Poniżej znajduje się wpis gościnny Aidana DiPrimy, lidera pionu pisarskiego w Leverage. Leverage to platforma outsourcingowa, która daje Ci dostęp do zespołu, który może wykonać każde zadanie lub projekt.
Czym dokładnie jest proces? Technicznie rzecz biorąc, można sprowadzić wszystko do procesu. Oto kilka przykładów procesów, które możesz znaleźć w swoim codziennym życiu.
- Zatrudnianie lub zwalnianie kogoś
- Prowadzenie spotkania
- Tworzenie cotygodniowego wpisu na blogu
- Ugotowanie posiłku
- Odlanie szklanki mleka
- Przygotowanie dzbanka kawy
Wszystko jest procesem, ale niektóre z nich są z pewnością bardziej proste niż inne. Tak czy inaczej, dokumentuj je wszystkie! No, może nie szklankę mleka…
Dlaczego muszę dokumentować procesy w mojej firmie?
W kontekście prowadzenia firmy, procesy są podstawą codziennych działań i niezwykle ważne jest, aby upewnić się, że te procesy są dobrze udokumentowane. Fakt, że to czytasz oznacza, że albo wiesz, o czym mówię, albo robisz krok we właściwym kierunku. Wspaniały ruch z Twojej strony!
Sytuacja jest taka, że posiadanie dobrze udokumentowanych procesów może usprawnić kontrolę jakości, zmniejszyć ryzyko Twojej firmy i przygotować Cię do skalowania. Jak to się dokładnie dzieje? Cóż, jest kilka sposobów.
Dobrze udokumentowane procesy sprawiają, że każdy w Twojej firmie może zostać zastąpiony.
Jeśli Twój facet od reklam na Facebooku ma „swoją własną metodę” na reklamy Twojej firmy i zdecyduje się nagle odejść… Wtedy jego metoda odejdzie razem z nim. Ale jeśli jego metoda jest właściwie udokumentowane, ktoś inny może wskoczyć i zająć jego miejsce bez czkawki. To nie ma znaczenia, jeśli chcesz odciąć swoją firmę od nagłych odejść.
Dobrze udokumentowane procesy zapewniają, że Twoi pracownicy będą robić wszystko poprawnie, za każdym razem.
To zbyt łatwe dla kogoś, aby zapomnieć o małym kroku w dużym, skomplikowanym zadaniu, a przy użyciu dobrze udokumentowanego procesu może trzymać je odpowiedzialne, aby zapewnić, że każdy indywidualny krok jest wykonywany prawidłowo. Nie tylko wszystko zostanie wykonane poprawnie, ale jeśli tak się nie stanie, będziesz mógł wyraźnie zobaczyć, kto zawinił i gdzie wystąpił problem.
Dobrze udokumentowane procesy mogą sprawić, że Twoja firma zacznie się rozwijać.
Jeśli wszystkie Twoje codzienne operacje są udokumentowane, możesz wprowadzać nowych pracowników tak, jakby to była Twoja praca (bo w pewnym sensie tak jest?). Cała ta dokumentacja minimalizuje czas spędzony na wprowadzaniu i szkoleniu nowych pracowników, a także zapewnia, że wszyscy otrzymują takie samo szkolenie.
Biznesy mogą wybuchnąć z dnia na dzień – spójrz na firmę taką jak Moviepass, która zdobyła 1 milion subskrybentów w cztery miesiące. Nie mówię, że przytrafi się to Tobie, ale powinieneś być gotowy na wypadek, gdyby tak się stało.
Gdyby jutro Twoje obciążenie pracą lub liczba klientów wzrosły czterokrotnie, czy byłbyś na to gotowy? Udokumentowane procesy pomogą Ci przygotować się na nieoczekiwane zdarzenia.
Jak to zacząć?
Musisz mieć świetny proces tworzenia i dokumentowania swoich procesów. Proces dla Twoich procesów. W naszej firmie, Leverage, przeszliśmy przez ringer, jeśli chodzi o procesy. Zaczynaliśmy z niewielką ilością lub brakiem udokumentowanych procesów, a te, które mieliśmy, zostały przypadkowo stworzone przez zespół ludzi, którzy nie mieli odpowiednich kwalifikacji do ich tworzenia.
Te pseudoprocesy spowodowały wiele problemów w naszej firmie i zajęło nam zbyt wiele czasu, aby uświadomić sobie nasze błędy i je naprawić. Jednak dzięki własnym próbom i błędom opracowaliśmy solidny proces dla naszych procesów – zarówno do tworzenia nowych, jak i dokumentowania starych.
