3 korzyści z używania faktury pro forma
Choć niektórzy właściciele firm mogą uznać tworzenie i wysyłanie faktury pro forma za zbędne, istnieją pewne korzyści z używania tego typu faktur.
Dostarczają one istotnych szczegółów przed dostawą
Faktura pro forma dostarcza klientom wiele szczegółów, które znajdą się na fakturze końcowej, w tym podział wszystkich zamówionych pozycji i ich koszt. Należy również uwzględnić wszystkie istotne warunki sprzedaży.
Nie będziesz musiał dodawać ostatecznych warunków, takich jak termin płatności lub numer faktury, dopóki nie zostanie utworzona faktura końcowa. Ponadto, faktury pro forma mogą być używane do powiadamiania klientów o oczekiwanych terminach dostawy.
Pewność poziomu zaangażowania zarówno kupującego, jak i sprzedającego
Faktura pro forma, choć niewiążąca, wskazuje nieformalny poziom zaangażowania zarówno kupującego, jak i sprzedającego. Faktura pro forma może również służyć jako wycena lub zlecenie zakupu dla Twojego klienta, co w wielu przypadkach może być koniecznością, aby sprzedaż została zatwierdzona, a faktura zapłacona.
Może służyć jako narzędzie negocjacyjne
Ponieważ faktura pro forma zawiera wszystkie istotne informacje dotyczące sprzedaży, daje również możliwość wprowadzenia zmian zarówno kupującemu, jak i sprzedającemu. Chociaż może się to okazać bardziej korzystne dla klienta, może to również pomóc w budowaniu lojalności klienta w dłuższej perspektywie.
Przykład faktury pro forma
Faktura pro forma będzie miała prawie wszystkie te same szczegóły, które ma zwykła faktura, z wyjątkiem numeru faktury. Faktury pro forma mogą również zawierać informacje o wysyłce, aby upewnić się, że przesyłka może bezproblemowo przejść odprawę celną (oprogramowanie do fakturowania może w tym pomóc).
Faktura pro forma jest przydatna w przypadku przesyłek zagranicznych, ponieważ zawiera szczegóły dotyczące przedmiotów i powodu eksportu. Źródło: Templatedocs.net.
Zauważ, że faktura pro forma nie jest uważana za rachunek pro forma, nie oferuje warunków pro forma ani opcji płatności pro forma, ponieważ jest przeznaczona wyłącznie do celów informacyjnych. Tylko zwykła faktura powinna zawierać te elementy.
Innym przypadkiem, w którym faktura pro forma może się przydać, jest sprzedaż towarów klientom w komis. Poniższy przykład ilustruje, w jaki sposób faktura pro forma może być wykorzystana do sprzedaży konsygnacyjnej.
Faktura pro forma jest często wykorzystywana, gdy towary są wysyłane w konsygnacji. Źródło: benchaccounting.com.
Po sfinalizowaniu numerów konsygnacyjnych, zwykła faktura zostanie wysłana w celu zapłaty za wszystkie sprzedane towary.
Kiedy powinieneś użyć faktury pro forma zamiast zwykłej faktury
Faktura pro forma nigdy nie zastępuje zwykłej faktury, ale jest używana jako dodatek do zwykłej faktury. Faktura pro forma nie jest wymagana w przypadku każdej sprzedaży, ale może być pomocna w pewnych okolicznościach.
Jeśli wymagany jest tymczasowy rachunek sprzedaży
Faktura pro forma zapewnia Twoim klientom szczegółowy rachunek sprzedaży przed jej sfinalizowaniem. Ta informacja może być cenna, a czasem nawet niezbędna dla Twoich klientów.
Na przykład, jeśli sprzedajesz towar agencji rządowej, faktura pro forma dostarczy jej szczegółów sprzedaży, które są potrzebne do zatwierdzenia ostatecznej sprzedaży. Faktura pro forma daje również Twojemu klientowi ostateczny wgląd w warunki sprzedaży, w tym ceny i warunki płatności, zapewniając możliwość wprowadzenia zmian w ostatniej chwili lub korekty zamówienia.
Dla celów wysyłki międzynarodowej
Jednym z najbardziej korzystnych zastosowań faktury pro forma jest wysyłka międzynarodowa. Ponieważ faktura pro forma zawiera wszystkie szczegóły potrzebne do przyspieszenia odprawy celnej, wiele firm korzysta z tych faktur przy wysyłkach międzynarodowych. Dzięki temu klienci otrzymują standardową fakturę, gdy produkt został już odebrany.
Przy sprzedaży konsygnacyjnej
Sprzedaż konsygnacyjna jest zawsze trudnym biznesem, ponieważ możesz wystawić fakturę tylko na produkty, które zostały już sprzedane. Wtedy właśnie przydaje się faktura pro forma. Faktura pro forma pozwala na wysłanie klientowi faktury wstępnej z wyszczególnieniem wysłanych przedmiotów, a następnie na wystawienie regularnej faktury, gdy przedmioty zostaną sprzedane.
Faktury pro forma mogą być przydatne
Nie wszystkie firmy muszą korzystać z faktur pro forma. Na przykład, jeśli świadczysz usługi sprzątania dla swoich klientów, prawdopodobnie ani Ty, ani Twój księgowy nigdy nie będziecie musieli przygotowywać faktury pro forma dla swoich klientów.
Jednakże dla tych, którzy sprzedają za granicę, w komis lub firmom, które wymagają bardziej formalnej umowy przed sfinalizowaniem sprzedaży, wiedza o tym, jak stworzyć fakturę pro forma jest niezbędna.