Jako właściciel małej firmy, prowadzenie dokładnej ewidencji wydatków jest niezbędne, jeśli chcesz utrzymać firmę w dobrej kondycji i jest absolutnie konieczne, jeśli chcesz się rozwijać. Rozumiemy, że choć pasjonujesz się swoim biznesem, możesz nie być pasjonatem księgowości. Ale bez obaw.
Dobrą wiadomością jest to, że istnieją tylko dwie podstawowe metody, które musisz znać: księgowość kasowa i księgowość memoriałowa. Nawet jeśli nie zajmujesz się własną sprawozdawczością finansową, ważne jest, abyś wiedział, jak działa każda z nich, abyś mógł wybrać najlepsze praktyki księgowe dla swojej firmy. Poniżej znajdziesz przegląd tych dwóch metod, zaktualizowany o wszystko, co musisz wiedzieć o zmianach wprowadzonych przez reformę podatkową TCJA.
Księgowość kasowa vs. memoriałowa
Mimo że księgowość może nie być Twoim ulubionym aspektem bycia swoim własnym szefem, nadal ważne jest, aby zrozumieć przynajmniej podstawy i najlepsze praktyki księgowości małych firm. Tak długo, jak Twoja sprzedaż jest mniejsza niż 25 milionów dolarów rocznie, możesz swobodnie korzystać z metody kasowej lub memoriałowej.
Dlaczego miałbyś wybrać jedną z nich? Wyjaśnimy podstawy metody kasowej i memoriałowej, a także zalety i wady każdej z nich, abyś mógł podjąć świadomą decyzję.
Czym jest metoda kasowa?
Po pierwsze, zaczniemy od prostszej z tych dwóch metod: metody kasowej. W tej metodzie księguje się przychody w momencie ich otrzymania, a wydatki w momencie ich zapłaty. Na przykład, jeśli wystawisz klientowi fakturę na 1000 dolarów 1 marca, a płatność otrzymasz 15 kwietnia, zaksięgujesz przychód jako otrzymany w kwietniu. Jest to moment, w którym faktycznie miałeś pieniądze w ręku.
Należy zauważyć, że ta metoda nie bierze pod uwagę żadnych należności lub zobowiązań. Dzieje się tak dlatego, że dotyczy ona jedynie płatności od klientów – czy to w formie gotówki, czeków, czy też wpływów z kart kredytowych – w momencie otrzymania zapłaty.
Podobnie, metoda kasowa rejestruje wydatki tylko wtedy, gdy pieniądze opuszczają Twoje konto w celu opłacenia wydatków na rzecz dostawców, sprzedawców i innych osób trzecich. Innymi słowy, jeżeli prowadzisz małą działalność gospodarczą związaną z kartami podarunkowymi i artykułami papierniczymi, która zakupiła materiały papiernicze na kredyt w czerwcu, ale nie zapłaciła rachunku do lipca, zaksięgowałbyś te materiały jako wydatek lipcowy.
Jeżeli Twoja firma osiąga mniej niż 25 milionów dolarów obrotu rocznie i nie sprzedaje towarów bezpośrednio konsumentom, metoda kasowa może być dla Ciebie najlepszym wyborem. W rzeczywistości, jest to często wybierana metoda księgowania dla bardzo małych firm, takich jak jednoosobowe działalności gospodarcze lub spółki osobowe.
Wady metody kasowej
Metoda kasowa z pewnością ma swoje zalety. Główną z nich jest łatwość użycia i poprawa przepływu środków pieniężnych.
Uproszczony proces
Wielu właścicieli małych firm wybiera metodę kasową, ponieważ jest to uproszczony proces księgowania, który jest podobny do tego, jak można śledzić swoje osobiste finanse. Łatwo jest śledzić pieniądze, które wpływają i wypływają z kont bankowych, ponieważ nie ma potrzeby rejestrowania należności i zobowiązań.
Dla małych firm, które prowadzą działalność głównie poprzez transakcje gotówkowe i nie utrzymują dużych zapasów produktów, metoda kasowa może być wygodnym i niezawodnym sposobem na śledzenie przychodów i wydatków bez potrzeby prowadzenia dużej ilości ksiąg rachunkowych.
Podatki dochodowe
Jeśli chodzi o podatki, metoda kasowa ma zdecydowane zalety. Dzięki tej metodzie, nie musisz płacić podatków od pieniędzy, które jeszcze nie zostały otrzymane. Na przykład, jeśli wystawisz klientowi fakturę na 1000 dolarów w październiku i nie otrzymasz zapłaty aż do stycznia, nie będziesz musiał płacić podatku od dochodu aż do stycznia następnego roku.
Pomaga to poprawić przepływ gotówki i zapewnia, że Twoja mała firma ma fundusze dostępne na płatności podatkowe. Dla osób fizycznych i bardzo małych firm, może to być kluczowe dla utrzymania firmy na powierzchni, gdy przepływ gotówki jest ograniczony.
Wady metody kasowej
Ponieważ metoda kasowa jest zdecydowanie prostszą z dwóch najpopularniejszych metod księgowości, ma ona również swoje wady.
Niedokładny obraz finansowy
Ponieważ metoda kasowa nie uwzględnia wszystkich przychodzących dochodów i wychodzących wydatków, może doprowadzić do tego, że będziesz uważał, że masz bardzo wysoki przepływ gotówki w danym miesiącu, podczas gdy w rzeczywistości jest to wynik pracy z poprzedniego miesiąca.
Brak ewidencji należności i zobowiązań
Dodatkowo, ponieważ metoda ta jest tak prosta, nie wymaga od Twojego księgowego lub księgowej śledzenia rzeczywistych dat odpowiadających konkretnym transakcjom sprzedaży lub zakupu. Innymi słowy, nie ma zapisów należności lub zobowiązań, co może stwarzać trudności, gdy firma nie otrzymuje natychmiastowej zapłaty lub ma zaległe rachunki.
Nie jest zgodna z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości lub GAAP
Powszechnie przyjęte zasady rachunkowości lub GAAP są standardowymi ramami zasad i wytycznych, których księgowi muszą przestrzegać podczas przygotowywania sprawozdań finansowych firmy w Stanach Zjednoczonych. Zgodnie z tymi wytycznymi, wszystkie firmy o sprzedaży powyżej 25 milionów dolarów muszą stosować metodę memoriałową przy prowadzeniu księgowości i raportowaniu swoich wyników finansowych. Oznacza to, że jeśli sprzedaż Twojej firmy przekroczyłaby 25 milionów dolarów, musiałbyś zaktualizować swoje praktyki księgowe. Jeśli uważasz, że Twój biznes może przekroczyć 25 milionów dolarów sprzedaży w najbliższej przyszłości, możesz rozważyć wybór metody memoriałowej podczas konfigurowania systemu księgowego.
Co to jest metoda memoriałowa?
Standardy rachunkowości określone przez ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) przewidują stosowanie rachunkowości memoriałowej w sprawozdawczości finansowej, ponieważ zapewnia ona bardziej przejrzysty obraz ogólnych finansów firmy.
Ale czym jest ta metoda?
W przypadku metody memoriałowej przychody i wydatki są rejestrowane w momencie ich naliczenia i uzyskania, niezależnie od tego, kiedy pieniądze są faktycznie otrzymywane. Na przykład, używając powyższego przykładu, jeśli mała firma zaksięguje $1,000 w przychodach 1 marca, zaksięgujesz te $1,000 jako przychód w księgowości marcowej – nawet jeśli fundusze nie wpłynęły na Twoje konto do 15 kwietnia.
To samo dotyczy wydatków. W tym przypadku, jeśli Twoja mała firma produkująca karty podarunkowe i artykuły papiernicze kupi materiały papiernicze na kredyt w czerwcu, ale faktycznie nie zapłaci rachunku do lipca, to i tak zaksięgujesz to jako wydatek czerwcowy.
Zalety rachunkowości memoriałowej
W przeciwieństwie do rachunkowości kasowej, która zapewnia jasną, krótkoterminową wizję sytuacji finansowej firmy, rachunkowość memoriałowa pozwala na bardziej długoterminowe spojrzenie na sytuację firmy.
