Guinguette Marais Poitevin

Wyobraź sobie, że twój szef poprosił cię o przygotowanie ważnej prezentacji na następne spotkanie zarządu.

Masz tylko kilka dni na jej przygotowanie, twoje obciążenie pracą jest już duże, a na liście rzeczy do zrobienia masz wiele innych pilnych zadań. Z tego powodu jesteś niespokojny, nie możesz się skoncentrować i wszystko wydaje się rozpraszać twoją uwagę.

Stresory czasowe są jednymi z najbardziej rozpowszechnionych źródeł presji w miejscu pracy i pojawiają się w wyniku posiadania zbyt wielu rzeczy do zrobienia w zbyt krótkim czasie. Jak więc możesz pokonać ten stres i dostarczyć rzeczy, które są niezbędne do wykonywania dobrej pracy?

Zasada Pilne/ Ważne Eisenhowera pomoże ci zastanowić się nad swoimi priorytetami i określić, które z twoich działań są ważne, a które rozpraszają twoją uwagę.

Czym są „pilne” i „ważne” czynności?

W przemówieniu wygłoszonym w 1954 roku na II Zgromadzeniu Światowej Rady Kościołów były prezydent USA Dwight D. Eisenhower, który cytował dr J. Roscoe Millera, prezydenta Northwestern University, powiedział: „Mam dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Te pilne nie są ważne, a te ważne nigdy nie są pilne.” Mówi się, że ta „Zasada Eisenhowera” to sposób, w jaki zorganizował swoje obciążenie pracą i priorytety.

Uznał, że świetne zarządzanie czasem oznacza bycie skutecznym, jak również efektywnym. Innymi słowy, musimy poświęcać nasz czas na rzeczy ważne, a nie tylko te, które są pilne. Aby to zrobić i zminimalizować stres związany ze zbyt wieloma napiętymi terminami, musimy zrozumieć następujące rozróżnienie:

• Ważne działania mają wynik, który prowadzi do osiągnięcia naszych celów, niezależnie od tego, czy są to cele zawodowe czy osobiste.
• Pilne działania wymagają natychmiastowej uwagi i są zwykle związane z osiąganiem celów kogoś innego. Często to właśnie na nich się koncentrujemy i wymagają one uwagi, ponieważ konsekwencje nie zajęcia się nimi są natychmiastowe.

Gdy wiemy, które czynności są ważne, a które pilne, możemy przezwyciężyć naturalną tendencję do skupiania się na nieważnych, pilnych czynnościach, dzięki czemu możemy wyczyścić wystarczająco dużo czasu, aby zrobić to, co jest istotne dla naszego sukcesu. W ten sposób możemy przejść od „gaszenia pożarów” do pozycji, w której możemy rozwijać nasze firmy i kariery.

How to Use Eisenhower’s Principle

Aby zastosować tę zasadę, wypisz wszystkie czynności i projekty, które uważasz, że musisz wykonać. Postaraj się uwzględnić wszystko, co zajmuje Twój czas w pracy, niezależnie od tego, jak mało jest ważne. (Jeśli zarządzasz swoim czasem za pomocą listy rzeczy do zrobienia lub programu działań, na pewno już to zrobiłeś).

Następnie zastanów się nad każdą czynnością i przyporządkuj ją do jednej z czterech kategorii, jak pokazano na rysunku 1 poniżej:

Następnie użyj opisanych poniżej strategii, aby zaplanować swoje działania.

Ważne i pilne

Istnieją dwa różne rodzaje pilnych i ważnych działań: takie, których nie mogłeś przewidzieć, oraz takie, które zostawiłeś na ostatnią chwilę.

Możesz wyeliminować działania na ostatnią chwilę, planując z wyprzedzeniem i unikając prokrastynacji.

Jednakże nie zawsze możesz przewidzieć lub uniknąć niektórych spraw i kryzysów. W tym przypadku najlepszym rozwiązaniem jest pozostawienie w swoim harmonogramie czasu na załatwienie nieoczekiwanych spraw i nieplanowanych ważnych działań. (Jeśli pojawi się poważny kryzys, będziesz musiał przełożyć inne zadania.)

Jeśli masz wiele pilnych i ważnych działań, zidentyfikuj, które z nich mogłeś przewidzieć i zastanów się, jak możesz zaplanować podobne działania z wyprzedzeniem, aby nie stały się pilne.

Ważne, ale nie pilne

To są czynności, które pomagają ci osiągnąć twoje osobiste i zawodowe cele oraz wykonać ważną pracę.

Upewnij się, że masz dużo czasu, aby wykonać te rzeczy prawidłowo, tak aby nie stały się pilne. Pamiętaj również o pozostawieniu w swoim harmonogramie wystarczającej ilości czasu, aby poradzić sobie z nieprzewidzianymi problemami. Zmaksymalizuje to twoje szanse na utrzymanie się na właściwym torze i pomoże ci uniknąć stresu związanego z pracą, która staje się bardziej pilna niż to konieczne.

Nieważne, ale pilne

Niepilne, ale nie ważne zadania to rzeczy, które uniemożliwiają ci osiągnięcie twoich celów. Zadaj sobie pytanie, czy możesz je przełożyć lub oddelegować.

Częstym źródłem takich działań są inni ludzie. Czasami warto grzecznie powiedzieć im „nie” lub zachęcić do samodzielnego rozwiązania problemu. (Pomoże w tym nasz artykuł „’Yes' to the Person, 'No' to the Task”.)

Alternatywnie, spróbuj mieć przedziały czasowe, kiedy jesteś dostępny, tak aby ludzie wiedzieli, że mogą z tobą wtedy porozmawiać. Dobrym sposobem na to jest organizowanie regularnych spotkań z tymi, którzy często ci przerywają, abyś mógł zająć się wszystkimi ich sprawami za jednym razem. Będziesz mógł wtedy dłużej skoncentrować się na ważnych czynnościach.

Nieważne i niepilne

Te czynności tylko rozpraszają uwagę – unikaj ich, jeśli to możliwe.

Wiele z nich możesz po prostu zignorować lub odwołać. Jednak niektóre z nich mogą być działaniami, które inni ludzie chcą, abyś wykonywał, mimo że nie przyczyniają się one do osiągnięcia twoich własnych pożądanych rezultatów. Ponownie, powiedz grzecznie „nie”, jeśli możesz, i wyjaśnij, dlaczego nie możesz tego zrobić.

Jeśli ludzie widzą, że masz jasność co do swoich celów i granic, często będą unikać proszenia cię o wykonanie „nieistotnych” działań w przyszłości.

Infografika

Kliknij na poniższy obrazek, aby zobaczyć naszą infografikę na temat Zasady Pilności/ Ważności Eisenhowera: