Guinguette Marais Poitevin

Praktyczny przykład techniki 5 Whys

Aby zrozumieć prawdziwą moc techniki 5 Whys, przyjrzyjmy się praktycznemu przykładowi, który często zdarza się w codziennym życiu biznesowym, a dokładniej w marketingu.

Powiedzmy, że artykuł lub wpis na blogu nie został opublikowany na firmowym blogu:

1. An artykuł nie został opublikowany na naszej firmowej stronie internetowej. Dlaczego?
2. Nikt nie opublikował artykułu. Dlaczego?
3. Nikt nie otrzymał jasnej instrukcji napisania i opublikowania artykułu. Dlaczego?
4. Lider zespołu zapomniał oddelegować to zadanie. Dlaczego?
5. Nie ma kalendarza treści. Dlaczego?
6. Nikt nie poświęcił czasu na przygotowanie kalendarza treści. Dlaczego?
7. Bo nikt nie pomyślał, że kalendarz treści jest wystarczająco ważny. Każdy zakładał, że ludzie entuzjastycznie zgłoszą się na ochotnika, napiszą post na bloga i go opublikują.

Na podstawie powyższego przykładu możemy wyraźnie zobaczyć, jak technika 5 Why może pomóc Ci się skupić, znaleźć przyczynę problemu i poprawić proces. W powyższym przykładzie pytanie „Dlaczego” zostało zadane nawet sześć razy. Nie bój się kopać jeszcze głębiej, jeśli to konieczne.

Teraz, kiedy ujawni się podstawowa przyczyna, masz dwie opcje: Opcja 1 to wytykanie palcami i szukanie osoby, która jest odpowiedzialna za stronę i nie opublikowała artykułu. Ale, jak wspomniano, gra w obwinianie jest bardzo nieefektywna.

W krótkim okresie czasu osoby odpowiedzialne będą czuły się źle i być może będą bardziej konsekwentne w swojej pracy, ale prędzej czy później strach zniknie i błąd się powtórzy; po prostu dlatego, że nie ma jasnego procesu i odpowiedzialności.

Nie wspominając o tym, że strach jest bardzo słabym motywatorem. Nigdy nie należy obwiniać ludzi, ale zastanowić się nad zmianą systemu środowiskowego, procesu, kultury itp.

Opcja 2 i znacznie lepsza inwestycja Twojego wysiłku umysłowego, to zastanowienie się, jak poprawić proces. W naszym przypadku prawdziwą poprawę przyniosłoby uporządkowanie wszystkich niezbędnych procesów i obowiązków za pomocą contentcalendarza (kalendarza ze ściśle określonymi datami i tematami, w których planowane są artykuły do publikacji).

Jasne określenie, kto jest odpowiedzialny za przygotowanie miesięcznego kalendarza treści, wraz z określeniem, jak przebiega cały proces tworzenia treści – od pomysłu na artykuł, poprzez jego produkcję, edycję, publikację i dystrybucję, aż po konsekwentne przestrzeganie tego procesu – sprawiłoby, że problem nigdy więcej się nie powtórzy.

Zgodnie z zasadami Kaizen, należy uważać, aby nie usprawniać procesów poprzez większą administrację.

Skup się na leczeniu, a nie na objawach.

Dedykacja „mistrza 5 dlaczego” w organizacji i upewnienie się, że każdy problem jest rozwiązany

Wielu menedżerów zna technikę 5 dlaczego, ale zapomina o jej zastosowaniu, gdy jest to konieczne.

Mimo, że jest to technika prosta w użyciu, może być trudna do wdrożenia. Dlatego dobrze jest mieć jedną osobę, która może pełnić rolę „mistrza 5 Whys” – głównego rozwiązywacza problemów w firmie.

Osoba ta powinna być odpowiedzialna za regularne zarządzanie problemami i stosowanie techniki 5 dlaczego, a także za upewnienie się, że działania naprawcze są wdrażane.

