Guinguette Marais Poitevin

Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont certainement fastidieux, et parfois, le poste de secrétaire du conseil d’administration semble être un travail ingrat. Pourtant, cette tâche est incroyablement importante.

Pour commencer, les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont essentiels pour conserver un historique des décisions, et ils sont également impératifs pour répondre aux exigences légales de votre organisation à but non lucratif. En fait, de nombreuses organisations ont appris que le fait de se référer à des procès-verbaux bien tenus les a aidées à faire face à des problèmes juridiques, ce qui a permis à l’organisation d’économiser du temps et de l’argent.

Avec tout ce qui repose sur les procès-verbaux, ce n’est pas une tâche à prendre à la légère. Apprendre à rédiger un procès-verbal efficace lors d’une réunion du conseil d’administration vaut l’investissement en temps et en énergie, et vos collègues membres du conseil d’administration apprécieront les résultats finaux.

Pour vous assurer de rédiger le procès-verbal du conseil d’administration le plus efficace possible, nous avons compilé un guide complet qui couvre les tenants et aboutissants de la rédaction du procès-verbal. Avant de sauter dans les détails minutieux d’un procès-verbal de réunion de conseil d’administration à but non lucratif efficace, prenons un moment pour définir ce qu’il est afin de nous assurer que nous sommes tous sur la même longueur d’onde.

Si vous êtes fatigué de passer des heures et des rames de papier à produire un livre de conseil encombrant pour chaque réunion du conseil, nous avons de l’aide.

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Que sont les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration ?

Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration consignent les actions et les décisions du conseil d’administration. Ils servent de compte rendu officiel et légal des réunions du conseil d’administration à but non lucratif, ce qui signifie qu’ils doivent inclure plus qu’un simple aperçu des discussions. L’objectif principal du procès-verbal de réunion du conseil d’administration est de montrer que les membres du conseil ont fait ce qui suit :

• Suivi les procédures pertinentes.
• Respecté les lois de l’État relatives aux organisations à but non lucratif exonérées d’impôt.
• S’est conformé aux propres règlements de l’organisation et a aligné ses décisions sur sa mission.

Maintenant que nous avons passé en revue les bases de ce que sont les procès-verbaux de réunion du conseil d’administration, nous pouvons plonger en profondeur dans tout ce qu’ils impliquent, afin que vous puissiez commencer à créer des procès-verbaux de réunion du conseil d’administration efficaces en un rien de temps. Voici ce que nous allons couvrir :

1. Quels sont les avantages du procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration ?

2. Comment rédiger le procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration

3. Ce qu’il ne faut pas inclure dans le procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration

4. Modèle de procès-verbal de réunion du conseil

5. Comment les outils de procès-verbaux de conseil peuvent vous aider

N’hésitez pas à utiliser les liens de saut ci-dessus pour naviguer vers la section la plus pertinente ou la plus intrigante pour vous. Sinon, commençons par le haut avec les avantages d’un procès-verbal de conseil d’administration efficace pour que vous puissiez commencer à organiser des réunions plus productives !

Quels sont les avantages du procès-verbal de conseil d’administration ?

A part le fait de documenter qu’une réunion a effectivement eu lieu, le procès-verbal de conseil d’administration à but non lucratif est utile pour un certain nombre de raisons. Avant de rédiger vous-même un procès-verbal, il est important de comprendre ces raisons pour vous assurer que vous documentez toutes les actions pertinentes.

Pour bien saisir l’objectif de la rédaction d’un procès-verbal, explorons les trois principaux avantages de l’enregistrement de notes efficaces :

