Guinguette Marais Poitevin

Was ist eine Kontenabstimmung?

Die Kontenabstimmung ist ein Buchhaltungsprozess, der verwendet wird, um sicherzustellen, dass die Transaktionen in den Finanzunterlagen eines Unternehmens mit den Berichten von unabhängigen Dritten übereinstimmen. Die Abstimmung bestätigt, dass die aufgezeichnete Summe, die ein Konto verlässt, mit dem Betrag übereinstimmt, der ausgegeben wurde, und dass die beiden Konten am Ende des Berichtszeitraums ausgeglichen sind.

Die Abstimmung wird von Buchhaltern verwendetGehaltsleitfaden für BuchhalterIn diesem Gehaltsleitfaden für Buchhalter geben wir Ihnen die mittleren Gehaltszahlen für diejenigen, die sowohl im öffentlichen als auch im privaten Rechnungswesen beschäftigt sind. Buchhalter sind für die Prüfung von Jahresabschlüssen verantwortlich, um die Genauigkeit und die Einhaltung bestehender Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten, und erledigen steuerliche Aufgaben, wie z.B. die Berechnung des Unterschieds zwischen zwei Finanzunterlagen, wie z.B. dem Kontoauszug und dem Kassenbuch, zu erklären. Unerklärliche Differenzen zwischen den beiden Aufzeichnungen können Anzeichen für finanzielle Veruntreuung oder Diebstahl sein.

Die Kontenabstimmung ist für Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten notwendig, da ihre Salden jedes Jahr vorgetragen werden. Bei der Abstimmung sollten Sie die in einem internen Aufzeichnungskonto erfassten Transaktionen mit einem externen Monatsauszug von Quellen wie Banken und Kreditkartenunternehmen vergleichen. Die Salden zwischen den beiden Aufzeichnungen müssen übereinstimmen, und etwaige Diskrepanzen sollten in der Kontoabstimmung erklärt werden.

Zwei Wege, ein Konto abzustimmen

Im Folgenden werden die zwei Hauptmethoden der Abstimmung eines Kontos beschrieben:

1. Dokumentationsprüfung

Die Dokumentationsprüfung ist die am häufigsten verwendete Methode zur Kontenabstimmung. Sie beinhaltet das Aufrufen der Kontodetails in den Auszügen und die Überprüfung der Angemessenheit jeder Transaktion. Mit der Dokumentationsmethode wird festgestellt, ob der auf dem Konto erfasste Betrag mit dem tatsächlich vom Unternehmen ausgegebenen Betrag übereinstimmt.

Ein Unternehmen führt beispielsweise Aufzeichnungen über alle Belege für getätigte Einkäufe, um sicherzustellen, dass das angefallene Geld an die richtigen Stellen fließt. Bei einem Abgleich am Monatsende stellt der Buchhalter fest, dass dem Unternehmen zehnmal eine Transaktion in Rechnung gestellt wurde, die nicht im Kassenbuch stand. Der Buchhalter kontaktierte die Bank, um Informationen über die mysteriöse Transaktion zu erhalten.

Die Bank entdeckte, dass es sich bei der mysteriösen Transaktion um einen Bankfehler handelte, und erstattete dem Unternehmen daher die falschen Abzüge. Die Behebung des Bankfehlers bringt den Kontoauszugssaldo und den Kassenbuchsaldo in Übereinstimmung.

Analytische Überprüfung

Die analytische Überprüfungsmethode gleicht die Konten unter Verwendung von Schätzungen der historischen Kontobewegungsebene ab. Dabei wird der tatsächliche Betrag geschätzt, der sich auf dem Konto befinden sollte, basierend auf den früheren Kontobewegungsniveaus oder anderen Metriken. Das Verfahren wird verwendet, um herauszufinden, ob die Diskrepanz auf einen Bilanzfehler oder Diebstahl zurückzuführen ist.

