Czy kiedykolwiek wydawało Ci się, że masz doskonały plan biznesowy i strategię, ale zostałeś zaskoczony przez wzrost taryf lub nowe regulacje środowiskowe? Ten artykuł pomoże Ci odkryć, jak myśleć o czynnikach zewnętrznych i zarządzać nimi, które mogą sparaliżować Twój plan strategiczny (lub otworzyć nowe możliwości). Jeśli jeszcze tego nie robisz, musisz dowiedzieć się, jak przeprowadzić skanowanie środowiska i odpowiednio dostosować proces zarządzania wydajnością.
Kontrolowane i niekontrolowane aspekty, które wpływają na firmę, można skategoryzować odpowiednio jako czynniki wewnętrzne i zewnętrzne. Od wyznaczania celów po codzienne działania, organizacji łatwo jest skupić się na tym, co w jej odczuciu może kontrolować wewnętrznie. Jednak ważne jest, aby nie przeoczyć niekontrolowanych, zewnętrznych czynników, które mają wpływ na biznes.
Ważność czynników zewnętrznych
Czym są czynniki zewnętrzne? Gospodarka, polityka, konkurencja, klienci, a nawet pogoda to czynniki niekontrolowane, które mogą mieć wpływ na wyniki organizacji. To w porównaniu z czynnikami wewnętrznymi, takimi jak personel, kultura firmy, procesy i finanse, które wydają się być w zasięgu ręki.
Stabilność i rentowność firmy są współzależne od jej zdolności do szybkiej identyfikacji i reagowania na zmiany w środowisku zewnętrznym. Zmiany są nieuniknione, a elastyczność w radzeniu sobie z nieoczekiwanymi mutacjami rynku może oznaczać dla organizacji różnicę między przetrwaniem a wyginięciem. Coś tak powszechnego jak zmiana w polityce rządowej może mieć znaczący wpływ na firmę. Proponowane ustawodawstwo na poziomie federalnym i stanowym może prawnie wymagać od firmy wprowadzenia zmian w jej działalności, a tym samym stać się krytycznym czynnikiem sukcesu.
Na przykład, nowy kodeks podatkowy, który wszedł w życie w tym roku, wpływa na sposób opodatkowania korporacji. Każda firma musi mieć personel i procedury (czynniki wewnętrzne) na miejscu, aby nauczyć się nowego kodu (czynnik zewnętrzny) i dokonać niezbędnych zmian księgowych w celu prawidłowego złożenia dokumentów za 2018 rok. Jeśli firma reaguje powoli i zaczyna zajmować się zmianami w kodeksie podatkowym dopiero w kwietniu przyszłego roku, stworzy to dodatkowe wyzwania organizacyjne i potencjalne kary finansowe.
Przeprowadzenie skanowania środowiska
Choć czynniki zewnętrzne, takie jak zmiany polityki rządowej, są czasami nieoczekiwane, nie oznacza to, że nie można się na nie przygotować. Najskuteczniejszym sposobem na przygotowanie firmy do bycia elastyczną i adaptacyjną jest opracowanie ram dla przeprowadzenia skanowania środowiska.
Skanowanie środowiska jest procesem metodycznego zbierania, analizowania i interpretowania danych na temat zewnętrznych szans i zagrożeń. Jest to mechanizm zbierania istotnych informacji o świecie zewnętrznym, konkurencji i samej firmie.
Jedną z najbardziej popularnych metod przeprowadzania skanowania środowiska jest analiza PESTEL. Model ten jest macierzą oceny czynników zewnętrznych, która skupia się na sześciu sferach danych:
- (P)olitical: Zakres, w jakim rząd może wpływać na gospodarkę, a tym samym na organizacje w danej branży. Obejmuje to politykę rządową, stabilność polityczną oraz politykę handlową i podatkową.
- (E)konomiczna: W jaki sposób warunki ekonomiczne zmieniają podaż i popyt, wpływając bezpośrednio na firmę. Obejmuje to wzrost lub spadek gospodarczy oraz zmiany w stopach procentowych i inflacji.
- (S)ocial: Zmiany w społeczno-kulturowym środowisku rynkowym, które ilustrują potrzeby i życzenia klientów. Obejmuje to pojawiające się trendy, analizę populacji i dane demograficzne.
- (T)echnologiczne: W jaki sposób innowacje i rozwój ewoluują rynek lub przemysł. Obejmuje to automatyzację, świadomość technologii i wskaźniki adopcji oraz nowe usługi lub produkty.
- (E)nvironmental: Aspekty ekologiczne i środowiskowe, które wpływają na działalność firmy lub popyt konsumentów. Obejmuje to dostęp do zasobów odnawialnych, zmiany pogodowe lub klimatyczne oraz inicjatywy w zakresie odpowiedzialności korporacyjnej.
- (L)egalne: Aktualne uprawnienia lub wymagania prawne w krajach lub terytoriach, w których działa organizacja. Obejmuje to wymagania dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, prawa pracy i prawa ochrony konsumenta.
Po wykonaniu analizy PESTEL (czasami znanej jako analiza PESTLE), będziesz miał dokładny skan środowiska, który identyfikuje niekontrolowane, zewnętrzne czynniki, na które Twoja organizacja powinna się przygotować. Właściwe jest posiadanie planu działania dla elementów, które Twoim zdaniem mogą rzeczywiście wystąpić i mieć istotny wpływ na Twoją działalność. W oprogramowaniu może to być nazywane planem odzyskiwania danych po awarii lub planem awaryjnym. Nie musisz w tym momencie przeznaczać zasobów na realizację planu, ale ważne jest, abyś przemyślał implikacje wystąpienia jednego z tych czynników zewnętrznych.
Po przeprowadzeniu analizy PESTEL i zaplanowaniu, możesz spojrzeć wewnętrznie i kontynuować inne działania związane z planowaniem strategicznym, takie jak analiza SWOT.
Twoje analizy PESTEL i SWOT powinny wpłynąć na Twój plan strategiczny. Czy nadszedł czas, aby odświeżyć ten plan? Dowiedz się tutaj, jak to zrobić.
Stawanie na bieżąco z czynnikami zewnętrznymi wpływającymi na Twój biznes
Zaleca się, aby organizacje przeprowadzały skanowanie środowiska co pół roku lub co rok. Taka częstotliwość zapewnia aktualność czynników zewnętrznych, które mogą wpływać na firmę zarówno w pozytywny, jak i negatywny sposób. Proces ten nie jest przeznaczony wyłącznie dla firm z listy Fortune 500 – jest on szczególnie ważny dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie mają takiej marki lub przychodów jak duże korporacje i mogą być bardziej podatne na wpływ czynników zewnętrznych.
Wprowadzenie skutecznej metody identyfikacji czynników zewnętrznych i przeprowadzanie skanowania środowiska jest cennym ćwiczeniem. Może ono pomóc Twojej organizacji wykorzystać szanse, zanim zrobi to konkurencja, zająć się zagrożeniami, zanim staną się one poważnymi problemami, oraz dostosować plany strategiczne do zmieniających się wymagań rynku.
