Guinguette Marais Poitevin

Fakturowanie jest ważną umiejętnością dla niezależnych wykonawców do opanowania, ponieważ ciągle żonglujesz różnymi projektami, które mogą mieć różne warunki rozliczeniowe i harmonogramy. Aby wysyłać dokładne faktury, wykonawcy powinni dokładnie śledzić swój czas pracy i tworzyć szczegółowe faktury zaraz po zakończeniu projektu dla klienta. Prawidłowe fakturowanie to kluczowy element księgowości finansowej małych firm.

Dowiedz się, jak wystawiać faktury jako wykonawca i poznaj typowe błędy w fakturowaniu, których należy unikać:

Jak wystawiać faktury jako zleceniobiorca

Błędy w fakturowaniu, których należy unikać

Szablon faktury dla zleceniobiorcy

Jak wystawiać faktury jako zleceniobiorca

Kontrahenci powinni tworzyć szczegółowe faktury, które zawierają ważne informacje rozliczeniowe, w tym terminy płatności, szczegółową listę świadczonych usług oraz łączne saldo należności. Oto przewodnik, jak wystawiać faktury jako wykonawca:

Zidentyfikuj dokument jako fakturę

To może wydawać się oczywiste, ale ważne jest, abyś wyraźnie oznaczył dokument jako fakturę w nagłówku, aby klienci wiedzieli, na co patrzą. Zamieść słowo „Faktura” dużą, pogrubioną czcionką.

Zawrzyj informacje o swojej firmie

W nagłówku musisz również zamieścić informacje kontaktowe swojej firmy. Jeśli masz logo, umieść je tutaj. Dodaj swoje imię i nazwisko, adres, adres email i numer telefonu.

Dodaj dane kontaktowe klienta

Poniżej nagłówka, dodaj dane kontaktowe swojego klienta. Upewnij się, że zapytałeś każdego ze swoich klientów, kto jest właściwym kontaktem do wystawiania faktur. Często w przypadku większych firm, istnieje specjalny dział rozliczeń, a osoba kontaktowa do spraw fakturowania będzie inna niż osoba kontaktowa do spraw biznesowych.

Przydziel unikalny numer faktury

Każda faktura, którą wysyłasz powinna mieć przypisany unikalny numer. Pomoże to w prowadzeniu dokumentacji, zarówno dla Ciebie jak i dla Twoich klientów. Ułatwia to również odnoszenie się do konkretnej faktury, jeśli kiedykolwiek pojawi się problem z płatnością. Najłatwiejszy system nadawania numerów polega na numerowaniu faktur kolejno, zaczynając od Faktura #001, następnie Faktura #002 i dalej w kolejności od tego miejsca.

Dodaj datę faktury

Dodaj datę wysłania faktury w górnej części dokumentu.

Podaj szczegóły swoich usług

Następnie utwórz tabelę z czterema kolumnami. Będzie ona zawierała szczegółową listę Twoich usług. Pierwsza kolumna powinna zawierać krótki opis świadczonych przez ciebie usług, kolejna kolumna powinna zawierać ilość lub liczbę przepracowanych godzin, trzecia kolumna będzie zawierać twoją stawkę wynagrodzenia, a ostatnia kolumna powinna zawierać sumę cząstkową dla każdej usługi.

Włącz swoje warunki płatności

Dodaj swoje warunki płatności do swojej faktury, w tym akceptowane przez ciebie metody płatności. Powinieneś również przedstawić szczegóły swojej polityki opłat za opóźnienia, jeśli taką posiadasz.

Wykaż całkowitą kwotę do zapłaty

W dolnej części faktury, wyszczególnij całkowitą kwotę należną za rachunek, w tym obowiązujący podatek. Upewnij się, że ta sekcja wyróżnia się na dokumencie, używając dużej czcionki, pogrubionych liter lub innego koloru czcionki.

Określ termin płatności

Napisz termin płatności pogrubioną, łatwą do odczytania czcionką. Bądź tak konkretny, jak to tylko możliwe, jeśli chodzi o termin płatności. Wypisz pełną datę, jak w: „Payment Due November 30, 2018” zamiast bardziej niejasnych terminów płatności, takich jak „Payment Due in 30 Days”, które mogą prowadzić do nieporozumień i opóźnień w płatnościach.

