciale tools kan uw bestuur helpen beschermen tegen aansprakelijkheid en inefficiëntie door ervoor te zorgen dat u alle belangrijke details vastlegt. Laat Boardable het zware werk doen, zodat u zich kunt concentreren op het maken van effectieve notities die de essentie van uw vergadering vastleggen.

Wrapping Up

Van het documenteren van discussies tot belangrijke stemmingen tot vervolgopdrachten, er komt heel wat kijken bij notulen van bestuursvergaderingen. Kort samengevat zijn notulen meer dan een algemeen verslag van de gesprekken en acties van uw raad. Ze dienen als referentiepunt voor toekomstige discussies, informeren degenen die niet aanwezig konden zijn, en dienen als een officieel en wettelijk verslag van uw vergaderingen, dus het werk moet niet licht worden opgevat.

Als u niet zeker weet waar te beginnen bij het documenteren van uw volgende vergadering, voel u dan vrij om uw notulen op te bouwen met behulp van de bovenstaande bestuursvergadering notulen sjabloon. Voor een meer op maat gemaakte aanpak kunt u onze krachtige software en intuïtieve Minutes Maker gebruiken om het proces verder te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat u alle essentiële discussiepunten vastlegt.

Om u te helpen uw onderzoek naar effectieve bestuursvergaderingen voort te zetten, hebben we een lijst met bronnen samengesteld waarvan we dachten dat u die nuttig zou kunnen vinden. Bekijk elk van deze pagina’s om uw kennis uit te breiden, zodat u zult begrijpen hoe u een geest van samenwerking en efficiëntie in uw non-profit kunt stimuleren:

• Een complete gids voor agenda’s voor bestuursvergaderingen (met sjablonen!). Een agenda is het hoofdbestanddeel van uw vergaderingen en kan dienen als uitgangspunt voor uw bestuursnotulen. Bekijk deze gids om te leren hoe je effectieve agenda’s ontwerpt die de productiviteit verhogen.

• Virtuele bestuursvergaderingen: Een gids voor succes voor non-profitorganisaties. Als u overstapt op digitale vergaderingen, zorg dan dat u goed voorbereid bent door de ins-en-outs van effectieve vergaderingen te leren met deze complete gids.

• De beste software voor non-profitorganisaties . Als u de digitale toolkit van uw non-profitorganisatie wilt uitbreiden, bekijk dan deze toolsuggesties. U vindt hier software-oplossingen voor effectief bestuur, fondsenwerving en donateurbeheer.

Als u genoeg heeft van het voorbereiden van agenda’s, begrotingen, rapporten, notulen en alle documenten die in een bestuursboek worden opgenomen, wat dacht u dan van … BLOW IT UP?

Lees in dit gratis ebook alles over hoe je af kunt komen van het traditionele papieren directieboek. Deel de PDF met je team en maak nooit meer zo’n onhandig bordboek!