Więc zostałeś obrażony w pracy lub przez zły produkt/usługę, część ciebie chce dmuchać na gorące, naprawdę gorące, ale co to osiągnie? Zamiast podnosić kurz, który w końcu osiądzie, co powiesz na złożenie listu z zażaleniem, aby uzyskać produktywny rezultat.
Ten typ listu napisany w celu rozwiązania każdego rodzaju niewłaściwego działania, wykroczenia, żalu, pretensji wynikających z produktu, usługi, itp. Jest on używany, aby wyrazić swoje obawy dotyczące niesprawiedliwych rzeczy i szukać zadośćuczynienia.
Jeśli nie wiesz, jak powinien wyglądać list z reklamacją, odwiedź formplus i spójrz na wzór listu z reklamacją, który pasuje do Twojego celu. Każdy rodzaj skargi ma swój własny format listu reklamacyjnego.
Wskazówki jak napisać skuteczny list reklamacyjny
- Zacznij grzecznie
Maniery naprawdę mają znaczenie. Twoi odbiorcy są bardziej skłonni do zwrócenia uwagi na serdeczne listy. Z drugiej strony, na listy zawierające groźby i pisane WSZYSTKIMI WIELKIMI LITERAMI zareagują minimalnie. Albo w ogóle.
Jeśli Twój list zawiera jakiekolwiek profanacje, prawdopodobnie zostanie zignorowany, a niektóre, które mogą być uznane za groźby, są przekazywane organom ścigania. Najbardziej skuteczne e-maile i listy są bardzo krótkie, średnio około 500 słów. Zawierają one wszystkie szczegóły niezbędne do śledzenia problemu.
- Zadaj pytanie
Twoje żądanie powinno być w formie pytania. Pytanie powinno brzmieć: „Jak to naprawić?”. Podaj dokładnie, co chcesz zrobić i jak długo jesteś gotów czekać na odpowiedź. Innym formatem zdania kluczowego jest „Chcę złożyć skargę w najmocniejszych słowach na temat”. Pytanie powinno być jasne i łatwe do zrozumienia. Pomaga również, jeśli jest szczere i pozbawione sarkazmu.
- Wyjaśnij problem
Powinieneś wskazać powody, dla których piszesz list. Podkreśl fakty, w tym czas, datę i miejsce zakupu lub otrzymania usługi. Czytelnik powinien być w stanie zrozumieć sedno sprawy czytając kilka pierwszych zdań, dlatego ważne jest, aby nie owijać w bawełnę. Wyjaśnij się dobrze i bądź szczegółowy, aby przykuć uwagę czytelnika.
- Nie obwiniaj osoby, z którą masz do czynienia
Podczas pisania listu ważne jest, abyś pozostał uprzejmy przez cały czas. Bez względu na to, jak bardzo uzasadniona jest Twoja skarga, nie pozwól, aby Twój list stał się zły, sarkastyczny lub pełen gróźb. Pamiętaj, że osoba, która czyta Twój list często nie jest osobą odpowiedzialną za problem.
- Pokaż, że jesteś w posiadaniu wiedzy
Największą szansą na to, że Twoja skarga zostanie rozpatrzona sprawiedliwie jest przekonanie firmy, że nie zastosowała się do własnych zasad lub złamała prawo. Jeśli Twój list z zażaleniem nie przyniesie rezultatów, na które liczyłeś, rozważ napisanie kolejnego listu z bardziej stanowczym tonem lub spróbuj napisać do kogoś wyżej w łańcuchu dowodzenia.
Typy listów z zażaleniem
- Formalny list z zażaleniem
Jest to list, którego używasz, aby zakomunikować swoje obawy i przedstawić swoje problemy władzom. Formalna skarga jest poparta dokumentem prawnym, który przedstawia fakty i powody prawne, które Twoim zdaniem są wystarczające do poparcia Twoich roszczeń wobec strony, która uprawnia Cię do zadośćuczynienia za wyrządzone szkody.
Oficjalny list z reklamacją jest jednym z najlepszych sposobów na złożenie skargi na coś takiego jak produkt lub usługa, tak aby zostały podjęte niezbędne działania
- Produkt & Service Complaint Letter
Tego rodzaju list jest pisany przez konsumenta do producenta lub sprzedawcy detalicznego w związku z problemem z produktem lub usługą. Poszkodowany klient pisze list z reklamacją produktu do odpowiedniego organu w organizacji, aby poinformować go o słabej wydajności produktu lub złożyć skargę na dostawę wadliwych/uszkodzonych towarów.
W sporządzeniu takiego listu, zaleca się, aby był krótki i do punktu i dokładnie określić, co chcesz być zrobione o problemie i jak długo jesteś zobowiązana czekać, aby uzyskać to rozwiązane.
Możesz wykonać te proste kroki:
- Wymień przedmiot zakupu ze specyfikacją, datą zakupu i gwarancją.
- Wyjaśnij problem z produktem.
- Wskaż, czy problem jest uporczywy.
- Zakończ prośbą, aby odpowiednie władze naprawiły produkt w odpowiedni sposób lub wymieniły go na nowy.
- Jeśli podjęte naprawy nie są satysfakcjonujące, zagraj kartą gwarancyjną.
- List ze skargą na pracownika
Na początek, list ze skargą na pracownika może być napisany przez dwie osoby: pracodawcę i pracownika. Jako pracownik, jeśli chcesz złożyć formalną skargę na coś, co wydarzyło się w pracy, powinieneś złożyć zażalenie.
Kilka wskazówek, które możesz wykorzystać przy sporządzaniu listu ze skargą pracowniczą obejmuje:
- Dokładnie określ rodzaj molestowania w miejscu pracy, które miało miejsce.
- Zapisz szczegóły dotyczące molestowania.
- Przedstaw siebie i swój cel.
- Przedstaw fakty dotyczące nękania.
- Wyjaśnij bardzo szczegółowo, jak zareagowałeś.
- Zaproponuj rozwiązanie problemu.
- Unikaj używania obraźliwego języka.
Features of a Complaint Letter
- Adresowany do odpowiedniego organu.
Pisząc list z zażaleniem, ważne jest, aby był on adresowany do odpowiedniego organu. List ze skargą jest kierowany do działu obsługi klienta lub osoby odpowiedzialnej za zasoby ludzkie, w zależności od przypadku. Dzieje się tak dlatego, że główną funkcją działu obsługi klienta/wsparcia kadr jest zajmowanie się wszelkimi problemami, jakie mogą mieć klienci.
- Problem powinien być zidentyfikowany
Podaj opis przedmiotu, który kupiłeś i problemu. Uwzględnij szczegóły, takie jak numer seryjny, a także nazwę i lokalizację sprzedawcy. Jeśli chodzi o kontynuację rozmowy, pamiętaj, aby powiedzieć, z kim rozmawiałeś i potwierdzić szczegóły dyskusji.
Jeśli skarga nie dotyczy produktu/usługi, uwzględnij niezbędne czynniki wspierające, takie jak Twoja relacja z tego, co się stało, wymiany słowne, a nawet dokumenty i zapisy, jeśli dotyczy. Bądź precyzyjny z nim. Upewnij się, że przechodzisz do sedna sprawy, aby ktokolwiek czytający list był w stanie określić, na czym dokładnie polega problem.
- Kopie niezbędnych i odpowiednich dokumentów są załączone
Dołącz kopie niezbędnych i odpowiednich dokumentów. Może to obejmować rachunki, gwarancje, czeki i rozmowy e-mailowe, jeśli takie istnieją. Jest to ważne, ponieważ czyni to Twoją skargę legalną. Upewnij się, że w swoim liście zawarłeś dokładne dokumenty, które załączasz.
- Rozwiązanie problemu powinno być przedstawione
Jeśli możesz przekonać firmę, że nie zastosowała się do swoich własnych zasad lub złamała prawo, Twoja skarga ma większe szanse na rozpatrzenie. Wyraź, jakie działania chcesz, aby zostały podjęte w związku ze złożoną skargą.
- Należy określić czas, w jakim sprawa ma zostać rozwiązana
Ważne jest, aby określić czas, w jakim chcesz, aby sprawa została rozwiązana. Pomoże to w rozwiązaniu problemu w jak najkrótszym czasie. Okres, który podajesz powinien być realistyczny, aby uniknąć nieuzasadnionego starcia między Tobą a firmą.
- Nazwisko i informacje kontaktowe powinny być zawarte.
Włączone do listu z zażaleniem powinny być Twoje informacje kontaktowe, aby umożliwić osobom otrzymującym zażalenie dotarcie do Ciebie w celu rozwiązania problemu. Ponadto, dobrze jest zakończyć swój list w sposób pełen szacunku. Podobnie jak w przypadku typowego listu formalnego, zakończ swój list słowami: „Z poważaniem”.
Zmęczony otrzymywaniem listu z reklamacją? Zarejestruj się na Formplus, aby stworzyć formularz skargi online. Zamieść go na swojej stronie internetowej lub mediach społecznościowych, aby uzyskać skargi od klientów
Stwórz formularz skargi online z Formplus
5 Listów Reklamacyjnych Przykładowy list reklamacyjny do codziennego użytku
Przykładowy list reklamacyjny w sprawie złej obsługi
Aby napisać skargę na złą obsługę, powinieneś zacząć od skontaktowania się z firmą, przeciwko której masz skargę. Wyślij maila do kierownika, aby zgłosić złą obsługę klienta, którą otrzymałeś od pracownika. Jeśli masz do czynienia z dużą firmą i bezpośredni mail do kierownika nie jest dostępny natychmiast, zawsze możesz wysłać maila do działu kadr.
Data…
Menadżer (Oznaczenie stanowiska…)
Nazwa firmy/organizacji…
Adres…
Sub: Complaint Letter for Poor Services
Dear (name),
Z przykrością muszę stwierdzić, że mam kartę członkowską siłowni od około pięciu lat (More/less), ale niestety znalazłem duże problemy z nowym instruktorem przedwczoraj (Date: dd/mm/yy). Zwykle mam prywatne płatne sesje z instruktorem od 7 rano do 8 rano. Z jakiegokolwiek powodu, miał on sesję z inną grupą w moim czasie (Napisz swój rzeczywisty problem i sytuację)
Sir, nie byłem w stanie mieć mojej sesji i musiałem iść do domu, aby sprostać innym pilnym zobowiązaniom. Nowy instruktor nie zaoferował nawet przeprosin za swoje zachowanie.
Wierzę, że jest to w Pana najlepszym interesie, aby podjąć ścisłe działania w wyżej wymienionej sprawie.
Z podziękowaniami,
Nazwisko…
Adres…
Nr kontaktowy. i podpis…
Przykład listu reklamacyjnego w sprawie złego produktu
Mówimy, że używałeś produktu i podejrzewasz, że wyrządził Ci on szkodę i/lub produkt był uszkodzony lub zły i szukasz zadośćuczynienia. Aby pomóc w rozwiązaniu tego problemu w dobrej wierze, często trzeba napisać list z reklamacją. Oto przykładowy list, który pozwoli Ci załatwić sprawę w rekordowym czasie.
Peter Burke
5 Allen Avenue,
Maryland, CA 34555
7 października 2019
Keri Hilson
Manager
Mansard Manufacturing
14 Bing Street.
Maryland, CA 34555
Re: Purchase of spoiled goods
Dear Miss Hilson:
This letter is to bring to your notice concerning the purchase of spoiled goods on October 5, 2019.
At the point of purchase, I was assured the goods would be fresh upon arrival. Zamiast tego dostarczono je zepsute. Załączyłem zdjęcie, jak również potwierdzenie dostawy.
Bardzo chciałbym, abyście Państwo przyjrzeli się tej sprawie i albo zwrócili mi koszty zakupu, albo wysłali inną dostawę.
Dziękuję za zajęcie się powyższą sprawą. Zapraszam do kontaktu ze mną w każdej chwili: 555-6868; [email protected].