Błędy w fakturowaniu, których należy unikać

Kontrahenci mogą szybciej otrzymać zapłatę za swoje usługi, unikając tych powszechnych pułapek związanych z fakturowaniem:

Zapominanie o śledzeniu godzin

Ważne jest, aby ustanowić system śledzenia godzin pracy, jak tylko zaczniesz pracować jako wykonawca, ponieważ prawdopodobnie większość klientów będzie naliczać opłaty za godzinę. Możesz śledzić swoje godziny ręcznie, zapisując czas rozpoczęcia i zakończenia za każdym razem, gdy pracujesz nad konkretnym projektem, wraz z krótkim opisem wykonanej pracy. Jeśli korzystasz z rozwiązań księgowych w chmurze, możesz łatwo śledzić swój czas bezpośrednio w oprogramowaniu, aby usprawnić swój system śledzenia czasu.

Nie wysyłanie faktur natychmiast

Szybciej wysyłasz faktury do klientów, tym szybciej powinieneś otrzymać zapłatę. Jak tylko zakończysz kontrakt z klientem, utwórz fakturę i wyślij ją razem z końcową pracą. W ten sposób klient będzie pamiętał o projekcie, co pomoże mu przypomnieć o konieczności natychmiastowego uregulowania płatności. Natychmiastowe wysłanie faktury oznacza również, że projekt jest świeży w Twojej pamięci, więc jest mniej prawdopodobne, że przeoczysz jakiś aspekt pracy i zapomnisz o wystawieniu rachunku za niego.

Nieformatowanie faktur w sposób spójny

Jako wykonawca, ciągle pracujesz nad różnymi projektami z różnymi zadaniami i usługami. Może to prowadzić do wypełniania faktur w różny sposób w zależności od zlecenia, co powoduje stratę czasu i wygląda mniej profesjonalnie w oczach klientów. Opracuj wzór faktury, który będzie odpowiadał Twoim potrzebom i zawsze używaj go jako punktu wyjścia przy tworzeniu nowych faktur. Pozwoli Ci to zaoszczędzić czas i zapewni spójny wizerunek marki za każdym razem, gdy wystawiasz faktury klientom.

Zaniedbanie dodania warunków płatności

Zapewnij, że każda faktura, którą wysyłasz, zawiera warunki płatności. Jeśli klient nie jest świadomy warunków płatności i próbuje zapłacić rachunek metodą, której nie akceptujesz, może to prowadzić do frustracji klienta i opóźnień w płatnościach po Twojej stronie. Mądrą praktyką jest również omówienie warunków płatności z nowym klientem przed podpisaniem umowy, aby zrozumiał on Twoje zasady z góry.

Nieodpowiadanie na opóźnienia w płatnościach

Czasami wykonawcy nie radzą sobie z kontaktem z klientem, gdy rachunek jest przeterminowany, aby uniknąć niezręcznej rozmowy lub aby nie wydać się nieuprzejmym. Aby upewnić się, że otrzymasz zapłatę za swoją pracę, powinieneś śledzić sytuację, gdy tylko płatność jest przeterminowana. Wystarczy wysłać uprzejmą, krótką notatkę przypominającą klientowi, że płatność jest zaległa i poinformować go, jak może zapłacić rachunek. Bądź sumienny, ale miły i uprzejmy, dopóki nie otrzymasz zapłaty.

Szablon faktury dla kontrahenta

Jeśli chcesz zaoszczędzić czas i skorzystać z istniejącego wzoru faktury zamiast tworzyć ją od podstaw, istnieje wiele szablonów faktur, które możesz pobrać online. FreshBooks oferuje darmowy szablon faktury dla wykonawców, który jest dostosowany do specyficznych potrzeb pracowników kontraktowych, więc możesz edytować dokument tak, aby odpowiadał Twoim potrzebom i od razu zacząć wystawiać faktury klientom. Szablon jest dostępny do pobrania w formacie Word, Excel i PDF.