EDI jest standardowym podejściem do wymiany informacji pomiędzy firmami. Większość firm w Ameryce Północnej stosuje standard X12, który wykorzystuje numery do reprezentowania dokumentów. Każdy rodzaj dokumentu biznesowego, jaki możesz sobie wyobrazić, ma numer odpowiadający temu typowi.
Podczas wymiany dokumentów, partnerzy będą prosić o udostępnienie konkretnych numerów dokumentów tam i z powrotem. Jeśli jesteś nowy w EDI, może to nie być oczywiste na początku. Istnieją różne doskonałe zasoby, które pomagają mapować numery dokumentów do rodzaju dokumentu, który udostępniasz.
Kliknij tutaj, aby uzyskać link do oficjalnej listy dokumentów i odpowiadającego im numeru dokumentu.
Istnieją setki potencjalnych dokumentów, które mogą być udostępniane, ale ci, którzy mają do czynienia z dostawcami i detalistami sprzedającymi produkty konsumenckie zazwyczaj mają do czynienia tylko z pół tuzinem lub więcej. Od czasu do czasu można spotkać się z dziwnymi dokumentami specyficznymi dla danego partnera, ale w większości przypadków jest to tylko kilka podstawowych dokumentów.
Porozmawiajmy o tym, jak każdy dokument faktycznie działa. Jedną rzeczą jest zapewnienie odszukiwania, ale to niekoniecznie wyjaśnia, dlaczego możesz potrzebować tego czy innego dokumentu w trakcie prowadzenia działalności. Wyjaśnimy więc, gdzie każdy z nich pasuje, stosując podejście narracyjne.
Zostałeś właśnie zatrudniony jako kierownik operacyjny w Convictional Wholesale, Inc. Twoja firma handluje różnymi towarami przeznaczonymi dla największych detalistów w całej Ameryce Północnej. Wielki detalista, nazwany tak na cześć szczególnie długiej rzeki w Brazylii, mówi, że chce kupować od ciebie towary hurtowo. To jest ekscytujące, ale najpierw musisz być zgodny z EDI.
Sidebar: to prawda, musisz być zgodny z EDI od pierwszego dnia, nawet jeśli niekoniecznie dostaniesz od razu zlecenie zakupu lub zapłatę przez długi czas.
Detalista mówi, że chce być w stanie wysyłać Ci zamówienia (850). Kiedy otrzymasz zamówienie, będziesz musiał je przejrzeć i potwierdzić, czy odpowiadają Ci warunki i elementy, które zawiera. Jeśli tak, po prostu daj im znać (855), aby wiedzieli, że mogą tego od Ciebie oczekiwać. Czasami zdadzą sobie sprawę, że popełnili błąd i muszą wprowadzić zmiany, więc wyślą do Ciebie prośbę o zmianę (860). Jeśli nie masz nic przeciwko zmianom, które wprowadzają, możesz potwierdzić je ponownie (865).
Gdy będziesz gotowy do wysłania zamówienia, sprzedawca prosi, abyś dał mu znać z wyprzedzeniem, aby mógł być gotowy na swoim końcu. Wysyłasz więc powiadomienie o zaawansowanej wysyłce (856), aby poinformować, że przesyłka jest w drodze. Teraz, kiedy już wysłałeś towar, musisz otrzymać zapłatę. Musisz więc wysłać do sprzedawcy fakturę zawierającą szczegółowe informacje o wysłanych towarach (810). W tym momencie sprzedawca może potwierdzić, że otrzymał to, co wysłałeś i zapłacić fakturę (ostatecznie).
Aby upewnić się, że obaj jesteście po tej samej stronie, sprzedawca prosi również o udostępnianie pewnych informacji na bieżąco. Detalista chce otrzymywać aktualizacje dotyczące stanu zapasów (846), aby wiedzieć, że nie należy przesadzać z promocją lub sprzedażą produktu bez wcześniejszego uzupełnienia zapasów. I wreszcie, sprzedawca prosi, abyś dał mu znać, że dokument dotarł do Ciebie za każdym razem, gdy go otrzymasz (997), a on zrobi to samo w zamian, abyś mógł potwierdzić, że informacje docierają tam, gdzie powinny.
Zauważysz, że jest to dość standardowa wymiana informacji pomiędzy dwoma partnerami handlowymi. Kluczową rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że większość kroków opisanych powyżej jest całkowicie zautomatyzowana. Poza sprawdzaniem zamówień pod kątem dokładności (zawsze upewnij się, że ceny zgadzają się z Twoimi cenami – detalista płaci to, co jest napisane w dokumentach EDI, niekoniecznie to, na co się zgodziłeś), większość opisanej pracy jest wykonywana automatycznie przez komputery.
Aby ułatwić wymianę informacji, będziesz musiał mieć po swojej stronie systemy, które zawierają każdy typ rekordu biorącego udział w wymianie informacji. Ponadto, będziesz potrzebował sposobu na wymianę informacji tam i z powrotem z detalistą w sposób zautomatyzowany, bez porzucania wiadomości i zapewnienia, że dokumenty dotrą do miejsca przeznaczenia w systemie detalisty. Czasami jest to nazywane VAN (value-added network, jak dostawca usług internetowych, ale dla wymiany dokumentów EDI), a czasami możesz to zrobić samemu poprzez istniejące systemy.
Następnym razem, gdy zostaniesz poproszony o udostępnienie konkretnego numeru dokumentu, jest generalnie bezpieczne założenie, że Twój partner chce handlować używając formatu X12. Możesz użyć powyższego linku, aby sprawdzić do jakich dokumentów się odwołuje i upewnić się, że jesteś w stanie je obsługiwać. Istnieje wiele aspektów EDI, które nie są szczególnie przejrzyste lub intuicyjne, ale właśnie dlatego czynimy częścią naszej misji, aby rzucić światło na czarną skrzynkę, która może być przy użyciu EDI.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tego postu lub Twoi partnerzy wymagają czegoś, czego nie rozumiesz, skontaktuj się z nami, a my możemy zbadać, czy nasza platforma może pomóc.