Z poważaniem,
Peter Burke
Załączniki: Zdjęcie i pokwitowanie
Przykład listu skargowego w sprawie molestowania
Nikt nie jest zobowiązany do tolerowania molestowania w miejscu pracy, a jeśli do niego dojdzie, list ze skargą do przełożonego lub osoby z działu kadr będzie w porządku. Przypominamy, że list z zażaleniem na molestowanie jest pisany tylko przez osobę, która jest nękana z powodu okoliczności, incydentu lub niedopuszczalnego zachowania innej osoby. Ta próbka zapewnia absolutne minimum, gdy szukasz sprawiedliwości.
Imię i nazwisko ofiary
Adres ofiary
Numer telefonu ofiary
Imię i nazwisko odbiorcy
Wskazanie odbiorcy
Wskazanie odbiorcy
Wskazanie odbiorcy
Nazwa organizacji
Adres organizacji
Data
Droga nazwa odbiorcy:
Piszę ten list, aby poinformować Państwa o niestosownym obmacywaniu i propozycjach seksualnych, których doznałam z rąk Imię i Nazwisko Molestującego. Zajmuję stanowisko POZYCYJNE w firmie i jestem zatrudniona od pięciu lat, a moja etyka pracy nigdy nie była kwestionowana.
Nękanie zaczęło się w DNIU, kiedy po raz pierwszy zostałam przeniesiona do tego działu, a on powiedział, że mnie pociąga. Od tego czasu trwa to prawie codziennie.
Dziś wysłał mi wiadomość e-mail, w której napisał, że powinnam się z nim spotkać po pracy.
Dziś wysłał wiadomość głosową, w której powiedział, że chciałby się ze mną kochać w toalecie.
Po drugim incydencie zgłosiłam tę sytuację mojemu bezpośredniemu przełożonemu, ale nazwisko napastnika nie ustało. Podczas gdy większość zalotów była słowna, mam nagrania dwóch wiadomości głosowych i jednego e-maila od Nazwiska Molestującego. Mam również dwóch świadków, Imię i Nazwisko Świadka 1 i Imię i Nazwisko Świadka 2, którzy byli świadkami molestowania.
Chcę zwrócić Państwa uwagę na to, że przeżywam emocjonalną traumę i zakłopotanie w pracy. Nękanie ma wpływ na moje relacje z mężem i na moją wydajność w pracy.
Błagam, abyście Państwo zajęli się tą sprawą i podjęli niezbędne działania.
Z poważaniem,
Podpis poszkodowanej
Nazwisko poszkodowanej
Przykład listu z zażaleniem do HR
Złe zachowanie wśród pracowników może spowodować nieodwracalne szkody dla firmy na dłuższą metę. Najlepszym sposobem, aby zatrzymać takie brudne zachowanie, które w przeciwnym razie zgniłoby firmę jest napisanie listu z zażaleniem do HR. Czy twój szef grozi ci pracą, jeśli nie „widzisz rzeczy po jego myśli”? Czy współpracownik sabotuje cię lub gorzej? Napisz do działu kadr. Oto przykładowy list, który pomoże Ci się do niego dostać.
Drogi,
Nazywam się i pracuję od niedawna. Jestem dumny i szczęśliwy, że mogę zrobić coś dla siebie, oferując pomoc mojemu starszemu koledze. Niestety, to wspaniałe doświadczenie zostało zrujnowane przez jednego pracownika: .
Przed napisaniem tego listu zbadałem wszystkie inne opcje i jestem zmuszony uciec się do działu kadr w celu znalezienia rozwiązania.
Jego/jej] ciągłe niewłaściwe zachowanie i brak zachowania to po prostu zbyt wiele, aby sobie z tym poradzić. Wpływa to na moją wydajność i przeszkadza mi w wykonywaniu pracy.
Proszę o natychmiastową interwencję w celu znalezienia rozwiązania tego problemu i stworzenia profesjonalnego, przyjaznego i produktywnego środowiska dla nas wszystkich.
Dziękuję bardzo za zrozumienie.
Najlepiej pozdrawiam
Przykładowy list ze skargą do kierownictwa
Frustrujące jest, gdy twój kierownik wydaje się mieć na ciebie „coś”, czego nie potrafisz wyjaśnić. Kiedy piszesz list, w którym skarżysz się na zachowanie kierownika, musisz upewnić się, że masz swoje imię i nazwisko, adres, nazwisko kierownika i opis wydarzeń. Zwłaszcza, że adresujesz go do wyższej instancji w organizacji. Ta próbka obejmuje wszystkie wymagane obszary.
