Na mocy nowej umowy podatkowej pomiędzy Japonią a USA, zrewidowanej w listopadzie 2003 r., płatnicy należności licencyjnych są zobowiązani do potrącania podatku u źródła i płacenia podatku w kraju płatności.Poniższe procedury zostały opisane w punkcie II.Z podatku u źródła można zrezygnować, postępując zgodnie z procedurą opisaną w punkcie II. poniżej.
II. Procedury dla odbiorców należności licencyjnych w celu uzyskania zwolnienia z podatku u źródła
1. Złożenie formularza W-8BEN dla osób fizycznych / formularza W-8BEN-E dla korporacji
Odbiorca należności licencyjnych (japońska korporacja) musi przedstawić dowód kwalifikowalności do umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.Formularz W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding Individuals) / Formularz W-8BEN-E (Formularz W-8BEN / Formularz W-8BEN-E musi być przedłożony płatnikowi tantiem (strona amerykańska).Formularz W-8BEN był kiedyś jednym rodzajem zarówno dla osób fizycznych, jak i korporacji, ale wraz z wprowadzeniem ustawy FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act), formularz W-8BEN dla korporacji został zmieniony na W-8BEN-E.Od stycznia 2015 r. formularz W-8BEN będzie stosowany dla beneficjentów indywidualnych, a formularz W-8BEN-E dla beneficjentów korporacyjnych. Formularz W-8BEN-E składa się z ośmiu stron.Formularz W-8BEN-E składa się z ośmiu stron i wymaga wybrania właściwego typu osoby prawnej spośród 31 typów osób prawnych wymienionych w sekcji 5 części I na stronie 1, a następnie wypełnienia odpowiednich sekcji na stronie 2 i kolejnych stronach zgodnie z wybranym typem osoby prawnej.Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie internetowej w sekcji Materiały referencyjne i informacje.
2. U.S. Taxpayer Identification Number
A. Dla Korporacji Employer Identification Number: EIN
Jeśli jesteś korporacją i nie posiadasz numeru EIN, musisz wypełnić formularz SS-4, Application for Employer Identification Number (EIN).Jeśli jesteś korporacją i nie posiadasz numeru EIN, złóż formularz SS-4 (Application for Employer Identification Number) w Urzędzie Skarbowym USA (IRS), aby uzyskać numer EIN.Jeśli ubiegasz się o EIN z Japonii drogą pocztową, trwa to zazwyczaj od dwóch do trzech tygodni.Jeśli jesteś obcokrajowcem, możesz skontaktować się bezpośrednio z IRS telefonicznie lub faksem i uzyskać numer EIN tego samego dnia.
B. Numer ubezpieczenia społecznego: SSN
Jeśli jesteś osobą fizyczną i nie posiadasz SSN, musisz podać Individual Taxpayer Identification Number (ITIN).Numer ITIN uzyskuje się poprzez notarialne poświadczenie kopii paszportu w konsulacie USA lub u notariusza oraz złożenie w IRS formularza W-7 (Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number).
Powyższe procedury mają być wykonane przez odbiorcę tantiem.Jeżeli jednak nie posiadają Państwo biura w USA, mogą Państwo zwrócić się do amerykańskiego płatnika tantiem o działanie w Państwa imieniu.
3. Przechowywanie formularza W-8BEN / formularza W-8BEN-E
Formularz W-8BEN / formularz W-8BEN-E powinien być przechowywany przez płatnika tantiem.Bez Formularza W-8BEN / Formularza W-8BEN-E, płatnik należności licencyjnych będzie zobowiązany do potrącenia podatku u źródła i odliczenia podatku u źródła przy wypłacie należności licencyjnych.Zwolnienie z podatku jest dokonywane jednorazowo dla tego samego płatnika należności licencyjnych i nie musi być dokonywane dla każdej płatności należności licencyjnych.Płatnicy należności licencyjnych muszą bezzwłocznie przedstawić dokument W-8BEN / W-8BEN-E do IRS, gdy zostaną o to poproszeni.