Se si assumono fornitori, appaltatori indipendenti, freelance, o lavoratori gig e pagato loro più di $ 600 in pagamenti relativi al business, allora avrete bisogno di preparare ed emettere un IRS Form 1099-MISC in modo che possano presentare una dichiarazione dei redditi. Mentre può sembrare una procedura complicata per emettere questi 1099, può essere abbastanza semplice con i giusti strumenti e processi in atto.
Prima di conquistare il processo, prendiamoci cura delle basi.
Cos’è un modulo 1099-MISC?
Il modulo IRS 1099-MISC riassume il reddito da tutti i compensi dei non dipendenti. Questo è un ritorno di informazioni che è archiviato con l’IRS in modo che l’IRS possa abbinare i pagamenti dei venditori con il reddito che riportano sulle loro dichiarazioni dei redditi. (Essenzialmente, sta dicendo all’IRS cosa hai pagato ai contraenti durante l’anno, e cosa i contraenti dovranno pure.)
Il 1099-MISC è ciò che i contraenti indipendenti, le piccole imprese, e qualsiasi entità che non è una S o una C-level corporation usano per riportare accuratamente il loro reddito e determinare ciò che dovranno. Devi inviare un modulo 1099-MISC a tutti i fornitori che hai assunto e pagato più di 600 dollari durante l’anno. Questo include qualsiasi partnerships o LLCs che potresti aver contrattato.
In cima alla compensazione dei non dipendenti, avrai probabilmente bisogno di presentare un 1099 per i tuoi pagamenti di affitto, a meno che tu non affitti da un manager di proprietà. Qualsiasi affitto pagato a un’azienda deve essere annotato in un modulo 1099.
Ci sono alcune eccezioni a queste regole: Non devi inviare 1099 alla maggior parte delle società (nota: devi inviare 1099 a tutti gli avvocati che hai assunto, anche se sono incorporati), gestori di proprietà per l’affitto, venditori di merci, ecc.
Il modulo 1099-MISC non deve essere confuso con il modulo 1099-K, che è richiesto per segnalare reti di terze parti o fornitori che elaborano pagamenti. Il modulo 1099-K è usato per registrare i pagamenti processati attraverso queste società di pagamento con carta di credito, documentando anche le spese sostenute.
Un appaltatore indipendente e chiunque impieghi appaltatori indipendenti dovrà avere un modulo 1099-MISC per riportare i pagamenti lordi ricevuti durante l’anno solare, e un 1099-K per riportare qualsiasi pagamento effettuato attraverso società di pagamento con carta di credito. Se i vostri dipendenti sono tutti pagati tramite assegno o qualsiasi altro metodo non basato su carta di credito, non dovete preoccuparvi del modulo 1099-K.
Cos’è un appaltatore indipendente?
Gli appaltatori indipendenti sono lavoratori temporanei che forniscono beni o servizi a un’altra azienda secondo termini specifici delineati in un contratto, come un accordo di appaltatore indipendente. Possono essere lavoratori individuali, aziende o società.
Gli appaltatori indipendenti sono lavoratori autonomi e tipicamente compensati sulla base di un progetto, e i loro datori di lavoro non sono responsabili di trattenere le tasse dalla loro paga.
Invece di ricevere un modulo W-2 come i lavoratori tradizionali, gli appaltatori indipendenti devono riportare le informazioni sul reddito di lavoro autonomo che ricevono da un modulo 1099. Questo rende anche uno Schedule C parte del loro processo di deposito.
Perché i datori di lavoro non devono trattenere le tasse federali sul reddito, le tasse statali, le tasse di disoccupazione, la sicurezza sociale o le tasse Medicare per gli appaltatori indipendenti, può essere significativamente più economico assumere un libero professionista piuttosto che un dipendente a tempo pieno.
Ma queste restrizioni fiscali rendono vitale per le aziende classificare correttamente i loro lavoratori come appaltatori o dipendenti. Un’errata classificazione può portare a multe e sanzioni salate da parte dell’IRS. Per determinare se il tuo lavoratore è un appaltatore indipendente o un dipendente tradizionale, guarda il nostro calcolatore 1099 vs. W-2.
Ci sono vantaggi per l’appaltatore indipendente?
Come datore di lavoro, i vantaggi di un appaltatore indipendente sono abbastanza evidenti: sono flessibili, più economici di un dipendente W-2, e ideali per progetti a breve termine o una tantum. La mancanza di qualsiasi tassa sull’occupazione li rende particolarmente attraenti per i proprietari di piccole imprese. Ma ci sono dei vantaggi per l’appaltatore indipendente in questo rapporto? Sì e no.
Svantaggi per l’appaltatore indipendente
Un grande svantaggio per un appaltatore indipendente è che sono tecnicamente la loro attività, e di conseguenza, devono pagare l’imposta sul lavoro autonomo in cima a tutte le altre tasse che i datori di lavoro tipicamente pagano.
L’altro grande e più ovvio svantaggio è che un appaltatore indipendente deve capire i propri pagamenti fiscali stimati. Questo può essere un po’ complicato, ma non è impossibile se le finanze sono attentamente monitorate.
Perché gli appaltatori indipendenti
Un appaltatore indipendente avrà un reddito maggiore di una controparte W-2 ugualmente pagata. Questo è dovuto al fatto che non vengono tolte le tasse, ovviamente. Questo li rende liberi di investire in modo più aggressivo con i loro fondi, se si sentono così inclini. In alcuni casi, gli appaltatori indipendenti possono essere alla ricerca di lanciare la propria piccola impresa, rendendo questo contante rapido attraente.
Mentre gli appaltatori indipendenti sono trattati come proprietari di imprese e devono pagare l’imposta di lavoro autonomo, questo stesso status di imprenditore unico significa che molte cose possono essere scritte come spese aziendali. Questo include cose come le attrezzature acquistate per il lavoro, le utenze utilizzate per il lavoro, e anche il trasporto richiesto. Questo rende la raccolta delle ricevute di fine anno un po’ un casino, però.
Perché l’assicurazione sanitaria non è un beneficio generalmente offerto agli appaltatori indipendenti da un datore di lavoro, sono anche più propensi a comprare l’assicurazione sul mercato. Mentre questa opzione è disponibile anche per i lavoratori W-2, la tentazione di prendere l’assicurazione aziendale spesso vince, il che significa che possono perdere dei pagamenti potenzialmente minori per l’assistenza sanitaria.
Infine, ma certamente non meno importante, un altro enorme vantaggio, nonostante la necessità di prestare molta attenzione ai dettagli durante l’anno fiscale e soddisfare numerosi requisiti di segnalazione: la libertà. Ogni anno in cui un appaltatore indipendente riceve 1099 è un altro anno in cui è stato libero di perseguire entrate varie da altri punti vendita, costruire il proprio marchio personale e viaggiare per gli Stati Uniti e oltre in molti casi.
A tutti gli appaltatori indipendenti là fuori: Non lasciate che la stagione delle tasse vi prenda alla sprovvista. Usate il nostro calcolatore gratuito dell’imposta sul lavoro autonomo per assicurarvi di essere pronti. Questo scomporrà la vostra tassa Medicare e la tassa di sicurezza sociale, e vi aiuterà a risparmiare per la vostra responsabilità fiscale complessiva. Avrai ancora bisogno di considerare il tuo stato di archiviazione, l’archiviazione sposata se applicabile, il credito d’imposta per i figli, lo stato di capo famiglia, o qualsiasi altro tipo di credito d’imposta di cui potresti avere diritto.
Come appaltatore indipendente è anche probabile che tu abbia deduzioni dettagliate, ma questo stimatore fiscale ti aiuterà comunque ad avere un’idea di cosa mettere da parte in modo da non essere sorpreso dal tuo importo totale delle tasse.
C’è una scadenza per i 1099?
Sì, le aziende devono inviare i 1099 a tutti gli appaltatori entro il 31 gennaio (la stessa scadenza per l’invio dei W-2). Le aziende devono archiviare quei 1099 entro la fine di febbraio se l’archiviazione è cartacea o entro il 31 marzo se l’archiviazione è elettronica.
Qual è la pena per la mancata scadenza?
La pena per la mancata scadenza varia da $30-$100 per modulo con una multa massima di $500.000 all’anno. Se un’azienda ignora completamente il requisito di fornire una dichiarazione corretta, potrebbe essere colpita con una sanzione di $250 per modulo senza un massimo.
Come posso preparare i 1099?
Qui ci sono sei semplici passi per aiutarti a preparare i tuoi 1099 aderendo alle linee guida dell’IRS e ai requisiti di archiviazione.
