Wenn Sie Verkäufer, unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler oder Gigworker einstellen und ihnen mehr als 600 US-Dollar an geschäftsbezogenen Zahlungen gezahlt haben, dann müssen Sie ein IRS-Formular 1099-MISC vorbereiten und ausstellen, damit sie eine Einkommensteuererklärung einreichen können. Während es wie ein kompliziertes Verfahren erscheinen mag, diese 1099s auszustellen, kann es mit den richtigen Werkzeugen und Prozessen ziemlich einfach sein.
Bevor wir den Prozess erobern, lassen Sie uns um die Grundlagen kümmern.
Was ist ein Formular 1099-MISC?
Das IRS-Formular 1099-MISC fasst das Einkommen aus allen nicht-angestellten Vergütungen zusammen. Es handelt sich dabei um eine Informationserklärung, die beim IRS eingereicht wird, damit der IRS die Zahlungen der Lieferanten mit dem Einkommen abgleichen kann, das sie in ihren Steuererklärungen angeben. (Im Wesentlichen teilt es dem IRS mit, was Sie den Auftragnehmern im Laufe des Jahres gezahlt haben und was die Auftragnehmer auch schulden werden.)
Das 1099-MISC ist das, was unabhängige Auftragnehmer, kleine Unternehmen und jedes Unternehmen, das keine S- oder C-Körperschaft ist, verwenden, um ihr Einkommen genau zu melden und zu bestimmen, was sie schulden werden. Sie müssen ein Formular 1099-MISC an alle Auftragnehmer senden, die Sie eingestellt und während des Jahres mehr als 600 US-Dollar bezahlt haben. Dies schließt alle Partnerschaften oder LLCs ein, die Sie möglicherweise unter Vertrag genommen haben.
Zusätzlich zu den Vergütungen für Nicht-Mitarbeiter müssen Sie wahrscheinlich ein 1099 für Ihre Mietzahlungen einreichen, es sei denn, Sie mieten von einer Hausverwaltung. Jede an ein Unternehmen gezahlte Miete muss in einem Formular 1099 vermerkt werden.
Es gibt ein paar Ausnahmen von diesen Regeln: Sie müssen keine 1099s an die meisten Kapitalgesellschaften (Hinweis: Sie müssen 1099s an alle von Ihnen beauftragten Anwälte senden, auch wenn sie eine Kapitalgesellschaft sind), Hausverwalter für Miete, Verkäufer von Waren usw. senden.
Das Formular 1099-MISC sollte nicht mit dem Formular 1099-K verwechselt werden, das für die Meldung von Drittnetzwerken oder Anbietern benötigt wird, die Zahlungen verarbeiten. Das Formular 1099-K wird verwendet, um Zahlungen zu erfassen, die über diese Kreditkartenzahlungsunternehmen abgewickelt werden, wobei auch alle anfallenden Gebühren dokumentiert werden.
Ein unabhängiger Auftragnehmer und jeder, der unabhängige Auftragnehmer beschäftigt, benötigt ein Formular 1099-MISC, um die während des Kalenderjahres erhaltenen Bruttozahlungen zu melden, und ein 1099-K, um alle über Kreditkartenzahlungsunternehmen geleisteten Zahlungen zu melden. Wenn Ihre Mitarbeiter alle per Scheck oder einer anderen Methode ohne Kreditkartenzahlung bezahlt werden, müssen Sie sich nicht um das Formular 1099-K kümmern.
Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer?
Unabhängige Auftragnehmer sind temporäre Arbeitskräfte, die einem anderen Unternehmen Waren oder Dienstleistungen unter bestimmten Bedingungen zur Verfügung stellen, die in einem Vertrag, wie z. B. einem Vertrag für unabhängige Auftragnehmer, festgelegt sind. Sie können einzelne Arbeitnehmer, Unternehmen oder Gesellschaften sein.
Unabhängige Auftragnehmer sind selbständig und werden in der Regel projektbezogen entlohnt, und ihre Arbeitgeber sind nicht für die Einbehaltung von Steuern von ihrem Lohn verantwortlich.
Anstatt ein Formular W-2 wie herkömmliche Arbeitnehmer zu erhalten, müssen unabhängige Auftragnehmer die Informationen zum Einkommen aus selbständiger Tätigkeit melden, die sie über ein Formular 1099 erhalten. Dies macht auch eine Liste C zu einem Teil ihrer Einreichung.
Da Arbeitgeber keine Bundeseinkommenssteuer, staatliche Steuern, Arbeitslosensteuer, Sozialversicherung oder Medicare-Steuern für unabhängige Auftragnehmer einbehalten müssen, kann es deutlich billiger sein, einen Freiberufler anstelle eines Vollzeitangestellten einzustellen.
Aber diese steuerlichen Beschränkungen machen es für Unternehmen lebenswichtig, ihre Arbeiter entweder als Auftragnehmer oder als Angestellte richtig zu klassifizieren. Eine falsche Klassifizierung kann zu hohen Bußgeldern und Strafen der IRS führen. Um festzustellen, ob Ihr Mitarbeiter ein unabhängiger Auftragnehmer oder ein traditioneller Angestellter ist, sehen Sie sich unseren 1099 vs. W-2-Rechner an.
Gibt es Vorteile für den unabhängigen Auftragnehmer?
Als Arbeitgeber sind die Vorteile eines unabhängigen Auftragnehmers ziemlich offensichtlich: Sie sind flexibel, billiger als ein W-2-Angestellter und ideal für kurzfristige oder einmalige Projekte. Das Fehlen jeglicher Lohnsteuer macht sie besonders attraktiv für Kleinunternehmer. Aber gibt es in dieser Beziehung irgendwelche Vorteile für den unabhängigen Auftragnehmer? Ja und nein.
Nachteile für unabhängige Auftragnehmer
Ein großer Nachteil für einen unabhängigen Auftragnehmer ist, dass er technisch gesehen sein eigenes Unternehmen ist und daher zusätzlich zu allen anderen Steuern, die Arbeitgeber typischerweise zahlen, auch Steuern auf die Selbstständigkeit zahlen muss.
Der andere große und offensichtlichere Nachteil ist, dass ein unabhängiger Auftragnehmer seine eigenen geschätzten Steuerzahlungen ausrechnen muss. Dies kann ein wenig knifflig sein, ist aber nicht unmöglich, wenn die Finanzen sorgfältig überwacht werden.
Vorteile für unabhängige Auftragnehmer
Ein unabhängiger Auftragnehmer wird größere Einkommenszahlungen haben als ein gleich bezahltes W-2-Pendant. Das liegt natürlich daran, dass keine Steuern abgeführt werden. Das gibt ihnen die Freiheit, mit ihrem Geld aggressiver zu investieren, wenn sie sich dazu berufen fühlen. In manchen Fällen möchten unabhängige Unternehmer ihr eigenes kleines Unternehmen gründen, was dieses schnelle Geld attraktiv macht.
Während unabhängige Unternehmer als Geschäftsinhaber behandelt werden und Selbstständigensteuer zahlen müssen, bedeutet dieser Status als Einzelunternehmer, dass viele Dinge als Geschäftsausgaben abgeschrieben werden können. Dazu gehören Dinge wie für die Arbeit gekaufte Ausrüstung, für die Arbeit genutzte Versorgungseinrichtungen und sogar erforderliche Transporte. Das macht das Sammeln der Belege am Ende des Jahres allerdings etwas unübersichtlich.
Da die Krankenversicherung keine Leistung ist, die unabhängigen Auftragnehmern in der Regel von einem Arbeitgeber angeboten wird, ist es auch wahrscheinlicher, dass sie sich auf dem Markt nach einer Versicherung umsehen. Zwar steht diese Option auch W-2-Arbeitern zur Verfügung, aber die Versuchung, eine betriebliche Versicherung abzuschließen, überwiegt oft, was bedeutet, dass sie möglicherweise geringere Zahlungen für die Gesundheitsversorgung verpassen.