1. Une fois approuvé, le procès-verbal du conseil d’administration devient un document légal de ce qui s’est réellement passé lors de la réunion. En cas de procès, les procès-verbaux peuvent être cités à comparaître, et à leur tour, les membres du conseil peuvent potentiellement être tenus responsables. Si des détails importants manquent ou si des votes sont enregistrés de manière incorrecte, cela pourrait être désastreux pour l’OSBL et ses membres du conseil d’administration.
2. Un procès-verbal de réunion du conseil d’administration efficace sert de point de référence valable pour les décisions futures. Ils agissent comme un rappel de ce qui a été abordé lors de la réunion, qui a dit quoi, quelles étaient les prochaines étapes désignées et qui prend la responsabilité de quels projets à venir.
3. Les sponsors potentiels qui cherchent à étendre leurs efforts philanthropiques ou d’autres sources de financement peuvent accéder aux procès-verbaux des réunions du conseil d’administration. Les bailleurs de fonds peuvent utiliser les minutes pour déterminer dans quelle mesure le conseil d’administration est efficace pour mener l’organisation vers ses objectifs. En d’autres termes, cela pourrait être le facteur déterminant pour que quelqu’un choisisse de soutenir financièrement votre cause.

Comme vous pouvez le voir, les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration des organisations à but non lucratif sont une ressource importante, non seulement pour une référence future par le conseil lui-même, mais aussi à des fins juridiques. Maintenant, plongeons dans les meilleures pratiques pour créer des procès-verbaux de conseil d’administration cohérents et bien organisés.

Comment prendre un procès-verbal lors d’une réunion de conseil d’administration

Créer des procès-verbaux de réunion de conseil d’administration à but non lucratif complets qui répondent aux besoins de ceux qui les utilisent est crucial pour une prise de décision et une tenue de dossiers efficaces au sein de votre organisation. Afin que vous puissiez créer le procès-verbal le plus efficace possible, explorons les meilleures pratiques pour documenter un compte rendu clair et précis des actions de votre conseil d’administration.

Utiliser votre ordre du jour comme modèle de procès-verbal de réunion du conseil d’administration.

Comme pour la plupart des réunions, il est essentiel de planifier à l’avance pour créer un plan défini qui mènera votre réunion du conseil d’administration à une conversation efficace. Si l’administration du conseil crée un modèle de procès-verbal de réunion du conseil qui se fond dans l’ordre du jour, la prise de notes devient incroyablement simple et beaucoup moins sujette aux erreurs.

De nombreux secrétaires de conseil ou personnel administratif créent un plan de prise de notes quelques jours avant la réunion. Envisagez d’utiliser l’ordre du jour de la réunion comme ligne directrice, et soulignez les questions importantes qui seront abordées. Ce canevas vous donne une structure prédéfinie à suivre, de sorte que vous pouvez passer plus de temps à écouter et à saisir précisément la conversation, plutôt que d’essayer de partir de zéro et de tout enregistrer à la volée.

Désigner un preneur de notes à l’avance.

Mettre un membre du conseil sur la sellette pourrait être une très mauvaise surprise. En fait, cela compromettra certainement la qualité des niveaux d’engagement et de participation de ce membre du conseil et pourrait même aller jusqu’à compromettre la qualité du procès-verbal de la réunion. Pour cette raison, vous voudrez choisir un rédacteur de procès-verbaux à l’avance.

Faites en sorte que la même personne rédige les procès-verbaux à chaque réunion et désignez une personne de secours pour les rédiger lorsque ce rédacteur habituel ne peut pas être présent. Cela permet à ces personnes de se familiariser avec le processus et conduira finalement à des procès-verbaux du conseil plus solides et plus clairs. Généralement, le rédacteur du procès-verbal désigné est le secrétaire du conseil.

Après avoir confié cette tâche à quelqu’un, vous voudrez que les attentes soient parfaitement claires. Cela inclut :

