Facilities Management Defined (Polski)

Facilities Check List
Praktyczne, Przewodnik krok po kroku dla zapracowanych FM
Lipiec 2002

Zarządzanie obiektami zdefiniowane

Gwałtowny rozwój zarządzania obiektami wywołał debatę na temat tego, czym jest zarządzanie obiektami i czym różni się od zarządzania nieruchomościami. Ale niezależnie od tego, czy traktujemy zarządcę obiektów jako dozorcę, menedżera korporacyjnego czy stratega finansowego, zarządzanie obiektami przyjęło ważną rolę w zarządzaniu korporacyjnym w firmach dużych i małych. Środowisko budynku stało się zbyt cennym i złożonym aktywem, aby je ignorować lub zaniedbywać, a zarządzanie nim wiąże się zarówno z ogromnymi potencjalnymi korzyściami, jak i ryzykiem.

Pojęcie zarządzania obiektami istnieje od dawna, ale jego znaczenie zmieniło się diametralnie na przestrzeni lat. Kiedyś zarządzanie obiektami odnosiło się jedynie do fizycznego utrzymania i eksploatacji budynków. W miarę jak działania te stawały się coraz bardziej złożone i kosztowne, do zarządzania obiektami włączano umiejętności z kilku tradycyjnych dziedzin, takich jak zarządzanie biznesem, architektura, inżynieria, nieruchomości, budownictwo i zasoby ludzkie.

BOMI Institute definiuje zarządzanie obiektami jako proces koordynowania fizycznego miejsca pracy z ludźmi i pracą organizacji. Podstawową funkcją zarządzania obiektami jest planowanie, tworzenie i utrzymywanie środowiska pracy, które skutecznie wspiera cele i zadania organizacji.

Koordynacja i integracja pomiędzy tradycyjnie odrębnymi liniami dyscyplinarnymi sprawiają, że profesjonalne aspekty zarządzania obiektami różnią się od pokrewnych zawodów. Umiejętności koordynacyjne i integracyjne zarządcy obiektów są często porównywane do umiejętności dyrygenta orkiestry, który tworzy muzykę z wielu różnych instrumentów granych przez różnych muzyków, mających różne opinie na temat tego, jak najlepiej zinterpretować zapisaną partyturę. Zarządzanie obiektami to zarówno biznes, jak i zawód. W praktyce oznacza to działanie w obu tych rolach. Zarządzający obiektami, próbując radzić sobie z licznymi zdarzeniami, muszą planować z wyprzedzeniem, a nie reagować.

Obecny zakres funkcji Facilities Management obejmuje kilka podstawowych obszarów działalności zarządczej. Poniższa lista przybliża zakres działania większości działów zarządzania obiektami w dużych firmach. Podobne listy zostały opublikowane przez różne organizacje zajmujące się zarządzaniem obiektami. Nie każdy zarządca obiektów wykonuje wszystkie funkcje z tej listy, ponieważ zestaw funkcji i obowiązków jest unikalny dla każdej firmy.

Eksploatacja i utrzymanie budynku

  • zarządzanie systemami w budynku, takimi jak HVAC, elektryczny, wodno-kanalizacyjny, bezpieczeństwa, a w niektórych przypadkach okablowania danych i telekomunikacji
  • utrzymanie struktur i wnętrz budynku, mebli i sprzętu
  • utrzymanie terenów, krajobrazu i ulepszenia terenu

Nieruchomości

  • zarządzanie aktywami nieruchomości i portfelami nieruchomości
  • nabywanie i zbywanie nieruchomości
  • due diligence

Real Estate Master Plan

  • dostosowuje posiadane przez firmę nieruchomości do potrzeb firmy w zakresie nieruchomości, wykorzystując aktualny biznes plan

Czynniki ludzkie i środowiskowe

  • zdrowie i bezpieczeństwo pracowników
  • regulacyjne praktyki i procedury dotyczące odszkodowań pracowniczych
  • przygotowanie na wypadek sytuacji kryzysowych
  • planowanie i usuwanie skutków katastrof

Zarządzanie projektami

  • przygotowanie planów obiektów
  • planowanie i zarządzanie projektami, programami obiektowymi, usługami projektowymi, projektami budowlanymi i projektami relokacji

Planowanie przestrzeni

  • reprezentuje proces, który przechwytuje dane dotyczące podaży i popytu, przygotowuje plany alokacji przestrzeni, i wdraża te plany

Podstawowe działania zarządcze

  • organizacja i planowanie działu zarządzania obiektami
  • zarządzanie personelem zarządzającym obiektami i personelem zewnętrznym
  • administracja i rozwój polityk i procedur zarządzania obiektami, takich jak standardy powierzchni i wypełnianie zleceń pracy i wniosków projektowych
  • zarządzanie dostarczaniem usług zarządzania obiektami

Finanse

  • zarządzanie finansami działu, w tym budżet operacyjny i budżet ulepszeń kapitałowych oraz księgowanie kosztów i wydatków

Ocena jakości

  • ocena jakości i efektywności usług zarządzania obiektami
  • benchmarking
  • zarządzanie rządowymi i korporacyjnymi audytami usług i projektów zarządzania obiektami
  • rozwijanie innowacyjnych ulepszeń w usługach zarządzania obiektami

Komunikacja

  • komunikacja ustna, komunikacja pisemna i graficzna
  • prezentacje zagadnień na wszystkich poziomach zarządzania
  • rozwijanie standardów, praktyk i procedur
  • rozwijanie i zarządzanie informacjami specjalistycznymi i technicznymi w kontekście zarządzania

Ogólne wsparcie administracyjne

  • usługi pocztowe i reprodukcyjne, usługi transportowe, usługi dla gości i usługi hotelarskie, usługi gastronomiczne i inne

Jak widać, funkcje i obowiązki operacji związanych z obiektami są większe niż w przypadku większości działów korporacyjnych. Jednak każdy z tych elementów stanowi istotną część zarządzania obiektami.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *