Istnieją dwie metody księgowania wykorzystywane przez firmy do śledzenia przychodów i wydatków, a zrozumienie różnic między nimi jest niezwykle istotne.
Księgowość kasowa jest prostszą metodą. Jest ona ogólnie dostępna dla przedsiębiorstw o rocznej sprzedaży nie przekraczającej 10 milionów dolarów oraz dla firm świadczących usługi profesjonalne dowolnej wielkości. Istnieje niższy próg 5 milionów dolarów dla spółek typu C corps oraz dla spółek osobowych, w których spółka typu C corp jest partnerem. Rachunkowość memoriałowa musi być generalnie stosowana przez nieprofesjonalne firmy usługowe o rocznej sprzedaży przekraczającej 10 milionów dolarów. Wyjątek od tej ogólnej zasady: Niektóre przedsiębiorstwa posiadające zapasy są zobowiązane do stosowania zasady memoriałowej w odniesieniu do zakupów i sprzedaży towarów, jeżeli roczna sprzedaż przekracza 1 000 000 USD.
Różnice
Metody rachunkowości kasowej i memoriałowej różnią się przede wszystkim czasem, w którym transakcje są uznawane i obciążane na kontach. W przypadku rachunkowości kasowej przychody są rozpoznawane w momencie otrzymania zapłaty za faktury, a koszty są rozpoznawane w momencie ich zapłaty.
W przypadku rachunkowości memoriałowej przychody są rozpoznawane w momencie ich uzyskania, a koszty w momencie ich poniesienia. Rachunkowość memoriałowa jest zgodna z zasadą współmierności określoną w ogólnie przyjętych zasadach rachunkowości. Innymi słowy, przychody i koszty są dopasowywane do okresów, w których zostały faktycznie osiągnięte lub poniesione.
Na przykład firma ABC Consulting zakończyła zlecenie w grudniu i wystawiła klientowi fakturę na 10 000 USD po zakończeniu pracy. Czek z zapłatą otrzymała w styczniu. Stosując metodę kasową, przychód w wysokości 10 000 USD jest rejestrowany w styczniu.
Dodatkowo spółka ABC Consulting zakupiła w grudniu kilka nowych komputerów biurowych za kwotę 5 000 USD. Sprzedawca zaoferował 30-dniowe finansowanie „takie same jak gotówka”, więc ABC nie zapłaciła za te komputery aż do stycznia. Stosując metodę kasową, ABC zaksięgowałaby wydatek w wysokości 5 000 USD w styczniu, a nie w grudniu. Natomiast gdyby spółka ABC użyła karty kredytowej do dokonania zakupu, zaksięgowałaby go w grudniu.
Rozważmy teraz spółkę XYZ Manufacturing Co., która sprzedała klientowi maszynę za 10 000 USD w grudniu, ale czek z zapłatą otrzymała dopiero w styczniu. Stosując rachunkowość memoriałową, spółka zaksięgowałaby kwotę 10 000 USD jako przychód w grudniu, zamiast czekać do stycznia.
XYZ zakupiła również w grudniu na kredyt sprzęt biurowy o wartości 5 000 USD i zapłaciła za niego w styczniu. Przy zastosowaniu rachunkowości memoriałowej koszt w wysokości 5 000 USD zostałby ujęty w księgach w grudniu, kiedy firma weszła w posiadanie sprzętu biurowego.
Terminowość przychodów i wydatków
Potencjalne konsekwencje podatkowe są kluczowymi czynnikami, które należy rozważyć przy podejmowaniu decyzji o wyborze metody rachunkowości. Głównym czynnikiem jest czas uzyskania przychodów i poniesienia wydatków na koniec roku.
Przedsiębiorstwa stosujące metodę kasową mogą skorzystać z popularnej strategii planowania podatkowego na koniec roku, w której uznanie przychodów jest odroczone do stycznia, a wydatki biznesowe są przyspieszone do grudnia. Można tego dokonać nie fakturując prac wykonanych w grudniu do początku stycznia oraz kupując i płacąc za aktywa stanowiące koszty uzyskania przychodu w grudniu, zamiast czekać do stycznia.
To może obniżyć bieżące podatki poprzez przesunięcie dochodu do opodatkowania na następny rok, przy jednoczesnym przyspieszeniu kosztów uzyskania przychodu w bieżącym roku. Jednak ta strategia nie jest tak łatwo dostępna dla firm, które stosują księgowość memoriałową.
Czy prostota jest tego warta?
Z powodu swojej prostoty, wiele małych firm stosuje księgowość kasową tak długo, jak tylko mogą – do momentu osiągnięcia progów IRS, o których była mowa wcześniej. Istnieją jednak pewne potencjalne wady.
Na przykład, firmy stosujące metodę kasową czasami zgłaszają duże wahania w zyskach z jednego okresu na drugi ze względu na terminy wpływów z tytułu płatności. Może to utrudniać uzyskanie dokładnego obrazu długoterminowej rentowności. Utrudnia to również porównywanie wyników z roku na rok z podobnymi firmami, które stosują rachunkowość memoriałową.
Nie zapomnij porozmawiać ze swoim specjalistą ds. księgowości, aby uzyskać więcej wskazówek na temat wyboru odpowiedniej metody księgowania dla Twojej firmy.
Czy Kongres celuje w rachunkowość kasową?
W ostatnich latach Kongres zgłosił propozycje ograniczenia stosowania rachunkowości kasowej w niektórych rodzajach firm.
Umożliwiłoby to rządowi federalnemu szybsze zbieranie wpływów podatkowych. Podatków ocenił jedną z takich propozycji i stwierdził, że zmuszenie niektórych rodzajów profesjonalnych firm usługowych do przejścia z rachunkowości kasowej na rachunkowość memoriałową zwiększyłoby dochody federalne.
Jedna z propozycji wymagałaby od prawie wszystkich firm usługowych o rocznych przychodach brutto przekraczających 10 mln USD przejścia z rachunkowości kasowej na rachunkowość memoriałową. Miałoby to wpływ na firmy usługowe w wielu branżach, w tym prawniczej, architektonicznej, inżynieryjnej, opieki zdrowotnej, księgowej i konsultingowej.
Żadna z propozycji nie trafiła pod obrady Kongresu i nie została poddana pod głosowanie. Ale z nową administracją, która ma zostać zaprzysiężona i nowym Kongresem, istnieje możliwość, że taka propozycja może zostać ponownie wprowadzona.
Amerykański Instytut Biegłych Rewidentów (AICPA) i Amerykańskie Stowarzyszenie Prawników wyraziły zdecydowany sprzeciw wobec wymogu stosowania metody memoriałowej w usługach profesjonalnych, w tym firmach CPA i kancelariach prawnych. „Zdecydowanie wzywamy do ponownego rozważenia ograniczenia stosowania metody kasowej” – stwierdził prezes AICPA w ostatnim liście.