1. Quel format doit être utilisé – Y a-t-il un format particulier que votre rédacteur de procès-verbaux doit imiter ? Le format exact utilisé varie selon l’organisation, bien que les meilleures pratiques de gouvernance indiquent que tous devraient inclure certaines informations de base, comme les détails essentiels concernant les motions et les votes. Utiliser les anciens procès-verbaux du conseil d’administration comme modèle peut être une option efficace, et un outil de création de procès-verbaux simplifiera encore plus ce processus.
2. Ils doivent ou non participer à la discussion – Votre rédacteur du procès-verbal est-il membre du conseil d’administration ? Si ce n’est pas le cas, il ne doit PAS participer à une discussion, sauf s’il est expressément invité à le faire. Un cas dans lequel il est invité à participer peut être lorsque le conseil souhaite entendre le point de vue d’un non-membre du conseil sur une question.
3. Comment il doit rédiger le procès-verbal – La technologie peut rationaliser le processus de rédaction d’un procès-verbal précis, mais seulement si le rédacteur du procès-verbal sait comment utiliser le système de procès-verbal du conseil. Pendant la réunion n’est pas le moment optimal pour apprendre à utiliser ces outils, alors assurez-vous que votre rédacteur de procès-verbaux suive une formation pour se familiariser avec eux au préalable.

Écrire d’une voix objective.

L’un des aspects les plus importants à retenir pour votre secrétaire de conseil est que les procès-verbaux des réunions du conseil doivent être rédigés de manière objective. Lorsque vous rencontrez des questions controversées ou des votes litigieux, essayez de résumer les débats et les arguments. Éliminez toute l’émotion en suivant ces suggestions :

• S’en tenir aux faits, y compris les votes en faveur d’une motion, les votes contre une motion, les abstentions et les détails pertinents sur les discussions. Écoutez attentivement les principaux sujets et documentez simplement les parties importantes de la discussion.

• Demandez à une tierce partie – une personne qui ne fait pas partie du conseil d’administration – de lire le procès-verbal du conseil pour vous donner une opinion impartiale. Ce faisant, assurez-vous que le tiers n’est pas au courant d’informations confidentielles.

• Retournez-y le lendemain. Étant donné que le secrétaire est également un membre votant du conseil d’administration, il peut être difficile de consigner les informations de manière objective. Si vous n’êtes pas sûr que vos procès-verbaux du conseil d’administration soient objectifs, dormez dessus et relisez-les le lendemain avec un esprit neuf.

En suivant ces conseils pour garantir l’objectivité, vous créerez des notes impartiales qui capturent les informations essentielles pour une référence future.

Inclure les détails pertinents.

Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont une question de droit pour les organismes sans but lucratif. Ils servent de compte rendu officiel pour montrer que la réunion a effectivement eu lieu et que des questions importantes ont été discutées, et à ce titre, il est toujours important de saisir tous les détails nécessaires.

Bien qu’il n’y ait pas de règles juridiques concernant les informations que les procès-verbaux des réunions du conseil doivent inclure, la plupart des conseils d’administration basent leurs grandes lignes sur les Robert’s Rules of Order. L’utilisation complète de ces règles serait encombrante pour la plupart des organisations à but non lucratif, mais une utilisation limitée peut être utile pour maintenir l’ordre et traiter rapidement les points de l’ordre du jour. Lorsqu’il suit les Robert’s Rules of Order, le procès-verbal du conseil d’administration doit inclure :

• Le type de réunion.
• La date, l’heure et le lieu de la réunion.
• Une liste des participants, y compris les participants sans droit de vote avec leurs noms, titres et raisons de leur présence.
• Quand la réunion a été ouverte et quand elle a été ajournée.
• Un compte rendu des motions, des secondes et de l’adoption ou non de la motion.

Dans l’ensemble, visez à créer un procès-verbal de réunion du conseil d’administration qui soit suffisamment précis pour saisir l’attention et les décisions du conseil, mais pas si clairsemé que vous ne puissiez pas déchiffrer ce qui s’est réellement passé pendant la réunion quelques mois plus tard. De plus, des procès-verbaux de conseil d’administration trop succincts pourraient ouvrir le conseil à des problèmes de responsabilité, donc vous ne voulez jamais qu’ils soient si minimes qu’ils éveillent des soupçons.

Pensez-y de cette façon : les décisions et les points de discussion majeurs doivent toujours être capturés, mais de manière  » courte et douce « .

Réviser et partager les procès-verbaux en toute sécurité.

Tout compte fait, vous voudrez revoir les procès-verbaux de vos réunions de conseil d’administration avant de les partager. Assurez-vous qu’ils sont formatés et présentés de manière cohérente. Si des notes annexes doivent être réécrites dans le procès-verbal, voyez-y rapidement après la réunion.

