Co to jest RFI?
W budownictwie, RFI jest skrótem od Request for Information. Odnosi się on do prośby o szczegóły lub dodatkowe informacje na temat aspektu projektu, który wymaga wyjaśnienia. RFI może być wysłane do lub od każdego, kto jest zaangażowany w projekt budowlany, włączając w to właściciela, kierownika budowy, generalnego wykonawcę, architekta, projektanta, dostawców i podwykonawców.
Zwykle RFI jest wysyłane, gdy jedna ze stron potrzebuje krytycznych informacji, aby kontynuować lub podjąć decyzję. Niektóre częste powody, dla których ktoś wysyła RFI obejmują:
- Brakujące, niekompletne lub nieprawidłowe informacje w specyfikacjach i dokumentach projektu.
- Szczegóły planu muszą być zmienione z powodu wady projektu, dostępności materiałów, kosztów lub z innego powodu.
- Uaktualnienia planów muszą być dokonane w oparciu o nowe lub wcześniej niedostępne informacje o miejscu realizacji projektu.
- Zmiana żądana przez właścicieli, projektantów lub wykonawców musi być oficjalna.
- Szczegół w specyfikacji planu może być nieprawidłowy i wymaga przeglądu.
- Projektant, inżynier lub wykonawca potrzebuje szczegółów dotyczących możliwych materiałów lub sprzętu od dostawcy.
RFI może być tworzone z nieskończonej liczby powodów, a proces tworzenia i wysyłania prośby osiąga wiele celów:
- Formalizuje prośbę o dodatkowe informacje lub zmiany w planach
- Dokumentuje obawy dotyczące materiałów lub kosztorysów
- Podziel się informacjami i podkreśla zmiany wszystkim kluczowym graczom w projekcie
Wszystko to pomaga w płynnym postępie projektu i ogranicza odpowiedzialność prawną i finansową dla grup, które trzymają się procesu używania formalnych wniosków o informacje.
POWIĄZANE TERMINY
Jak napisać RFI dla budownictwa
W przypadku organizacji lub projektów, które nie mają sformalizowanego szablonu, oprogramowania lub wytycznych do tworzenia i składania nowych wniosków o informacje, osoby mogą mieć problem z tym, jak dokładnie sformułować skuteczny RFI. Oto kilka najlepszych praktyk, zaczerpniętych od doświadczonych profesjonalistów budowlanych, jak sformułować skuteczny wniosek:
- Użyj czystego / prostego formatowania
- Podążaj za spójnym formatem i konwencją nazewnictwa
- Pytaj o jedno pytanie lub poproś o bardzo konkretne informacje
- Bądź konkretny
- Podaj pełny i dokładny kontekst sytuacji lub pytania
- Utrzymaj profesjonalny, rozważny ton
- Załącz dokumenty, obrazy lub wideo, jeśli to konieczne
- Zasugeruj rozwiązanie lub możliwe wyjaśnienie pytania lub problemu
- Zaproponuj konkretny, ale uczciwy czas na odpowiedź na prośbę
Osoby prywatne powinny wziąć pod uwagę, że każdy RFI, który stworzą, będzie zapisem postępu projektu i może być przywoływany, jeśli pojawią się jakiekolwiek kwestie prawne, finansowe lub ubezpieczeniowe. Trzymanie się profesjonalnego procesu RFI i upewnienie się, że jest on odpowiednio wykorzystywany, jest dobrym sposobem na pozostanie po właściwej stronie wszelkich problemów, które mogą się pojawić.
Przykład RFI dla budownictwa
Przykład ten wykorzystuje prosty szablon RFI i pokazuje generalnego wykonawcę, który prosi o informacje od inżyniera projektu, ponieważ specyfikacje planu nie były jasne. Istnieje wiele sposobów na ustrukturyzowanie tego typu prośby, ale większość profesjonalistów zgadza się, że prostsze jest lepsze.
Przykładowy dokument RFI
Darmowy szablon RFI dla budownictwa
Wiele organizacji posiada już proces, szablon lub system cyfrowy do zarządzania procesem RFI. Dla tych, którzy nie mają takich zasobów na wyciągnięcie ręki, stworzyliśmy prosty szablon RFI, aby pomóc im zacząć. Pobierz lub skopiuj ten szablon i dostosuj go do specyfiki swojej organizacji lub projektu:
Szablon RFI dla budownictwa: Google Drive, Microsoft Word (.docx)
Zarządzanie RFI za pomocą oprogramowania
W przypadku dużych projektów (powyżej $1M), jest prawdopodobne, że dziesiątki, jeśli nie setki RFI będą wysyłane pomiędzy kluczowymi menedżerami i członkami zespołu projektu, co może stworzyć problem z zarządzaniem dokumentami dla menedżerów projektu i reszty zespołu.
Profesjonaliści budowlani mogą zwrócić się do nowoczesnej technologii, w szczególności do narzędzi do zarządzania projektami budowlanymi i RFI, takich jak Procore i Plangrid, aby pomóc w zarządzaniu procesem RFI i innymi częściami projektu.
- Kategoria:Glosariusz