Oba formularze W-9 i 1099 są rodzajami deklaracji informacyjnych, których wymaga IRS, gdy kontrahent wykonuje płatną pracę dla firmy. Różnica pomiędzy 1099 a W-9 jest prosta: wykonawca wypełnia formularz W-9, aby dostarczyć informacje do firmy, dla której pracuje, a ta później zgłasza roczne zarobki wykonawcy na formularzu 1099. Jeśli jesteś właścicielem małego biznesu, który korzysta z usług kontrahentów, możesz skorzystać z tego przewodnika, aby szybko nauczyć się korzystać z tych dwóch formularzy podatkowych.
Różnica między kontrahentem a pracownikiem
Aby zrozumieć cel W-9 i 1099, musisz najpierw wiedzieć, jak odróżnić kontrahenta od pracownika. Z punktu widzenia IRS, zarówno „pracownik” jak i „zleceniobiorca” są klasyfikacjami pracowników. Rozróżnienie to może być czasami subtelne, ponieważ wykonawca może czasami wykonywać ten sam rodzaj pracy, co pracownik.
Kluczowym rozróżnieniem jest to, że wykonawcy – tzn. osoby samozatrudnione, które mogą alternatywnie określać się jako niezależni wykonawcy, freelancerzy lub właściciele jednoosobowych firm – są zaangażowani w dostarczanie ustalonych produktów dla Ciebie, ale mają kontrolę nad tym, kiedy i jak wykonują pracę. Pracownik, z drugiej strony, ma bardziej stałą relację z pracodawcą, prawdopodobnie pracuje w określonych godzinach i jest uprawniony do świadczeń takich jak ubezpieczenie medyczne lub 401(k) plany.
Przedsiębiorstwa są zobowiązane do dbania o potrącenia podatkowe dla pracowników i płacić podatki Social Security i Medicare od ich wynagrodzeń. Kontraktorzy są odpowiedzialni za płacenie własnego stanowego i federalnego podatku dochodowego i w konsekwencji mogą dokonywać odliczeń biznesowych, takich jak koszty utrzymania biura domowego.
Wymagania IRS dotyczące formularza podatkowego dla podwykonawców są takie same jak dla kontrahentów. Podmiot, który płaci podwykonawcy będzie tym, który zajmuje się jego formularzami podatkowymi.
Ważne terminy dotyczące formularzy IRS dla firm
Biznesy muszą przestrzegać prawa podatkowego, a wszystko zaczyna się od właściwej identyfikacji podmiotów podlegających opodatkowaniu. IRS odnosi się do podmiotów podlegających opodatkowaniu, zarówno osób fizycznych jak i firm, używając ich numeru identyfikacji podatkowej (TIN).
Istnieją dwa rodzaje numerów TIN, które mogą mieć zastosowanie do indywidualnych pracowników kontraktowych. Jeśli twój kontrahent ma firmę, którą zarejestrował w IRS, otrzyma numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN) – nawet jeśli jest to firma jednoosobowa bez innych pracowników. Jeśli kontrahent nie zarejestrował działalności gospodarczej i pracuje po prostu jako osoba samozatrudniona, będzie używał swojego numeru Social Security do raportowania podatkowego. TIN, EIN i SSN to terminy, które zobaczysz na formularzach W-9 i 1099.
Co to jest formularz W-9?
Formularz podatkowy W-9 jest jednostronicowym dokumentem zatytułowanym „Request for Taxpayer Information and Certification.” Wymagania W-9 są podstawowe i ujawniają identyfikacyjne informacje podatkowe kontrahenta. Obejmuje to nazwisko, adres i numer ubezpieczenia społecznego osób, które nie mają zarejestrowanej działalności gospodarczej. Osoby posiadające zarejestrowaną działalność gospodarczą muszą również podać nazwę firmy i numer EIN.
Jeśli kontrahent posiada numer EIN, nie musi również podawać swojego numeru ubezpieczenia społecznego. Jeden numer ID to wszystko, co jest wymagane, aby zapewnić, że IRS ma właściwe informacje.
Formularz W-9 kończy się podpisanym oświadczeniem kontrahenta, że wprowadził informacje zgodnie z prawdą i że jest upoważniony do pracy w USA.
Kto jest zobowiązany do wypełnienia formularza W-9 IRS?
Każda osoba nie będąca pracownikiem, która prawdopodobnie wykona dla Ciebie więcej niż 600$ pracy przed końcem roku powinna wypełnić formularz W-9. Jeśli wykonawca nie dostarczy Ci W-9, jesteś zobowiązany przez prawo do potrącenia 28% jego zarobków na poczet podatków. W-9 jest tylko dla osób fizycznych; inne firmy pracujące dla ciebie nie muszą składać tego formularza.
Co to jest formularz 1099?
Formularz 1099-MISC jest jednostronicowym dokumentem zatytułowanym „Różne dochody”. Istnieją inne formularze 1099 wydawane przez IRS dla „dodatkowych typów dochodu”, ale 1099-MISC jest tym, który jest używany przez wykonawców. Pola, których nie musisz wypełniać na formularzu, będą dla Ciebie oczywiste – takie jak „czynsze”, „tantiemy”, „złote spadochrony”, „wpływy z ubezpieczenia upraw”, a nawet „wpływy z łodzi rybackich”.”
Kluczowymi informacjami na formularzu są numery TIN zarówno podmiotu wypłacającego, jak i odbiorcy oraz całkowita kwota wypłacona w danym roku.
Kiedy wystawić 1099
Jedna prosta zasada określa, kiedy należy użyć 1099: Przygotuj go dla każdego kontrahenta, który zarobił więcej niż $600 od Twojej firmy w ciągu jednego roku podatkowego. Wypełnij go jak najszybciej po 31 grudnia, ponieważ ostatecznym terminem na dostarczenie go kontrahentowi jest 31 stycznia. Jest to ten sam termin, którego IRS używa dla pracodawców zobowiązanych do wysyłania formularzy W-2 do pracowników.
Jak używać formularzy W-9 i 1099 razem
Najlepszą praktyką dla firm jest poproszenie kontrahentów o wypełnienie formularza W-9 w dniu, w którym ich zatrudniasz. Chociaż nie będziesz musiał składać W-9 do IRS, będziesz potrzebował tych informacji później, aby wypełnić formularz 1099 wykonawcy. Zachowaj go w pliku, abyś mógł go wskrzesić na koniec roku.
Pewnie wystaw te formularze 1099 swoim kontrahentom tak szybko, jak to możliwe w styczniu, a najpóźniej do 31 stycznia. Twoi kontrahenci liczą na to, że dostaną formularze IRS na czas, aby spełnić swoje zobowiązania podatkowe.
Szybki Hack dla Kontrahentów
Jeśli jesteś kontrahentem i firmy często angażują Cię do nowej pracy, możesz zachować niepodpisane, zeskanowane W-9 na swoim komputerze lub w chmurze. Następnie wszystko, co musisz zrobić, to wydrukować, podpisać i zeskanować jeden za każdym razem, gdy go potrzebujesz.
Szukasz więcej wskazówek dla małych firm? Sprawdź te artykuły z bloga SumUp:
Small Business Grants: 25+ Places to Find Free Money in 2019
6 Cashier Training Tips for Your Business
What Is a Purchase Order & How Does It Work?
Więcej informacji na temat tego, jak to działa, można znaleźć na stronie.