À partir de là, le procès-verbal du conseil d’administration doit être finalisé et distribué aux participants dès que possible, alors que la réunion est encore fraîche dans la mémoire du conseil et du rédacteur du procès-verbal. Une plateforme sécurisée permettra aux membres du conseil d’administration d’ouvrir facilement le procès-verbal de la réunion du conseil, l’ordre du jour et tout autre document pertinent.

Ce qu’il ne faut pas inclure dans le procès-verbal de la réunion du conseil

Savoir ce qu’il faut laisser de côté dans le procès-verbal de la réunion du conseil est tout aussi important que de savoir ce qu’il faut inclure. Dans cette optique, explorons cinq choses que les conseils d’administration des organismes sans but lucratif enregistrent couramment, mais ne devraient pas le faire.

Ne pas inclure la façon dont les individus ont voté.

Dans chacune de vos réunions de conseil d’administration, vous aurez probablement une poignée de points qui doivent être votés. Alors que vous devriez nommer qui a fait et appuyé la motion, vous ne devriez pas inclure comment les individus ont voté. Excluez leurs noms et notez simplement le nombre de ceux qui sont pour, ceux qui sont contre et ceux qui se sont abstenus. En règle générale, gardez le compte rendu impersonnel.

Cependant, il existe une exception à cette règle. Si des transactions financières impliquant des membres du conseil d’administration sont évoquées ou si la rémunération des dirigeants est fixée, laissez le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration refléter la façon dont les individus ont voté et leurs justifications. En cas de contestation juridique, les justifications appuieront le caractère raisonnable.

Ne pas inclure les opinions particulières des membres du conseil.

Comme mentionné précédemment, le procès-verbal de votre réunion du conseil doit être impartial. Pour cette raison, les procès-verbaux du conseil doivent se concentrer sur les décisions, et non sur les discussions.

À l’occasion, les membres en désaccord peuvent déclarer carrément qu’ils veulent que leur désaccord soit enregistré. Évitez cela, et au lieu de cela, notez simplement qu’il s’est produit – aucune autre explication n’est nécessaire.

De même, s’il y a eu un débat, mentionnez-le, mais ne faites pas de notations d’opinion. Après tout, les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont des documents découvrables qui peuvent être utilisés dans n’importe quelle situation juridique potentielle.

Ne pas inclure les résumés de documents ou de présentations.

Vous devriez mentionner les documents présentés dans vos procès-verbaux du conseil d’administration. Cependant, n’entrez pas dans les moindres détails de son contenu. Au lieu de cela, notez où il est possible de l’obtenir, afin que les membres n’aient pas à fouiller dans des informations superflues dans le procès-verbal lui-même.

Avec des outils complets, les présentations sont faciles à localiser à tout moment. Plus précisément, avec des solutions comme le centre de documents de Boardable, vous pouvez organiser et stocker des dossiers pertinents, des présentations et d’autres documents aux côtés des procès-verbaux de vos réunions du conseil d’administration.

En outre, Boardable est compatible avec Dropbox et d’autres systèmes de stockage dans le cloud largement utilisés, ce qui le rend facilement accessible à tous les membres du conseil d’administration.

Ne pas inclure des choses qui pourraient soumettre une entité exonérée d’impôt à un examen minutieux.

Bien qu’il existe des distractions courantes dans chaque réunion du conseil d’administration, leur enregistrement peut être problématique dans le cadre d’une enquête juridique. Vous voudrez exclure ces distractions. Par exemple, laissez de côté :

• Les éloges ou le mécontentement.
• Les petites conversations ou le badinage politique.
• La tournure négative.
• Les termes juridiques inutiles.

En cas de doute, laissez simplement de côté. Cela vaut pour tout ce qui pourrait présenter des complications en cas de révision ultérieure par d’autres personnes. Si un commentaire juridique a été fait ou si l’avocat de l’OSBL a conseillé le conseil, notez simplement que cela s’est produit dans le procès-verbal du conseil. De plus, n’enregistrez pas la substance de l’avis juridique.

Ne pas inclure les conversations officieuses.

Des discussions en aparté sont inévitables, mais elles ne devraient pas être enregistrées. Ces commentaires et discussions off-the-record sont certainement autorisés à avoir lieu, mais ils doivent être clairement désignés comme off-the-record. Si un membre du conseil d’administration soulève une question qui mérite d’être clarifiée mais qui ne figure pas à l’ordre du jour, il n’est normalement pas nécessaire de la détailler.

Au lieu de cela, notez que les administrateurs ont pris le temps de discuter de points qui n’étaient pas à l’ordre du jour. Rien d’autre ne doit être enregistré sur les tangentes éventuelles.

Pour éviter ces complications, créez un dossier Demandes d’ordre du jour dans votre centre de documents. De cette façon, les futurs sujets de discussion sont correctement programmés dans les réunions à venir.

Modèle de procès-verbal de réunion du conseil d’administration

Bien que le contenu du procès-verbal de votre conseil d’administration à but non lucratif change d’une réunion à l’autre, le fait de suivre un plan standard facilitera le processus de rédaction du procès-verbal afin de garantir la cohérence et l’exactitude. Il n’y a pas de « bonne façon » de rédiger un procès-verbal de réunion, et chaque organisation a ses propres préférences quant à ce à quoi ressemblent des procès-verbaux efficaces. Cependant, il existe plusieurs détails que chaque conseil d’administration d’organisme à but non lucratif doit consigner pendant les réunions.

Si vous êtes nouveau dans le processus, il est probable que vous ne connaissez pas ces éléments, et vous ne savez peut-être pas par où commencer pour créer un canevas réutilisable. Pour vous aider, nous avons créé un modèle de procès-verbal de réunion du conseil d’administration que vous pouvez utiliser dans vos propres opérations en vous basant sur les Robert’s Rules of Order.

Si vous ne pouvez pas visualiser le modèle de procès-verbal de réunion du conseil d’administration ci-dessus, nous allons le décomposer en cinq étapes clés :

1. Ouverture de la réunion, où vous incluez la date et l’heure du début de la réunion, prenez les présences et votez sur l’approbation du procès-verbal de la réunion précédente

2. Rapports des dirigeants, des comités permanents et de tout comité spécial

3. Affaires anciennes, où vous discutez des questions non résolues des réunions précédentes

4. Affaires nouvelles, où vous discutez de tout autre point de l’ordre du jour qui se présente

5. Clôture de la réunion, où vous incluez la date et l’heure de l’ajournement

Bien que le modèle de procès-verbal de réunion du conseil ci-dessus servira de point de départ solide, vous devrez le personnaliser pour répondre aux besoins exacts de votre conseil. Avec un canevas sur lequel s’appuyer, vous mettrez votre équipe sur la voie du succès et veillerez à ce que toutes les discussions et motions importantes soient enregistrées de manière cohérente, claire et constante d’une réunion à l’autre.

Bien que la création d’un modèle manuellement puisse fonctionner, ce n’est pas optimal. Heureusement, la technologie actuelle offre plusieurs options lorsqu’il s’agit d’enregistrer avec précision une réunion avec des modèles de procès-verbaux de réunion du conseil. Par exemple, Boardable propose des outils qui vous permettent d’enregistrer les procès-verbaux directement au sein de vos agendas, une option dont nous discuterons en profondeur ci-dessous.

Comment les outils de procès-verbaux de conseil d’administration peuvent vous aider

Comme vous le savez maintenant, rédiger un procès-verbal de conseil d’administration nécessite un travail substantiel et une attention inébranlable pour saisir tous les détails pertinents. Comme la plupart de vos tâches quotidiennes, ce processus peut être simplifié avec la bonne technologie.

En solidifiant votre stratégie numérique et en investissant dans des outils dédiés à la prise de notes, il est même possible d’avoir des procès-verbaux du conseil d’administration complets et prêts à être distribués à tous quelques minutes seulement après la fin de la réunion.

