Początek pierwszej pracy może być przytłaczający i onieśmielający. Chcesz się sprawdzić, wykonać dobrą pracę i pozostać na szczycie – co możesz osiągnąć dzięki opanowaniu sztuki organizacji.
Już od samego początku będziesz chciał poznać porady i narzędzia, które pozwolą Ci się zorganizować. Utrzymując swoje biurko, zadania i e-maile zorganizowane, będziesz na dobrej drodze do osiągnięcia sukcesu w pracy – bez rwania włosów z głowy. (Click to Tweet!)
Stwórz rutynę
W pierwszym dniu pracy, zacznij system organizacyjny. Zanim otrzymasz znaczące obciążenie pracą, będziesz miał ustaloną rutynę, aby utrzymać cię na torze. Użyj aplikacji takiej jak Evernote, do której możesz mieć dostęp na swoim komputerze i urządzeniu mobilnym, aby śledzić informacje, listy, zadania i inne. Zapytaj pracowników, którzy wykonują podobną pracę, jakie są ich metody organizacyjne i jakich porad mogą udzielić.
Jeśli Twoja firma korzysta z określonego oprogramowania, dostosuj się do jego różnych zastosowań i właściwości organizacyjnych. Na przykład pracownicy budowlani, którzy nie korzystają z normalnych technik organizacji biura, powinni zapoznać się z oprogramowaniem specyficznym dla ich branży.
Właściwie korzystaj z kalendarza poczty elektronicznej
Wspaniałym sposobem na utrzymanie się na szczycie spotkań, terminów i zadań jest korzystanie z istniejącego kalendarza na koncie poczty elektronicznej. Niezależnie od tego, czy wybierzesz swój służbowy kalendarz e-mail, czy konto Gmail, warto zaznaczać w nim wszystkie wydarzenia. Ponieważ będziesz stale korzystać z poczty e-mail, będziesz mieć łatwy i spójny dostęp do tego kalendarza.
Możesz również użyć kalendarza do dodania alertów, szczególnie w przypadku powtarzających się wydarzeń. Jeśli masz cotygodniowe spotkanie, skonfiguruj swój kalendarz tak, aby automatycznie Ci o nim przypominał. Podobnie, możesz użyć kalendarza w pracy, aby zaprosić i ustawić spotkania ze współpracownikami.
Mieć centralną listę rzeczy do zrobienia
Możesz preferować zapisywanie zadań na papierze lub używać stron internetowych zaprojektowanych, aby utrzymać cię na tropie, takich jak Basecamp. Basecamp pozwala ci zobaczyć wszystkie twoje zadania, aktualizować ich status i skreślać je po zakończeniu.
Organizuj swoją listę rzeczy do zrobienia, tworząc system kodowania kolorami, aby odróżnić poziom priorytetu lub powiązane tematy. Jeśli prowadzisz swoją listę rzeczy do zrobienia w formie elektronicznej, skreślaj pozycje zamiast je usuwać. W ten sposób nadal będziesz mógł śledzić ukończone zadania i czuć się spełniony.
Nie porzucaj piłki na poczcie elektronicznej
W miarę rozwoju Twojego stanowiska, zaczniesz otrzymywać niezliczoną ilość e-maili każdego dnia. Nauczenie się na wczesnym etapie, jak nadawać im priorytety i organizować je, przyniesie Ci wiele korzyści w trakcie całej kariery.
Większość dostawców poczty elektronicznej posiada zakładki i filtry, które pozwalają organizować wiadomości w kategorie, w tym możliwość „oznaczania” wiadomości jako ważne. To również pomoże Ci szybko rozszyfrować, które e-maile mają pierwszeństwo, chociaż generalnie powinieneś odpowiedzieć na każdy e-mail tak szybko, jak to możliwe.
Znajdź system, który najlepiej działa dla Ciebie i dla realizacji Twoich zadań. Możesz również zainwestować w aplikację do organizacji poczty elektronicznej. Yahoo! Voices sugeruje Thunderbird, aplikację zaprojektowaną, aby utrzymać wszystkie Twoje konta e-mail w jednym miejscu, zapewniając jednocześnie narzędzia organizacyjne.
Spraw, aby Twoje miejsce pracy pracowało dla Ciebie
Większość dnia spędzisz w swoim biurze, samochodzie lub gdziekolwiek indziej. Pamiętaj, aby to miejsce było czyste i zorganizowane. Jeśli przede wszystkim pracujesz przy biurku, ważne jest dla Twojej organizacji i zdrowia, aby nie wymknęło się ono spod kontroli. W rzeczywistości, bałagan na biurku może być niebezpieczny.
Utrzymanie fizycznej przestrzeni w czystości i zorganizowanie wirtualnej przestrzeni roboczej pomoże Ci zachować koncentrację i koncentrację na zadaniu w pracy. Jedynym sposobem, aby utrzymać się na szczycie wszystkich swoich zadań przy jednoczesnym dostarczaniu wysokiej jakości pracy, jest nauczenie się ustalania priorytetów zadań przy zachowaniu ekstremalnej organizacji. Korzystając z tych wskazówek, przekonasz się, że organizacja nie jest tak śmiałym wyczynem, jak kiedyś.
Alicia Lawrence jest koordynatorem ds. treści w WebpageFX, a w wolnym czasie bloguje w MarCom Land. Jej prace zostały opublikowane przez Association for Business Communication, Yahoo! Small Business i Spin Sucks.