Podzieliliśmy go na pięć kroków, które możesz wykorzystać do stworzenia doskonałych procesów w swojej firmie. Wszystko to jest oczywiście znacznie łatwiejsze z pomocą Process Street.
Krok 1: Kwestionuj wszystko
Zanim zaczniesz dokumentować proces, musisz się upewnić, że jest on logiczny i że ludzie będą go używać. Jeśli jest to stary proces, który w końcu chcesz udokumentować, zrewiduj go!
Zbierz informacje zwrotne od swojego zespołu i przyjrzyj się sposobowi, w jaki robiłeś to w przeszłości. Zadaj sobie i swojemu zespołowi następujące pytania dotyczące obecnego i/lub proponowanego procesu:
- Czy jest on logiczny?
- Czy jest on efektywny?
- Czy jest on istotny?
- Czy jest on konieczny?
Musisz kwestionować wszystko. Tylko dlatego, że zawsze dawałeś komuś test IQ podczas procesu wywiadu, nie oznacza, że powinieneś nadal to robić, idąc naprzód. Możesz nawet zrobić się techniczny i wysłać ankiety lub uzyskać statystyki na temat tego, jakie są najlepsze metody.
Jedną z najlepszych praktyk jest ograniczenie początkowej rozmowy tylko do ekspertów – i tylko kilku z nich, w tym. Wiele z naszych początkowych problemów było bezpośrednim wynikiem tego, że niedoświadczeni ludzie tworzyli procesy. Jeśli możesz, zatrudnij eksperta w jakiejkolwiek dziedzinie, której dotyczy proces.
Jako przykład, przez długi czas nasze cotygodniowe spotkania miały niewielką strukturę i były w dużej mierze bezproduktywne. Wychodziliśmy ze spotkania z większą liczbą problemów niż wchodziliśmy i bez żadnych rozwiązań.
Aby rozwiązać ten problem, sprowadziliśmy eksperta w dziedzinie przywództwa, zarządzania i przepływu pracy, który ma duże doświadczenie w prowadzeniu spotkań na wysokim szczeblu i sprawianiu, by były one niezwykle produktywne. Współpracowaliśmy z nią, aby zakwestionować cały nasz proces spotkań i opracować system, który pracował dla nas i pomógł zwiększyć naszą produktywność.
Gdybyśmy włączyli cały nasz zespół w tworzenie tego procesu, byłby to – z braku lepszego słowa – koszmar. Ograniczyliśmy ten pierwszy krok do kilku członków zespołu wykonawczego i eksperta, którego sprowadziliśmy.
Dzięki ograniczeniu początkowego procesu do zaledwie kilku osób, możesz szybko i sprawnie ocenić problemy, z jakimi się borykasz i rozpocząć pracę nad nowym, solidnym procesem.
Krok 2: Wypisz to na papierze
Kolejnym krokiem w tworzeniu solidnego procesu jest wypisanie go na papierze. Jeśli chcesz być nieco bardziej zaawansowany, możesz użyć Process Street – wszystko zależy od Ciebie. Niektórzy ludzie lubią pracować na papierze lub na tablicy, zanim przejdą do komputera. Każdy ma swoje zdanie.
Jest kilka najlepszych praktyk, o których należy pamiętać podczas całego procesu tworzenia…procesu.
1) Podziel każdy krok na małe kawałki. Prawdopodobnie słyszałeś to już wiele razy – najlepszym sposobem na poradzenie sobie z dużym projektem jest podzielenie go na małe, osiągalne cele.
Cóż, to prawda. Jeśli masz duży, skomplikowany proces, podzielenie go na małe kawałki sprawi, że będzie on niezwykle prosty i łatwy do zrealizowania przez Twój zespół. Ale jest jeszcze kilka innych korzyści, których możesz nie być świadomy…
Podzielenie większych zadań na małe kroki pomaga poprawić koncentrację i zmniejszyć ilość rozproszeń. Kiedy jest mały krok z jasnym wynikiem, możesz łatwo skupić się na tym, co musi być osiągnięte i zrobić to szybko.
Inną korzyścią jest to, że jedna osoba może wykonać każdy krok. Dlaczego jest to ważne? Cóż, to prowadzi nas do naszej następnej najlepszej praktyki.
2) Upewnij się, że jedna osoba – i tylko jedna osoba – jest przypisana do każdego kroku procesu. Jest to absolutnie kluczowe dla stworzenia efektywnego procesu, który działa. Badania wykazały, że dyfuzja odpowiedzialności jest z pewnością realną rzeczą – i jest tak samo powszechna w biznesie, jak w sytuacjach awaryjnych.
