Oświadczenie o problemie biznesowym jest jedną z tych technik, które opisują powody inicjatywy ICT w praktycznych warunkach związanych z biznesem. Jest to opis aktualnie istniejącego problemu, który musi zostać rozwiązany i zapewnia kontekst dla problemów, które będą rozwiązywane.
Określenie problemu może być opisane w pojedynczym stwierdzeniu, po którym następuje rzeczywisty przykład w celu podkreślenia problemu. Podczas opracowywania zrozumienia problemów do rozwiązania należy myśleć w siedmiu szerokich obszarach przedstawionych poniżej.
Przykłady są podane dla każdej kategorii.
Kategorie stwierdzeń problemów biznesowych
1. Strategia
- Niedostateczne dopasowanie do celów biznesowych.
- Inicjatywy nie są obecnie dopasowane do ogólnej wizji.
- Silne wdrażanie projektów.
2. Usługi / Produkty
- Utrudnienia w świadczeniu usług z powodu nieterminowego pobierania informacji.
- Niska responsywność w angażowaniu leadów sprzedażowych z powodu nieterminowego pobierania informacji
- Wysoki poziom zwrotów produktów z powodu błędów popełnionych na zamówieniach sprzedaży.
3. Ludzie
- Nieodpowiednie szkolenie pracowników i/lub brak możliwości wsparcia przez pracowników obszarów działalności doświadczających wąskich gardeł.Źle zdefiniowane role i obowiązki powodują zamieszanie i słabą zdolność reagowania na potrzeby operacyjne.
- Niedostateczne dostarczanie usług ze względu na możliwości personelu i problemy szkoleniowe.
4. Procesy
- Mnóstwo powielonych procesów biznesowych i aplikacji.
- Intensywne przetwarzanie ręczne ze względu na fizyczną obsługę papierkowej roboty, wysyłanie poczty i ręczną koordynację wydarzeń.
- Podwójne wprowadzanie danych i ręczne utrzymywanie danych w arkuszach kalkulacyjnych lub osobistych bazach danych.
5. Aplikacje
- Niedostatecznie rozwinięta funkcjonalność z powodu nieodpowiedniego zdefiniowania wymagań biznesowych i funkcjonalnych.
- Nieaktualna funkcjonalność spowodowana stale zmieniającym się klimatem biznesowym.
- Małe lub żadne wsparcie aplikacji z powodu zastrzeżonego lub nadmiarowego oprogramowania.
6. Informacje
- Niestrukturalne informacje i treści przechowywane na różnych urządzeniach, co bardzo utrudnia wyszukiwanie i odzyskiwanie.
- Brak metadanych dołączonych do informacji, co utrudnia wyszukiwanie i odzyskiwanie.
- Różne metody kodowania tych samych typów zbiorów danych w różnych repozytoriach.
7. Infrastruktura
- Niewiele wiadomo o wszystkich systemach, co utrudnia strategiczną koordynację utrzymania.
- Wiele aplikacji jest obsługiwanych przez wiele systemów tworząc niepotrzebne koszty utrzymania poprzez wspieranie zduplikowanych systemów.
Kiedy już zrozumiesz problemy, opisz ryzyko związane z każdym z nich, aby w pełni podkreślić potencjalny wpływ na biznes (np, koszty, nieefektywność i utracone możliwości).
Przykład opisu problemu
Poniżej znajduje się przykład opisujący opis problemu, opis i związane z nim ryzyko dla wysoce ręcznego procesu biznesowego, który można łatwo rozwiązać za pomocą technologii.
Opis problemu: Intensywne przetwarzanie ręczne ze względu na fizyczną obsługę dokumentów.
Opis: Formularze urlopu rocznego są zazwyczaj wypełniane przez Pracownika, drukowane, wysyłane do Kierownika/Pełnomocnika w celu zatwierdzenia, wysyłane do Działu Kadr w celu weryfikacji i wprowadzenia danych, skanowane i przesyłane do EDRMS, a następnie wysyłane do Płac w celu (ponownego) wprowadzenia danych.
Ryzyko: Ten wysoce ręczny scenariusz prowadzi do „wąskich gardeł” w świadczeniu usług i zwiększa ryzyko słabej reakcji organizacji na potrzeby biznesu oraz utraty czasu, który powinien być poświęcony na prowadzenie podstawowej działalności.
Jak opracować opis problemu
Aby opracować opis problemu i związane z nim ryzyko projektu, należy nawiązać współpracę z menedżerami i ekspertami w odpowiednich obszarach biznesowych. Zadaj im pytania specyficzne dla każdej z sześciu kategorii opisanych powyżej, aby wydobyć szczegóły dotyczące tego, gdzie leżą problemy. Strategia ta może być wdrożona w początkowych fazach tworzenia i analizy projektu, niezależnie od stosowanej metodyki (np. Agile lub Waterfall). Jest ona przydatna przy opracowywaniu mandatów projektowych i przypadków biznesowych.