Data…
Kierownik Operacyjny,
Nazwa firmy/instytutu…
Adres/Oddział…
Podpis: Skarga na kierownika
Szanowny Panie,
Mam nadzieję, że ten list spotka się z Pana uznaniem. Pracuję w Państwa firmie w dziale badawczym (nazwa działu) od 2/4/6 (więcej/mniej) lat. Przedmiotem mojego listu jest skarga na kierownika naszego działu. (Proszę opisać swoje problemy i sytuację).
Piszę w imieniu całego wydziału. Stoimy przed wieloma wyzwaniami, ponieważ jego zachowanie w stosunku do nas jest bardzo nieuprzejme i nieokrzesane. Nie możemy się skupić na wykonywaniu naszej pracy w jego obecności. Traktuje nas jak niewolników, którzy w jego mniemaniu są bezwartościowi. Proszę zmienić naszego kierownika lub przynajmniej dać mu surowe ostrzeżenie. Pracownicy działu będą bardzo wdzięczni, jeśli tak się stanie.
Szczerze pozdrawiam,
Twoje imię i nazwisko…
Przeznaczenie zawodowe…
Nazwa działu…
4 Szablony formularzy skarg online do wykorzystania
- Szablon skargi w miejscu pracy
Ten szablon formularza nękania w miejscu pracy może być użyty przez organizację, aby umożliwić pracownikom i klientom zgłaszanie incydentów seksualnych, nękania i braku szacunku w miejscu pracy. Może on być łatwo osadzony w podręczniku firmy lub na stronie internetowej. Ten szablon formularza molestowania pracowników jest świetny dla pracowników HR, pracodawców i menedżerów firm. Jest to ważne, ponieważ nękanie w miejscu pracy, czy dzieje się to osobiście lub online, jest problemem wpływającym na firmy.
- Online Complaint Form Template
Szablon formularza skargi online jest używany do otrzymywania skarg klientów lub opinii pracowników na temat Twojej firmy lub usług. Możesz dostosować gotowy formularz do swojej marki i osadzić link na swojej stronie internetowej, stronach mediów społecznościowych lub po prostu pozwolić klientom zeskanować kod QR, aby przekazać Ci potrzebną informację zwrotną. Możesz użyć tego formularza reklamacyjnego w każdym rodzaju biznesu.
- Formularz Reklamacyjny
Z Szablonem Ankiety Satysfakcji Klienta, możesz zmierzyć satysfakcję klienta kiedy dowiesz się co naprawdę myślą o twoim produkcie lub usłudze. Zrozumienie, jak klienci czują się o swoich produktach pomoże Ci wiedzieć, w jakich obszarach robisz dobrze, jak również te, które musisz poprawić. Możesz dostosować ten szablon satysfakcji klienta lub stworzyć swój własny z naszym intuicyjnym drag and drop online form builder.
- Formularz skargi hotelowej
Szablon formularza opinii hotelowej pomaga poprawić standardy hotelu lub pensjonatów, pozwalając klientom na dostarczenie informacji zwrotnej na temat usług hotelowych. Możesz osadzić ten formularz opinii hotelu na swojej stronie rezerwacji hotelu lub wysłać go na e-mail swoich klientów po ich wymeldowaniu. Dzięki niemu, goście mogą swobodnie dzielić się swoimi opiniami, recenzjami & doświadczeniami.
Zakończenie
Listy skarg i zażaleń są używane do podnoszenia swoich obaw o nieuczciwe rzeczy i poszukiwania produktywnego wyniku. Podczas pisania listu, pamiętaj, aby używać właściwego tonu i unikać emocji w liście.
W biznesie, celem listu z reklamacją w biznesie jest uzyskanie poprawy i wymiany, a nie znalezienie winy. Odbiorca listu z reklamacją powinien być skłonny do rozpatrzenia prawdziwych reklamacji z otwartym umysłem. Najlepszym rozwiązaniem dla odbiorcy nie jest natychmiastowa reakcja ustna lub pisemna, ale faktyczne przeprowadzenie dochodzenia.