Zuletzt, aber sicherlich nicht zuletzt, ein weiterer massiver Vorteil, trotz der Notwendigkeit, während des Steuerjahres genau auf die Details zu achten und zahlreiche Berichtspflichten zu erfüllen: Freiheit. Jedes Jahr, in dem ein selbständiger Unternehmer 1099er-Bescheinigungen erhält, ist ein weiteres Jahr, in dem er die Freiheit hatte, anderen Einkünften nachzugehen, seine persönliche Marke aufzubauen und in vielen Fällen durch die Vereinigten Staaten und darüber hinaus zu reisen.
An alle selbständigen Unternehmer da draußen: Lassen Sie sich von der Steuersaison nicht überrumpeln. Nutzen Sie unseren kostenlosen Steuerrechner für Selbstständige, um sicherzustellen, dass Sie bereit sind. Dieser schlüsselt Ihre Medicare-Steuer und Sozialversicherungssteuer auf und hilft Ihnen, für Ihre gesamte Steuerschuld zu sparen. Sie müssen immer noch Ihren Anmeldestatus, die Anmeldung als Verheirateter (falls zutreffend), den Steuerfreibetrag für Kinder, den Status als Haushaltsvorstand oder jede andere Art von Steuerfreibetrag, für die Sie sich qualifizieren könnten, berücksichtigen.
Als unabhängiger Unternehmer ist es auch wahrscheinlich, dass Sie einzelne Abzüge haben, aber dieser Steuerschätzer wird Ihnen trotzdem helfen, eine Vorstellung davon zu bekommen, was Sie beiseite legen müssen, damit Sie nicht von Ihrem Gesamtsteuerbetrag überrascht werden.
Gibt es eine Frist für 1099s?
Ja, Unternehmen müssen 1099s an alle Auftragnehmer bis zum 31. Januar senden (die gleiche Frist für das Versenden von W-2s). Unternehmen müssen diese 1099s bis Ende Februar einreichen, wenn sie sie auf Papier einreichen, oder bis zum 31. März, wenn sie sie elektronisch einreichen.
Was ist die Strafe für das Versäumen der Frist?
Die Strafe für das Versäumen der Frist reicht von $30-$100 pro Formular mit einer maximalen Geldstrafe von $500.000 pro Jahr. Wenn ein Unternehmen die Anforderung, eine korrekte Erklärung abzugeben, komplett missachtet, kann es mit einer Strafe von $250 pro Formular getroffen werden, wobei es kein Maximum gibt.
So, wie bereite ich die 1099s vor?
Hier sind sechs einfache Schritte, die Ihnen helfen, Ihre 1099s vorzubereiten und dabei die IRS-Richtlinien und Einreichungsanforderungen einzuhalten.
Prüfen Sie Ihre Arbeit
Bevor Sie mit dem 1099-Prozess beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie alle korrekten Informationen zu Ihren Auftragnehmern und Verkäufern haben. Sie sollten bereits ein ausgefülltes Formular W-9 für jeden Lieferanten haben, das dessen Namen, Adresse und Sozialversicherungsnummer (SSN) oder Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) enthält. Das W-9 enthält auch den Status der Steuererklärung, so dass Sie prüfen können, ob Sie eine 1099 für diesen Lieferanten ausstellen müssen.
Es ist eine gute Idee, mit jedem Auftragnehmer zu überprüfen, ob sich irgendwelche Informationen geändert haben, bevor Sie den 1099-Prozess starten. Wenn der Auftragnehmer kein W-9 vorgelegt oder bestimmte Informationen ausgelassen hat, können Sie laut IRS 28 % des Lohns des Auftragnehmers einbehalten und diesen direkt an den IRS senden.
Erhalten Sie Ihre 1099s
Wenn Sie genaue Informationen haben, mit denen Sie arbeiten können, ist es an der Zeit, Ihre 1099s zu erhalten. Sie können kein heruntergeladenes Formular 1099-MISC oder ein Muster vom IRS verwenden. Wenn Sie auf Papier einreichen, müssen Sie spezielle Formulare verwenden, die von dem IRS-Scanner gelesen werden können, der für die Verarbeitung aller 1099s verwendet wird. Sie können diese Formulare bei der IRS bestellen, indem Sie 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) anrufen oder auf deren Website gehen.