Pour ceux qui cherchent à améliorer le procès-verbal de leur réunion de conseil d’administration et à simplifier complètement le processus, l’outil Minutes Maker de Boardable est une excellente option !

Avec nos outils dédiés, vous pouvez prendre des notes en utilisant l’ordre du jour que vous avez déjà construit pour vous assurer de ne pas manquer un seul détail. Il suffit de faire apparaître votre agenda et de saisir rapidement des notes, d’assigner des tâches et d’enregistrer des votes. À partir de là, toutes les tâches apparaîtront sur le tableau de bord de la personne désignée comme un rappel. Jetez un coup d’œil à la simplicité de l’enregistrement des notes et de l’attribution des tâches :

Plus, le partage des procès-verbaux de votre conseil d’administration n’a jamais été aussi simple ! Une fois que vous les avez finalisés et fait signer à l’aide de nos outils de signature électronique, publiez-les et distribuez-les instantanément au public souhaité. Vous pouvez choisir de rendre les comptes rendus de réunion publics si vous le souhaitez, et ils sont toujours associés à la réunion et à ses participants. Vous pouvez choisir d’enregistrer un enregistrement dans votre centre de documents ou d’envoyer un PDF par courriel, ce qui permet de tenir tout le monde au courant.

Le meilleur de tous, c’est que vous pouvez connecter le procès-verbal, l’ordre du jour et les tâches d’une réunion passée avec les documents de la prochaine, ce qui facilite l’approbation, la révision et la préparation des discussions à venir ! Jetez un coup d’œil à la simplicité avec laquelle vous pouvez regrouper les informations relatives à une réunion :

L’utilisation d’outils dédiés peut aider à protéger votre conseil d’administration de la responsabilité et de l’inefficacité en vous assurant de saisir tous les détails essentiels. Laissez Boardable faire le gros du travail, afin que vous puissiez vous concentrer sur la production de notes efficaces qui capturent l’essence de votre réunion.

Wrapping Up

De la documentation des discussions aux votes importants en passant par les missions de suivi, les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration comportent de nombreux éléments. Pour récapituler, ils sont plus qu’un compte rendu général des conversations et des actions de votre conseil. Ils servent de point de référence pour les discussions futures, informent ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion et servent de compte rendu officiel et légal de vos réunions, donc le travail ne doit pas être pris à la légère.

Si vous ne savez pas par où commencer pour documenter votre prochaine réunion, n’hésitez pas à construire votre procès-verbal à l’aide du modèle de procès-verbal de réunion du conseil ci-dessus. Pour une approche plus personnalisée, notre puissant logiciel de conseil d’administration et notre outil intuitif Minutes Maker rationaliseront davantage le processus, en vous assurant de capturer tous les points de discussion essentiels.

Pour vous aider à poursuivre vos recherches sur le fonctionnement efficace du conseil d’administration, nous avons compilé une liste de ressources qui, selon nous, pourraient vous être utiles. Explorez chacune de ces pages pour élargir vos connaissances, afin de comprendre comment insuffler un esprit de collaboration et d’efficacité à l’ensemble de votre association sans but lucratif :

• Un guide complet des ordres du jour des réunions du conseil d’administration (avec des modèles !). Un ordre du jour est l’agrafe de vos réunions et peut servir de point de départ pour les procès-verbaux de votre conseil d’administration. Explorez ce guide pour apprendre à concevoir des ordres du jour efficaces qui stimulent la productivité.

• Réunions virtuelles du conseil d’administration : Le guide de la réussite d’un organisme à but non lucratif. Si vous faites la transition vers les réunions numériques, assurez-vous d’être bien préparé en apprenant les tenants et aboutissants de celles qui sont efficaces grâce à ce guide complet.

• Les meilleurs logiciels pour les organisations à but non lucratif . Si vous souhaitez étoffer la boîte à outils numérique de votre organisation à but non lucratif, consultez ces suggestions d’outils. Vous y trouverez des solutions logicielles pour la gestion efficace du conseil d’administration, la collecte de fonds et la gestion des donateurs.

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