Według Wikipedii, dyfuzja odpowiedzialności jest „zjawiskiem socjopsychologicznym, w którym osoba jest mniej skłonna do wzięcia odpowiedzialności za działanie lub brak działania, gdy inni są obecni. Uważane za formę atrybucji, jednostka zakłada, że inni albo są odpowiedzialni za podjęcie działania, albo już to zrobili.”
W naszym przypadku oznacza to, że jeśli wiele osób jest przypisanych do jednego kroku procesu, to nikt nie jest przypisany. Jak tylko pojawia się wiele osób zaangażowanych w proces, każdy myśli, że ktoś inny zajmie się pracą i nic nie zostaje zrobione.
Nie tylko jest to problem dla produktywności i efektywności, ale nikt nie jest gotowy do wzięcia odpowiedzialności, jeśli coś pójdzie nie tak. Jeśli był problem z krokiem 4 w twoim procesie i miałeś 3 osoby przypisane do niego, zgadnij co? Nikt nie przyzna się, że coś spieprzył.
Nie tylko jest to bardzo irytujące, ale trudno jest uczyć się na błędach, kiedy nie można nawet określić, kto co zrobił.
Krok 3: Przetestuj to z kimś
Teraz, kiedy masz już rozpisany proces, nadszedł czas, aby rozpocząć testowanie. W tym momencie, proces był widziany tylko przez mały zespół twórców, którzy nad nim pracowali.
Możesz myśleć, że ta rzecz jest całkowicie kuloodporna – lub idiotoodporna – ale byłeś również hiper-koncentrowany na niej przez jakiś czas. Najlepszym sposobem na przetestowanie go jest przeprowadzenie procesu przez kogoś innego, bez żadnej interwencji z Twojej strony lub Twojego zespołu.
Celem jest tutaj możliwość wzięcia przypadkowej osoby z ulicy, posadzenia jej przy nakreślonym przez Ciebie procesie i wykonania zadania poprawnie. Teraz, jeśli chcesz wziąć kogoś z ulicy, jesteś bardziej niż mile widziany – chociaż możesz mieć jakieś dziwne efekty uboczne, za które nie będę odpowiedzialny. W przeszłości, braliśmy kogoś z niepowiązanego działu lub kogoś, kto jest nowy w firmie.
Zrób krok w tył i pozwól im pracować przez wszystko. Kiedy skończą, spójrz na wynik końcowy. Oto kilka pytań, które warto sobie zadać:
- Czy jakość jest taka jak trzeba?
- Jak długo to trwało? Czy ten czas był zbliżony do Twoich szacunków?
- Jeśli zaangażowanych było wiele osób, czy informacje były przekazywane prawidłowo? Czy ktoś miał dostęp do wrażliwych lub poufnych informacji, których nie potrzebował?
- Czy byli w stanie udokumentować swoje postępy w trakcie pracy?
Zbierz ich opinie i poznaj odpowiedzi na te pytania, a będziesz na dobrej drodze do doskonałego procesu.
Krok 4: Przegląd
Gdy już ustaliłeś proces i przetestowałeś go, nadszedł czas, aby przywrócić go do ostatecznego przeglądu.
Zbierz informacje zwrotne, które uzyskałeś z testów i przeanalizuj je z zespołem twórców. Twój ekspert prawdopodobnie będzie chciał się wypowiedzieć na temat tego, jak przebiegały testy, a Ty najprawdopodobniej wprowadzisz jakieś zmiany.
W tym momencie będziesz chciał poznać kilka opinii spoza swojego małego zespołu. W naszej firmie, jest to punkt, w którym uruchomimy go przez nasz zespół menedżerów – są to ci, którzy nadzorują wszystkie codzienne operacje i będą używać tych procesów codziennie.
Jest ważne, abyś stworzył procesy, które ludzie w Twojej firmie będą 1) faktycznie używać i 2) cieszyć się z używania. Cóż, cieszą się na tyle, na ile mogą – w końcu to praca, ale dobry proces powinien ułatwić im życie.
Skompiluj wszystkie informacje zwrotne, upewnij się, że trzymasz się najlepszych praktyk i wykorzystaj to jako okazję do dokręcenia wszystkich śrubek, zanim wyślesz to na zewnątrz.
Krok 5: Automatyzacja
W tym momencie jesteś gotowy, aby wysłać proces do swojego zespołu. Ale zanim to zrobisz, zajmij się automatyzacją jak największej części procesu.
Dla niewtajemniczonych, Process Street integruje się z Zapier. To jest ogromne.
Możliwości są tutaj praktycznie nieograniczone. Jednym z najlepszych przypadków użycia Zapier jest tworzenie list kontrolnych na podstawie jakiegoś zewnętrznego wyzwalacza – może to być sytuacja, w której wiadomość e-mail z określonym słowem kluczowym zostaje wysłana na wspólne konto lub gdy ktoś z Twojego zespołu składa skargę do działu kadr.
W Leverage wykorzystaliśmy Process Street i Zapier do pełnej automatyzacji naszego systemu zatrudniania, a to tylko jeden z przykładów. Świat zautomatyzowanych procesów może być dość przytłaczający, ale jest to również niesamowita oszczędność czasu.
Przyjrzyjrzyj się swojemu gotowemu procesowi i sprawdź każdy krok, aby zobaczyć, czy automatyzacja może pomóc. Należy również ocenić, czy proces ten powinien powtarzać się z jakąś częstotliwością (co jest już wbudowane w Process Street).
Pamiętaj, że ta faza może być nieco rozbudowana. Jeśli chodzi o automatyzację, będziesz musiał wykonać wiele testów i poprawek, aby upewnić się, że wszystko działa dobrze za każdym razem.
Wyślij to!
Teraz jesteś gotowy, aby wysłać proces do swojego zespołu! Jakie to ekscytujące!
Poważnie mówiąc, nie jest to prawdopodobnie najbardziej ekscytująca część tygodnia pracy, ale w przyszłości znacznie ułatwi Ci życie – i życie Twoich pracowników.
Ważne jest również przyjrzenie się wszystkim procesom – nawet tym, które mogą wydawać się proste. Na przykład, piszę artykuły op-ed dla różnych magazynów i publikacji online, co wydaje się być dość prostym procesem. Ale kiedy zagłębisz się w szczegóły, jest to trochę bardziej skomplikowane, niż może się wydawać.
Zamiast spędzać godziny na samodzielnym pisaniu wszystkiego, używam tej metody, aby przyspieszyć proces i wykorzystać umiejętności mojego zespołu.Oto mój proces pisania tych artykułów:
- Wykonuję nagranie audio z tym, o czym chcę mówić w artykule i wysyłam je do naszego szefa działu pisania.
- On bierze nagranie i używa go do stworzenia pierwszego szkicu artykułu.
- Ja edytuję pierwszy szkic i upewniam się, że wszystko jest zgodne z moją wizją.
- Wysyłam pierwszy szkic do redaktora publikacji, który rzuca na niego okiem i oferuje sugestie.
- Nasz główny specjalista ds. pisania zajmuje się wszystkimi edycjami i sugestiami, a następnie czyści artykuł.
- Ja dokonuję ostatecznego przeglądu.
- Przesyłam artykuł do publikacji
- Nasz szef marketingu promuje post w mediach społecznościowych.
Process Street sprawia, że jest to całkowicie niezawodne. Kiedy kończę moje nagranie, pisarz dostaje powiadomienie, że może rozpocząć projekt, dostaję powiadomienie, gdy jest gotowy do przeglądu, i wszystko idzie stamtąd. Jeśli nie zobaczę wstępnego projektu przez dwa tygodnie, mam jasny zapis, kiedy wysłałem nagranie i mogę pociągnąć mojego pisarza do odpowiedzialności.
Jedną z rzeczy, która może się łatwo zgubić, jest post w mediach społecznościowych. Łatwo jest zapomnieć o wysłaniu tego małego postu, ale z odpowiednią listą kontrolną ma się gwarancję, że zostanie on opublikowany tak szybko, jak tylko artykuł wejdzie na żywo.
Prawdopodobnie słyszałeś, że powinieneś być zastępowalny w swoim biznesie. To nie znaczy, że nie możesz mieć własnego, unikalnego wkładu, ale biznes powinien działać, jeśli zostaniesz potrącony przez samochód i wylądujesz w szpitalu, lub jeśli zdecydujesz się wziąć miesiąc wolnego i podróżować po świecie. Jeśli ktoś inny chciałby napisać artykuł, mógłby po prostu wskoczyć na tę listę kontrolną od początku i mieć artykuł wyprodukowany w ciągu kilku dni.
To samo dotyczy wszystkich procesów w naszej firmie.
Gdy dojdziesz do punktu, w którym wszystko w twojej firmie jest udokumentowane, będziesz działać jak precyzyjnie dostrojona, niepowstrzymana maszyna. Podążanie za tymi pięcioma prostymi krokami to najlepszy sposób, aby zacząć.