Controlla il tuo lavoro
Prima di iniziare il processo 1099, assicurati di avere tutte le informazioni corrette sui tuoi appaltatori e fornitori. Dovresti già avere un modulo W-9 compilato per ogni venditore, che include il loro nome, indirizzo e numero di sicurezza sociale (SSN) o numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). Il W-9 includerà anche il loro stato fiscale, in modo da poter controllare se è necessario emettere un 1099 per quel fornitore.
È una buona idea controllare con ogni appaltatore per vedere se qualsiasi informazione è cambiata prima di iniziare il processo 1099. Se l’appaltatore non ha fornito un W-9 o ha omesso informazioni specifiche, l’IRS dice che si può trattenere il 28% della paga dell’appaltatore e inviarlo direttamente all’IRS.
Ricevi i tuoi 1099
Una volta che hai informazioni accurate con cui lavorare, è il momento di ottenere i tuoi 1099. Non puoi usare un modulo 1099-MISC scaricato o un campione dall’IRS. Se stai archiviando su carta, ti è richiesto di usare moduli specifici che sono leggibili dallo scanner IRS usato per elaborare tutti i 1099. Puoi ordinare questi moduli dall’IRS chiamando 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) o andando sul loro sito web.
Ci sono anche fonti alternative per ottenere questi moduli. Puoi ordinarli da alcuni negozi di forniture per ufficio, o puoi usare un software finanziario come QuickBooks per creare, distribuire e archiviare online i 1099. Puoi anche comprare moduli 1099 prestampati che ti permettono di stampare tutte le informazioni da QuickBooks direttamente nelle sezioni corrispondenti del modulo 1099.
Compilare i moduli
Con le informazioni dei tuoi appaltatori e i moduli a portata di mano, è ora di iniziare a riempirli. Iniziate con il vostro codice fiscale federale, che potrebbe essere il vostro SSN o EIN. Poi aggiungete le informazioni dell’appaltatore, che includono il loro SSN o EIN.
Ogni 1099 dovrebbe anche includere l’ammontare di denaro pagato all’appaltatore, che è inserito nella casella 7 sotto il titolo “Compenso per i non dipendenti”. Se avete trattenuto qualsiasi paga dall’appaltatore (ad esempio se avete dovuto fornire il suddetto “backup withholding”), dovrete anche compilare la casella 4 o 11 in relazione a qualsiasi imposta sul reddito federale o statale che avete trattenuto.
Infine, confermate che il loro ID contribuente è accurato. (Questo è tipicamente il loro numero di previdenza sociale). Ripeti questo per ogni appaltatore con cui hai lavorato. Integrare il processo 1099 con il tuo software finanziario esistente significa che queste informazioni sono generate e inserite automaticamente per te, risparmiando tempo e riducendo ogni potenziale errore umano.
Invia i moduli
La prossima parte del processo è l’invio dei moduli. Devi spedire o consegnare ogni 1099 copia B all’appaltatore non più tardi del 1 febbraio. Il mancato rispetto di questa scadenza può portare alle penalità dell’IRS menzionate sopra. È essenziale che questi moduli siano spediti agli appaltatori in tempo, perché ne hanno bisogno per fare i pagamenti delle tasse, riportare l’importo totale guadagnato, e infine depositare il modulo 1099-MISC.
Mail form 1096 to the IRS
IRS Form 1096 riassume i totali dalle tue dichiarazioni – in questo caso, dai tuoi 1099. Se archiviate per posta ordinaria, dovete spedire il modulo 1096 e la copia A di ogni modulo 1099 all’IRS non più tardi del 29 febbraio. Se stai archiviando elettronicamente, i moduli devono essere inviati entro la scadenza del 31 marzo.
Tieni un registro dei tuoi archivi
Assicurati di conservare la copia C per i tuoi archivi nel caso ci siano domande riguardanti le informazioni fornite all’IRS.
Rendere la stagione delle tasse con gli appaltatori un gioco da ragazzi
Preparare e archiviare i 1099 può essere molto noioso e richiedere molto tempo. Anche se può sembrare semplice, se si impiega un certo numero di appaltatori, il processo può diventare rapidamente un mal di testa.
Utilizza questo articolo come una guida per il processo, ma se ti senti sopraffatto, dovresti cercare aiuto altrove. Un software di libro paga online come QuickBooks Payroll può aiutare ad automatizzare il processo e a risparmiare tempo e frustrazione, e anche un commercialista o un preparatore fiscale può aiutare a gestire il processo.