W miarę rozwoju Twojej małej firmy lub organizacji, istnieje duże prawdopodobieństwo, że będziesz musiał pisać wiele krótkich i bezpośrednich komunikatów do swoich pracowników, co oznacza, że musisz znać format notatki służbowej.
Memorandum jest jedną z najbardziej powszechnych form komunikacji biznesowej. Chociaż istnieje wiele rodzajów formatów listów biznesowych, format notatki to zupełnie inne zwierzę. Pozdrowienie i podpis nie są już potrzebne, ponieważ chodzi o to, aby przekazać potrzebne informacje lub wezwanie do działania tak szybko i skutecznie, jak to możliwe.
Dobrze napisany list biznesowy składa się z siedmiu podstawowych części, które w razie potrzeby mogą zawierać linię załączników. Format notatki jest znacznie prostszy. U góry piszemy „Memo” lub „Memorandum”, a następnie wiersz Do, wiersz Od, wiersz Data, wiersz Temat, a następnie właściwą treść wiadomości.
Tradycyjnie drukuje się memo i rozsyła do odpowiednich osób w małej firmie. Dzisiaj, nawet jeśli zdecydujesz się wysłać notatkę jako wiadomość e-mail, skorzystanie z niektórych wskazówek zawartych w tym artykule pozwoli ci przekazać ważne informacje współpracownikom w sposób, który pokaże twój profesjonalizm i wiedzę na temat komunikacji biznesowej.
Jak napisać notatkę?
Tak jak istnieje wiele niuansów i zasad dotyczących pisania listów biznesowych, istnieją wytyczne, których należy przestrzegać przy pisaniu notatek.
Najlepiej jest pisać w sposób bardzo zwięzły, w punkt, tonem biznesowym. Notatki są często używane do wewnętrznej komunikacji w firmie. Nie chcesz marnować czasu swoich kolegów na uprzejmości lub nadmierną konwersacyjność. Unikaj używania emocjonalnego języka – na przykład: „Byłbym szczęśliwy, gdyby wszyscy na zmianę czyścili mikrofalówkę w pokoju socjalnym” – ponieważ możesz zepsuć ludziom humor. To samo dotyczy pisania WIELKIMI LITERAMI lub używania wykrzykników, zwłaszcza jeśli memorandum przekazuje wiadomości, które mogą zdenerwować ludzi.
Zawsze lepiej jest być prostym i dzielić się informacjami tak szybko, jak to możliwe.
Przesłanie memorandum powinno zaczynać się od deklaracji celu: „Piszę, aby poinformować….”. „Celem tej notatki jest….” Następnie należy podsumować informacje istotne dla omawianej sprawy. Możesz zamknąć notatkę wezwaniem do działania, powtarzając prośbę, którą zawarłeś na początku notatki.
Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić gramatykę i ortografię w notatce. Nie chcesz przecież zamienić biura w zaimprowizowaną klasę angielskiego w gimnazjum. Wybierz też czytelne czcionki, takie jak Times New Roman lub Arial.
Dla kogo jest pisana notatka?
Pomimo że format notatki powinien pozostać taki sam, ton i treść mogą się zmienić w zależności od odbiorców. Na przykład, notatka dotycząca organizacji letniego pikniku dla pracowników będzie miała znacznie weselszy ton niż notatka informująca wszystkich, że firma musi pominąć podwyżki z powodu spadku obrotów.
Pisanie notatki można porównać do wskakiwania na biurko w biurze, aby powiedzieć wszystkim, że muszą coś zrobić, więc zawsze pisz notatki z założeniem, że każdy może w końcu je przeczytać. Temat może wahać się od przypomnienia, aby uzyskać raporty wydatków włączone do końca miesiąca, do potrzeby dokonania ostatecznego sprzedaży push przed końcem kwartału. Notatka może również trafić do grupy zewnętrznej, np. klientów, jeśli dotyczy rutynowej sprawy wymagającej działania, takiej jak zbliżający się termin płatności rachunków.
Ale notatka nie powinna być raportem o wszystkim, co robisz. Ogranicz temat notatki do konkretnej sprawy, która wymaga działania (na przykład: „Ta notatka ma na celu przypomnienie, że raporty wydatków muszą być złożone do końca dnia w piątek”. „Piszę tę notatkę, aby poinformować, że potrzebujemy dodatkowego wysiłku od wszystkich przed końcem miesiąca, aby osiągnąć nasze cele sprzedażowe.”)
Jak długa powinna być notatka?
Najważniejszą zasadą przy tworzeniu notatki jest to, że mniej znaczy więcej. Nie chcesz przecież, aby Twoi pracownicy lub współpracownicy spędzali cały swój czas na czytaniu Twoich długich notatek (lub co gorsza, ignorowali je). Przejdź szybko do sedna sprawy, aby mogli podjąć działania, o które ich prosisz.
Jeśli twoja notatka jest dłuższa niż jedna strona, prawdopodobnie masz kłopoty. Jeśli jest dłuższa niż jedna strona, najlepiej jest podzielić notatkę za pomocą nagłówków, aby była bardziej strawna. Zadaj sobie pytanie, czy zakres notatki nie staje się zbyt szeroki i podejmij odpowiednie działania.
Co to jest przykładowa notatka?
Przykład tego, jak może wyglądać notatka:
MEMORANDUM
Do: Wszyscy pracownicy
Od: Tanya Smith, CEO
Data: July 18, 2018
Subject: NewTech Software Issues
Dotarło do mnie, że wielu pracowników ma problemy z korzystaniem z naszego niedawno nabytego oprogramowania do zarządzania sprzedażą NewTech, ponieważ obecnie tworzy ono duplikaty wpisów klientów. Niektórzy z Was w ogóle przestali korzystać z systemu. Chcemy, aby to oprogramowanie pomogło Wam lepiej wykonywać swoją pracę, a nie zabierało więcej czasu. Dlatego dobrze jest wstrzymać się z jego używaniem do czasu rozwiązania problemów technicznych z pracownikami NewTech.
Jak uzyskać szablon notatki w programie Word?
Microsoft Word zawiera ponad tuzin szablonów notatek, z których możesz korzystać. Po prostu przeglądasz szablony i klikasz, aby pobrać ten, którego chcesz użyć.
Jeśli zdecydujesz, że nie podoba Ci się styl lub motyw podczas pracy nad notatką, nadal możesz zmienić cały dokument, stosując nowy zestaw stylów lub motyw:
- W programach Word 2016 i Word 2013 wybory znajdują się na karcie Projektowanie.
- W programach Word 2010 i Word 2007 przejdź do zakładki Układ strony > Motywy.
Pamiętaj, że celem każdej korespondencji biznesowej jest wywołanie jakiegoś działania ze strony współpracowników. Zrozumienie formatu notatki i właściwego stylu pisania pomoże zapewnić, że twoja wiadomość i ty sam będziesz traktowany poważnie.