Większość firm używa powtarzalnych procesów biznesowych, aby wykonać swoją pracę. Obecnie firmy chcą przenieść wiele z tych procesów na platformy, które pozwalają na ciągłe doskonalenie i iterację.
Jak zespoły rozpoczynają proces migracji tych istotnych procesów i przepływów pracy do nowych narzędzi, takich jak aplikacje biznesowe o niskim kodzie, czas potrzebny na udokumentowanie tych procesów biznesowych staje się kluczowy dla powodzenia projektu.
Dokumentacja może pomóc w określeniu, czy procesy są wydajne lub czy kroki mogą zostać wyeliminowane lub zmienione. A jeśli przygotowujesz się do zautomatyzowania części swojej pracy, dokumentowanie bieżących procesów jest absolutną koniecznością, aby zapewnić, że automatyzacja będzie przebiegać sprawnie i niezawodnie.
Użycie poniższego dziesięciostopniowego szablonu dokumentacji procesów pomoże Ci zrobić to szybko, efektywnie i spójnie we wszystkich zespołach i działach.
Szybka, dziesięcioetapowa metoda dokumentowania procesów biznesowych
Ta metoda działa najlepiej, gdy wszyscy uczestnicy mogą zobaczyć, co jest tworzone, używając flipchartu lub białej tablicy. Upewnij się, że w pomieszczeniu znajdują się właściwe osoby, które wiedzą, co jest związane z realizacją procesu.
Krok 1 – Nazwa procesu
Aby rozpocząć, zapisz nazwę i opis procesu na flipcharcie.
Krok 2 – Granice procesu
Zidentyfikuj punkt początkowy i końcowy procesu. Co powoduje, że proces się rozpoczyna? Skąd wiesz, kiedy proces się zakończył?
Krok 3 – Wyniki procesu
Zidentyfikuj, co jest produkowane przez proces.
Krok 4 – Dane wejściowe procesu
Zidentyfikuj, co jest potrzebne do wykonania procesu i skąd to pochodzi. Źródła mogą obejmować papier, excel, sieć.
Krok 5 – Czynności procesu
Brainstorm działań (co), które muszą być wykonane, aby doprowadzić proces od początku do końca. Podaj je w formie czasownika / obiektu (np. zatwierdzić wniosek, podpisać dokumentację, rozprowadzić formularz, itp.) Nie martw się o sekwencjonowanie działań w tym czasie, po prostu zrób swobodną burzę mózgów. Karteczki samoprzylepne mogą być bardzo skuteczne na tym etapie. Po prostu zapisz jedną czynność na każdej karteczce.
Krok 6 – Organizacja procesu
Weź wszystkie elementy z burzy mózgów, które zidentyfikowałeś i uporządkuj je w przepływ procesu. Upewnij się, że zidentyfikowałeś kluczowe punkty decyzyjne, budując wizualizację swojego procesu.
Krok 7 – Przegląd procesu
Przyjrzyj się sekwencji jako pierwszej kontroli jakości. Czy wygląda ona na kompletną w oparciu o granice, które zdefiniowałeś w kroku 2?
Krok 8 – Role w procesie
Zidentyfikuj role (kogo), które będą wykonywać czynności w procesie. Przypisz rolę do każdego kroku czynności.
Krok 9 – Przepisanie procesu
Umieść kroki w programie do tworzenia diagramów przepływu w formacie pasa pływackiego.
Krok 10 – Ostateczny przegląd procesu
Zbierz uczestników i przejrzyj przepływ procesu. Zapewnij zatwierdzenie przez wszystkich członków zespołu.
Połączenie wszystkiego w całość
Tutaj znajduje się przykład dokumentacji procesu, aby zademonstrować, jak to wszystko razem wygląda.