Jeśli jesteś entuzjastą zostania „mistrzem 5 dlaczego”, oto kroki, które należy podjąć, aby profesjonalnie przeprowadzić analizę 5 dlaczego za każdym razem, gdy napotkasz problem warty rozwiązania:

1. Mistrz 5 dlaczego dokładnie zapisuje, na czym polega problem.
2. Mistrz 5 dlaczego upewnia się, że wszyscy, których dotyczy problem, zgadzają się z nim. Jak już wspomniano, część zespołu powinny stanowić osoby decyzyjne z doświadczeniem z pierwszej ręki.
3. Później przedstawiane są wszystkie dane i fakty ilustrujące problem – dowód, historia wiedzy, różne dane i punkty widzenia, dotychczasowe rozwiązania itp.
4. Dedykowana grupa przeprowadza analizę 5 Whys.
5. Grupa znajduje i uzgadnia rozwiązania proporcjonalne do wielkości problemu. Rozwiązania należy szukać w każdym kroku po zadaniu pytania „dlaczego”.
6. Zarząd lub mistrz 5 Whys przydziela odpowiedzialność za wdrożenie optymalnego rozwiązania znalezionego na końcu procesu.
7. Rozwiązanie jest testowane, a po zmierzeniu wyników wszyscy w firmie są informowani o wdrożonych rozwiązaniach.

Jak widać, metodologia 5 Whys jest naprawdę prosta, skuteczna, wszechstronna, elastyczna, angażująca i niedroga – wszystko, co musisz zrobić, to upewnić się, że nie mylisz objawów z podstawowymi przyczynami.

Często istnieje więcej niż jedna przyczyna źródłowa, której należy szukać, więc nie powinieneś zadowolić się pierwszym oczywistym rozwiązaniem, ale kopać w głąb i zbadać wszystkie możliwości, aby naprawdę rozwiązać problem. I powinieneś absolutnie unikać szukania winnych, a zamiast tego skupić się na procesie.

Ludzie zawsze popełniają błędy, bez względu na to, jak dobrzy są. Upewnij się, że masz procesy w miejscu, które minimalizują te zdarzenia.

5W1H – dodatkowe pięć pytań dla jeszcze dokładniejszej analizy

Czasami zadawanie tylko pytania „dlaczego” nie daje nam wystarczająco dobrej perspektywy na problem. Aby jeszcze dokładniej i bardziej szczegółowo przeanalizować problem i rzeczywiście znaleźć optymalne rozwiązanie, można dodać kilka dodatkowych pytań.

Te pytania to: Co?, Kto?, Kiedy?, Gdzie?, Dlaczego? i Jak? od których pochodzi nazwa 5W1H:

5x	Dlaczego Co Kto Kiedy Gdzie
1x	Jak

Gdy dodajesz nowe pytania i patrzysz na problem z różnych perspektyw, możesz łatwiej zidentyfikować nowe powiązania między konsekwencjami a pierwotną przyczyną lub przyczynami, a także masz większe szanse na zrozumienie wszystkich różnych punktów widzenia i możliwych rozwiązań.

Podczas robienia tego, musisz zachować swój umysł tak otwarty, jak to tylko możliwe. Tylko wtedy, gdy naprawdę zrozumiesz problem, przyczynę źródłową i okoliczności, możesz znaleźć optymalne rozwiązanie i upewnić się, że problem nigdy się nie powtórzy.

Który problem będzie pierwszym, który rozwiążesz dzięki analizie 5 Whys?

Teraz masz bardzo przydatną broń, jeśli chodzi o rozwiązywanie problemów, więc nadszedł czas, aby ją dobrze wykorzystać. Pomyśl o najbardziej wymagającym i powtarzającym się problemie, z którym obecnie boryka się Twoja organizacja.

Podejmij stanowczą decyzję, że rozwiążesz ten problem, stosując analizę 5 Whys (lub alternatywnie 5W1H) i wykonaj następujące kroki:

Ztwórz zespół 5 Whys (decydenci i wszyscy, których dotyczy problem) i nazwij mistrza 5 Whys

1. Zbierz wszystkich przed tablicą
2. Zdefiniuj problem w sposób szczegółowy i precyzyjny
3. Pytaj „dlaczego” pięć razy, zapisz odpowiedzi na tablicy, i upewnij się, że odróżniasz objawy od przyczyn
4. Znajdź przyczynę źródłową i najlepsze rozwiązanie, aby ją wyeliminować na poziomie procesu
5. Przydziel osobę odpowiedzialną za rozwiązanie, przetestuj je i poinformuj cały zespół o wynikach

Powodzenia w rozwiązywaniu problemu!