Ein Unternehmen kann beispielsweise den Betrag der erwarteten Forderungsausfälle auf dem Forderungskonto schätzen, um zu sehen, ob er nahe am Saldo der Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen liegt.

Die Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen ist ein Gegenkonto, das mit den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verbunden ist und dazu dient, den wahren Wert der Forderungen widerzuspiegeln. Der Betrag stellt den Wert der Forderungen dar, für die ein Unternehmen keinen Zahlungseingang erwartet. Die erwarteten Forderungsausfälle werden auf der Grundlage der historischen Aktivitätsniveaus der Wertberichtigung geschätzt.

Wie die Kontenabstimmung funktioniert (Abstimmungsprozess)

Die meisten Unternehmen verwenden eine Buchhaltungssoftware.

Die Buchhaltungssoftware bietet Unternehmen vom Einzelunternehmer bis hin zu kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) eine kostengünstige Möglichkeit, Transaktionen zu erfassen und auftretende Differenzen zwischen Kontoauszug und Kassenbuch abzustimmen. Der Abgleich kann jedoch menschliches Eingreifen erfordern, um Transaktionen zu erfassen, die möglicherweise falsch eingegeben wurden, ausgelassen wurden oder auf Fehler der Bank zurückzuführen sind. Hier ist der schrittweise Prozess der Durchführung einer Kontoabstimmung:

1. Vergleichen Sie den Kassenbuchauszug mit dem Kontoauszug.

Vergleichen Sie alle im Kassenbuch erfassten Transaktionen mit ähnlichen Transaktionen, die auf dem Kontoauszug erscheinen. Machen Sie eine Liste aller Transaktionen im Kontoauszug, die nicht belegt sind, d.h. nicht durch einen Beleg wie z.B. einen Zahlungseingang belegt sind.

2. Notieren Sie alle im Kassenbuch erfassten Zahlungen, die nicht als Zahlungen im Kontoauszug erscheinen.

Die Transaktionen können Geldautomatentransaktionen und Schecks umfassen. Die Transaktionen sollten vom Kontoauszugssaldo abgezogen werden. Außerdem sollten Transaktionen, die auf dem Kontoauszug erscheinen, aber im Kassenbuch fehlen, vermerkt werden. Einige der betroffenen Transaktionen können Geldautomatengebühren, Scheckdruckgebühren, Überziehungen, nicht eingelöste Schecks usw. sein.

3. Prüfen Sie sowohl das Kassenbuch als auch den Kontoauszug auf Transaktionen, die in beiden Datensätzen erscheinen.

Finden Sie direkte Einzahlungen und Kontogutschriften, die im Kassenbuch, aber nicht im Kontoauszug erscheinen, und addieren Sie sie zum Kontoauszugssaldo. Ähnlich verhält es sich mit Einzahlungen, die im Kontoauszug, aber nicht im Kassenbuch erscheinen.

4. Prüfen Sie den Kontoauszug auf Fehler.

Ein Bankfehler ist eine falsche Belastung oder Gutschrift auf dem Kontoauszug eines Schecks oder einer Einzahlung, die auf dem falschen Konto erfasst wurde. Bankfehler kommen selten vor, aber das Unternehmen sollte sich sofort mit der Bank in Verbindung setzen, um die Fehler zu melden. Die Korrektur wird im zukünftigen Kontoauszug erscheinen, aber eine Anpassung ist in der Bankabstimmung der aktuellen Periode erforderlich, um die Diskrepanz auszugleichen.

5. Stellen Sie sicher, dass die Salden gleich sind.

Nachdem Sie alle Unterschiede zwischen dem Kontoauszug und dem Kassenbuch nachgewiesen haben, sollten die Salden in beiden Aufzeichnungen gleich sein. Sie sollten eine Bankabstimmung vorbereiten, die den Unterschied zwischen den internen Aufzeichnungen des Unternehmens und dem Bankkonto erklärt.

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