Praktyczne, Przewodnik krok po kroku dla zapracowanych FM
Lipiec 2002
Zarządzanie obiektami zdefiniowane
Gwałtowny rozwój zarządzania obiektami wywołał debatę na temat tego, czym jest zarządzanie obiektami i czym różni się od zarządzania nieruchomościami. Ale niezależnie od tego, czy traktujemy zarządcę obiektów jako dozorcę, menedżera korporacyjnego czy stratega finansowego, zarządzanie obiektami przyjęło ważną rolę w zarządzaniu korporacyjnym w firmach dużych i małych. Środowisko budynku stało się zbyt cennym i złożonym aktywem, aby je ignorować lub zaniedbywać, a zarządzanie nim wiąże się zarówno z ogromnymi potencjalnymi korzyściami, jak i ryzykiem.
Pojęcie zarządzania obiektami istnieje od dawna, ale jego znaczenie zmieniło się diametralnie na przestrzeni lat. Kiedyś zarządzanie obiektami odnosiło się jedynie do fizycznego utrzymania i eksploatacji budynków. W miarę jak działania te stawały się coraz bardziej złożone i kosztowne, do zarządzania obiektami włączano umiejętności z kilku tradycyjnych dziedzin, takich jak zarządzanie biznesem, architektura, inżynieria, nieruchomości, budownictwo i zasoby ludzkie.
BOMI Institute definiuje zarządzanie obiektami jako proces koordynowania fizycznego miejsca pracy z ludźmi i pracą organizacji. Podstawową funkcją zarządzania obiektami jest planowanie, tworzenie i utrzymywanie środowiska pracy, które skutecznie wspiera cele i zadania organizacji.
Koordynacja i integracja pomiędzy tradycyjnie odrębnymi liniami dyscyplinarnymi sprawiają, że profesjonalne aspekty zarządzania obiektami różnią się od pokrewnych zawodów. Umiejętności koordynacyjne i integracyjne zarządcy obiektów są często porównywane do umiejętności dyrygenta orkiestry, który tworzy muzykę z wielu różnych instrumentów granych przez różnych muzyków, mających różne opinie na temat tego, jak najlepiej zinterpretować zapisaną partyturę. Zarządzanie obiektami to zarówno biznes, jak i zawód. W praktyce oznacza to działanie w obu tych rolach. Zarządzający obiektami, próbując radzić sobie z licznymi zdarzeniami, muszą planować z wyprzedzeniem, a nie reagować.
Obecny zakres funkcji Facilities Management obejmuje kilka podstawowych obszarów działalności zarządczej. Poniższa lista przybliża zakres działania większości działów zarządzania obiektami w dużych firmach. Podobne listy zostały opublikowane przez różne organizacje zajmujące się zarządzaniem obiektami. Nie każdy zarządca obiektów wykonuje wszystkie funkcje z tej listy, ponieważ zestaw funkcji i obowiązków jest unikalny dla każdej firmy.
Eksploatacja i utrzymanie budynku
- zarządzanie systemami w budynku, takimi jak HVAC, elektryczny, wodno-kanalizacyjny, bezpieczeństwa, a w niektórych przypadkach okablowania danych i telekomunikacji
- utrzymanie struktur i wnętrz budynku, mebli i sprzętu
- utrzymanie terenów, krajobrazu i ulepszenia terenu
Nieruchomości
- zarządzanie aktywami nieruchomości i portfelami nieruchomości
- nabywanie i zbywanie nieruchomości
- due diligence
Real Estate Master Plan
- dostosowuje posiadane przez firmę nieruchomości do potrzeb firmy w zakresie nieruchomości, wykorzystując aktualny biznes plan
Czynniki ludzkie i środowiskowe
- zdrowie i bezpieczeństwo pracowników
- regulacyjne praktyki i procedury dotyczące odszkodowań pracowniczych
- przygotowanie na wypadek sytuacji kryzysowych
- planowanie i usuwanie skutków katastrof
Zarządzanie projektami
- przygotowanie planów obiektów
- planowanie i zarządzanie projektami, programami obiektowymi, usługami projektowymi, projektami budowlanymi i projektami relokacji
Planowanie przestrzeni
- reprezentuje proces, który przechwytuje dane dotyczące podaży i popytu, przygotowuje plany alokacji przestrzeni, i wdraża te plany
Podstawowe działania zarządcze
- organizacja i planowanie działu zarządzania obiektami
- zarządzanie personelem zarządzającym obiektami i personelem zewnętrznym
- administracja i rozwój polityk i procedur zarządzania obiektami, takich jak standardy powierzchni i wypełnianie zleceń pracy i wniosków projektowych
- zarządzanie dostarczaniem usług zarządzania obiektami
Finanse
- zarządzanie finansami działu, w tym budżet operacyjny i budżet ulepszeń kapitałowych oraz księgowanie kosztów i wydatków
Ocena jakości
- ocena jakości i efektywności usług zarządzania obiektami
- benchmarking
- zarządzanie rządowymi i korporacyjnymi audytami usług i projektów zarządzania obiektami
- rozwijanie innowacyjnych ulepszeń w usługach zarządzania obiektami
Komunikacja
- komunikacja ustna, komunikacja pisemna i graficzna
- prezentacje zagadnień na wszystkich poziomach zarządzania
- rozwijanie standardów, praktyk i procedur
- rozwijanie i zarządzanie informacjami specjalistycznymi i technicznymi w kontekście zarządzania
Ogólne wsparcie administracyjne
- usługi pocztowe i reprodukcyjne, usługi transportowe, usługi dla gości i usługi hotelarskie, usługi gastronomiczne i inne
Jak widać, funkcje i obowiązki operacji związanych z obiektami są większe niż w przypadku większości działów korporacyjnych. Jednak każdy z tych elementów stanowi istotną część zarządzania obiektami.