In de boekhouding worden kosten als vast of variabel beschouwd, waarbij alle bedrijven een combinatie van beide gebruiken. Productiebedrijven maken vaker gebruik van variabele kosten, omdat de materiaalkosten direct zijn gekoppeld aan de huidige productieniveaus.
Er zijn voor- en nadelen aan beide categorieën, waarbij vaste kosten veel eenvoudiger te budgetteren zijn, terwijl variabele kosten doorgaans eenvoudiger te verlagen zijn dan vaste kosten.
In deze gids laten we u kennismaken met zowel vaste kosten als variabele kosten en hoe ze uw bedrijf beïnvloeden. Zowel vaste als variabele kosten verschijnen in uw grootboek en op uw balans en resultatenrekening, en beide spelen een belangrijke rol bij het berekenen van financiële prognoses voor uw bedrijf.
Voor productiebedrijven wordt het boekhoudproces ingewikkelder, met berekeningen zoals vaste kostenformule en variabele kostenformule die vaak worden gebruikt om te helpen bij het bepalen van de winstgevendheid van de producten die momenteel worden vervaardigd.
U zult ook naar de totale variabele kosten willen kijken, omdat al deze factoren samen u in staat zullen stellen om uw contributiemarge te bepalen, die in wezen de productiekosten van het product min alle variabele kosten is.
Overzicht: Wat zijn vaste kosten in de boekhouding?
Vaste kosten in de boekhouding zijn kosten die hetzelfde blijven, en niet worden beïnvloed door productieniveaus. Tom is bijvoorbeeld eigenaar van een klein productiebedrijf dat onderdelen voor kleine vliegtuigen maakt. Hij huurt een kleine fabriek voor $5.000 per maand en heeft momenteel 10 werknemers: drie in loondienst en zeven die op uurbasis worden betaald.
Tom’s vaste kosten zijn de huur die hij elke maand betaalt, de verzekering van het gebouw en zijn drie werknemers in loondienst. Dit zijn allemaal vaste kosten, omdat de kosten niet van maand tot maand veranderen.
Tom’s huur zal altijd 5.000 dollar per maand bedragen, zijn verzekering zal hetzelfde blijven, en zijn werknemers in loondienst krijgen elke loonperiode hetzelfde bedrag uitbetaald, of de fabriek nu 100.000 vliegtuigonderdelen produceert of 10.000.
Vaste kostenvoorbeelden
- Afschrijvingen
- Afschrijvingen
- Verzekeringen
- Eigendomsbelasting
- Huur
- Lonen
- Uitgaven (kunnen zowel vast als variabel zijn)
Weliswaar kunnen onroerendgoedbelasting en huur van jaar tot jaar fluctueren, blijven zij gewoonlijk gedurende ten minste een jaar gelijk. De salarissen omvatten alleen degenen die in loondienst worden betaald en niet de werknemers die op uurbasis werken en wier uren kunnen veranderen als gevolg van de vraag naar productie. Tijdelijke werknemers worden evenmin in de salarissen opgenomen.
Ditzelfde beginsel wordt ook toegepast op nutsvoorzieningen, die in veel gevallen als vaste kosten kunnen worden beschouwd. Zo zullen de elektriciteitskosten voor uw bedrijf waarschijnlijk constant blijven als u een dienstverlenend bedrijf runt.
Als uw bedrijf echter productie omvat, kan de elektriciteit worden beschouwd als variabele kosten, omdat deze waarschijnlijk zullen schommelen met de productie. Als u bijvoorbeeld 24 uur per dag producten fabriceert om aan de toegenomen vraag te voldoen, zullen de elektriciteitskosten stijgen, waardoor het variabele kosten worden en geen vaste kosten.
Overzicht: Wat zijn variabele kosten in de boekhouding?
In de meeste gevallen hebben variabele kosten alles te maken met het productieniveau.
Weliswaar worden zaken als huur en Tom’s werknemers in loondienst als vaste kosten beschouwd, maar zijn werknemers in loondienst per uur, tijdelijke werknemers die hij in dienst kan nemen als gevolg van een hogere productie, de kosten van de extra materialen die nodig zijn om de onderdelen te maken die zijn bedrijf verkoopt, en eventuele commissies en verzendkosten, worden allemaal als variabele kosten beschouwd.
Variabele kostenvoorbeelden
- Commissies
- Directe materialen
- Productiebenodigdheden
- Lonen
- Verzending
Opnieuw naar Tom: in een drukke maand verzendt hij twee keer zoveel vliegtuigonderdelen als de maand ervoor. Bovendien heeft hij twee extra tijdelijke werknemers aangenomen om te helpen bij het verwerken en verzenden van bestellingen.
Omdat de verkoop is gestegen, moet hij zijn verkopers ook een hogere commissie betalen dan de maand ervoor. Deze kosten zijn allemaal variabel en zullen dat waarschijnlijk ook blijven.
Vaste kosten vs. variabele kosten: Wat is het verschil?
Vaste kosten blijven van maand tot maand gelijk, terwijl variabele kosten altijd gebonden zijn aan productieniveaus en kunnen variëren op basis van de huidige productie. Als u bijvoorbeeld een vijfjarig huurcontract hebt voor het gebouw dat uw bedrijf in gebruik heeft, zullen de kosten (de huur) niet veranderen totdat het huidige huurcontract afloopt.
Als uw verkooporders de afgelopen maand zijn gestegen, betaalt u echter voor meer materiaal om die orders te verwerken, extra commissies voor verkopers en hogere verzendkosten bij het verzenden van de orders.
Wanneer moet u vaste kosten vs. variabele kosten gebruiken?
Zowel vaste als variabele kosten zullen gedurende de gehele levenscyclus van uw bedrijf worden gebruikt. Zelfs bij het opstellen van de begroting voor volgend jaar of bij het berekenen van de huidige bedrijfskosten, zult u beide kostensoorten willen bekijken om de nauwkeurigheid te waarborgen.
Hoewel de beslissing om vaste kosten of variabele kosten te gebruiken vrij rechttoe rechtaan is, zijn er momenten waarop het moeilijk kan zijn om te onderscheiden welke categorie moet worden gebruikt. Hier volgen een paar voorbeelden:
Bij het inhuren van een nieuwe werknemer
Uw kosten zullen vast of variabel zijn, afhankelijk van hoe u de nieuwe werknemer betaalt. Als u een administratief medewerker in dienst neemt, zijn de kosten vast, terwijl als u een medewerker op uurbasis in dienst neemt, de kosten variabel zijn, afhankelijk van het aantal gewerkte uren en eventuele overuren die moeten worden uitbetaald.
Bij het berekenen van verkoopcommissies
Verkoopcommissies zijn altijd gekoppeld aan productie of verkoop en zijn altijd variabele kosten. Hoewel u misschien een schatting moet maken van de mogelijke omzet voor het komende jaar, zullen verkoopcommissies altijd variëren met de productie.
Bij het huren van ruimte
Huurbetalingen zijn altijd vast en zullen niet veranderen tenzij er een nieuw huurcontract wordt getekend.
Bij het inkopen van grondstoffen
Ruw materiaalkosten zullen altijd worden gekoppeld aan de productie. De materiaalkosten dalen als de productie daalt, en stijgen weer als de productie stijgt.
Bij het verzenden van producten
Dit kan beide kanten op gaan, afhankelijk van wat je verzendt. Dienstverlenende bedrijven die maandelijks advertenties naar hun klanten sturen, kunnen hun verzendkosten als vast beschouwen, terwijl productiebedrijven de verzend- of vrachtkosten altijd als variabel zullen beschouwen, en gebonden aan de productie.
Bij het berekenen van nutsvoorzieningen
Hoewel nutsvoorzieningen kunnen variëren, is het bedrag dat ze variëren vrij minimaal. Als u echter een productiebedrijf runt en machines 24 uur per dag, 7 dagen per week moet laten draaien, worden de kosten van de extra elektriciteit als variabel beschouwd, omdat ze direct zijn gekoppeld aan de productieniveaus.
Waarom is het voor kleine bedrijven belangrijk om inzicht te hebben in hun vaste en variabele kosten?
Of u nu de netto-inkomsten van uw bedrijf bekijkt of een quick ratio probeert te berekenen, vaste en variabele kosten spelen een belangrijke rol bij het beheer van uw bedrijf.
Het is onmogelijk om een nauwkeurig bedrijfsinkomen te bepalen of te bepalen of uw bedrijf genoeg activa heeft om de lopende verplichtingen te betalen zonder te weten wat uw vaste en variabele kosten eigenlijk zijn.
Eindgedachten over vaste en variabele kosten
Gebruikbaar in zowel financiële als bestuurlijke boekhouding, hebben vaste en variabele kosten invloed op uw financiële overzichten. Er is geen manier om het inkomen vóór belastingen voor uw bedrijf te berekenen of zelfs de cashflow te bepalen zonder deze kosten te verantwoorden.
Als u moeite hebt om de vaste en variabele kosten handmatig bij te houden, bekijk dan zeker deze top boekhoudkundige softwaretoepassingen in de boekhoudkundige softwarebeoordelingen van The Blueprint.