Jest tak dlatego, że rachunkowość memoriałowa dokładnie pokazuje, ile pieniędzy zarobiłeś i wydałeś w określonym okresie czasu, zapewniając wyraźniejszy wskaźnik, kiedy działalność przyspiesza i zwalnia w ciągu kwartału lub całego roku. Dodatkowo, jest ona zgodna z przyjętymi w kraju standardami rachunkowości. Oznacza to, że jeśli Twój biznes będzie się rozwijał, jego metoda księgowania nie będzie musiała się zmieniać.
Dokładniejszy obraz finansowy
Mimo, że ta metoda wymaga bardziej intensywnego prowadzenia księgowości, daje właścicielom małych firm bardziej realistyczne wyobrażenie o dochodach i wydatkach w określonym czasie. Może to zapewnić Tobie (i Twojemu księgowemu) lepsze ogólne zrozumienie zwyczajów konsumentów w zakresie wydatków i pozwolić Ci lepiej zaplanować szczytowe miesiące działalności.
Zgodna z GAAP
Ponieważ metoda memoriałowa jest zgodna z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP), musi być stosowana przez wszystkie firmy z ponad 25 milionami dolarów rocznej sprzedaży.
Jako, że próg 25 milionów dolarów przychodu jest wysoki dla większości małych firm, większość z nich zdecyduje się na stosowanie metody memoriałowej tylko wtedy, gdy będzie tego wymagał ich bank.
Wady rachunkowości memoriałowej
Ponieważ rachunkowość memoriałowa ma swoje zalety, istnieją również pewne wady. Do najczęściej wymienianych należy bardziej skomplikowana metoda prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz niedokładne przedstawienie krótkoterminowej sytuacji finansowej firmy.
Większa zasobochłonność
Ponieważ rachunkowość memoriałowa zwiększa złożoność i ilość papierkowej roboty w procesie sprawozdawczości finansowej, wielu właścicieli małych firm postrzega ją jako bardziej skomplikowaną i kosztowną do wdrożenia. Ponieważ firma rejestruje przychody zanim faktycznie otrzyma gotówkę, przepływ środków pieniężnych musi być śledzony oddzielnie, aby zapewnić, że możesz pokryć rachunki z miesiąca na miesiąc.
Niedokładny widok krótkoterminowy
Podczas gdy metoda memoriałowa zapewnia lepszy długoterminowy widok Twoich finansów, metoda kasowa daje Ci lepszy obraz środków na Twoim koncie bankowym. Dzieje się tak dlatego, że metoda memoriałowa uwzględnia pieniądze, które dopiero mają wpłynąć.
W rezultacie, jeśli nie masz starannych praktyk księgowych, metoda memoriałowa może być finansowo druzgocąca dla właściciela małej firmy. Twoje księgi mogą wykazywać dużą ilość przychodów, podczas gdy konto bankowe jest całkowicie puste.
Jak wybrać właściwą opcję dla Twojego biznesu
Podczas gdy system księgowy i metoda sprawozdawczości finansowej, którą wybierzesz dla swojego małego biznesu jest ostatecznie decyzją zarządu, zależy to również od Twoich celów biznesowych, zasobów, które masz dostępne, oraz wymagań finansowych Twojej organizacji.
Jeśli Twoja firma nie zarabia więcej niż 25 milionów dolarów w rocznej sprzedaży brutto, możesz przyjąć dowolną metodę, która będzie miała dla Ciebie większy sens.
Jednakże pamiętaj, że IRS wymaga od firm, aby używały i utrzymywały tę samą metodę księgowania w celu raportowania dochodu podlegającego opodatkowaniu w danym roku – nie ma więc zmian w połowie roku podatkowego.
Niektóre małe firmy mogą wybrać hybrydową metodę księgowania, w której używają metody memoriałowej dla zapasów i metody kasowej dla swoich dochodów i wydatków. Jeśli nie jesteś pewien, która metoda księgowości jest najlepsza dla Twojej małej firmy, porozmawiaj z CPA lub specjalistą ds. podatków. Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących księgowości, sprawdź naszą listę kontrolną dla zadań związanych z finansami, które musisz wykonać codziennie, co tydzień, co miesiąc i co roku.