Es gibt auch alternative Quellen, um diese Formulare zu erhalten. Sie können sie in einigen Büroartikelläden bestellen, oder Sie können Finanzsoftware wie QuickBooks verwenden, um 1099s online zu erstellen, zu verteilen und elektronisch abzulegen. Sie können auch vorgedruckte 1099-Formulare kaufen, mit denen Sie alle Informationen aus QuickBooks direkt in die entsprechenden Abschnitte des 1099-Formulars drucken können.
Füllen Sie die Formulare aus
Wenn Sie die Informationen Ihrer Auftragnehmer und die Formulare zur Hand haben, ist es an der Zeit, sie auszufüllen. Beginnen Sie mit Ihrer Bundessteuer-ID-Nummer, die Ihre SSN oder EIN sein könnte. Fügen Sie dann die Informationen des Auftragnehmers hinzu, die dessen SSN oder EIN enthalten.
Jedes 1099 sollte auch den an den Auftragnehmer gezahlten Geldbetrag enthalten, der in Feld 7 unter dem Titel „Nichtangestellte Vergütung“ eingetragen wird. Wenn Sie irgendwelche Gehälter vom Auftragnehmer einbehalten haben (z. B. wenn Sie die oben erwähnte „Sicherungseinbehaltung“ vornehmen mussten), müssen Sie auch Feld 4 oder 11 in Bezug auf die von Ihnen einbehaltene Bundes- oder Staatseinkommenssteuer ausfüllen.
Schließlich müssen Sie bestätigen, dass ihre Steuerzahler-ID korrekt ist. (Dies ist in der Regel ihre Sozialversicherungsnummer.). Wiederholen Sie dies für jeden Auftragnehmer, mit dem Sie gearbeitet haben. Die Integration des 1099-Prozesses in Ihre bestehende Finanzsoftware bedeutet, dass diese Informationen automatisch generiert und für Sie eingegeben werden, was Ihnen Zeit spart und das Potenzial für menschliche Fehler reduziert.
Versenden Sie die Formulare
Der nächste Teil des Prozesses ist der Versand der Formulare. Sie müssen jede 1099 Kopie B bis spätestens zum 1. Februar an den Auftragnehmer schicken oder übergeben. Die Nichteinhaltung dieser Frist kann zu den oben erwähnten IRS-Strafgebühren führen. Es ist wichtig, dass diese Formulare rechtzeitig an die Auftragnehmer geschickt werden, da sie sie für die Steuerzahlungen, die Meldung des Gesamtbetrags der Einnahmen und letztendlich für die Einreichung des Formulars 1099-MISC benötigen.
Formular 1096 an den IRS senden
Das IRS-Formular 1096 fasst die Summen aus Ihren Steuererklärungen zusammen – in diesem Fall aus Ihren 1099s. Wenn Sie die Steuererklärung per Post einreichen, müssen Sie das Formular 1096 und die Kopie A jedes Formulars 1099 bis zum 29. Februar an den IRS schicken. Wenn Sie elektronisch einreichen, müssen die Formulare bis zum 31. März versendet werden.
Bewahren Sie Ihre Einreichung auf
Sichern Sie sich, dass Sie die Kopie C für Ihre eigenen Unterlagen aufbewahren, für den Fall, dass es Fragen zu den Informationen gibt, die Sie dem IRS zur Verfügung gestellt haben.
Steuersaison mit Auftragnehmern zum Kinderspiel machen
Die Vorbereitung und Einreichung von 1099s kann sehr mühsam und zeitraubend sein. Es mag zwar einfach erscheinen, aber wenn Sie eine Reihe von Auftragnehmern beschäftigen, kann der Prozess schnell zu einem Kopfschmerz werden.
Nutzen Sie diesen Artikel als Leitfaden für den Prozess, aber wenn Sie überfordert sind, sollten Sie sich anderweitig Hilfe suchen. Online-Gehaltsabrechnungssoftware wie QuickBooks Payroll kann helfen, den Prozess zu automatisieren und Ihnen etwas Zeit und Frustration zu ersparen, und ein Buchhalter oder Steuerberater kann ebenfalls helfen, den Prozess zu verwalten.