Guinguette Marais Poitevin

Co to jest Zakres Projektu?

Zakres projektu określa dokładnie, co zostanie dostarczone na koniec projektu oraz parametry pracy do wykonania. Celem zakresu projektu jest uzyskanie interesariuszy i zespołu na tej samej stronie. Stanowi on również zwięzłe podsumowanie spotkań, wyników i umów, do których każdy może się odwołać.

Przez cały czas trwania projektu, będziesz praktykował zarządzanie zakresem, które zaczyna się od napisania dokładnego dokumentu dotyczącego zakresu projektu. Przedstawienie tych elementów prostym językiem zapewnia, że oczekiwania wszystkich są wyrównane i zapobiega nadmiernemu zaangażowaniu zasobów.

Jak napisać zakres projektu

Pisanie zakresu projektu nie musi być długim lub skomplikowanym procesem. Korzystanie z szablonu zakresu projektu może przyspieszyć ten proces. Podążanie za poniższymi krokami pomoże Ci stworzyć szczegółowy zakres projektu, który pomoże Twojemu zespołowi śledzić postępy, zarządzać pracą i zebrać ją w prosty, użyteczny sposób.

Krok 1: Zbierz wszystkie kluczowe informacje o projekcie

Pisanie zakresu projektu zaczyna się od zbierania informacji. Wymagania projektowe pochodzą z wielu różnych miejsc. Poniższe informacje będą pochodzić z różnych źródeł: od Twoich interesariuszy, zespołu i sponsorów projektu; inne stworzysz na podstawie szablonów, badań i doświadczeń z innych projektów.

Wyniki projektu

To jest lista produktów końcowych, które dostarczysz na koniec projektu. Możesz stworzyć dokument, stronę internetową, kampanię marketingową, wideo, wydarzenie, proces pracy lub kombinację tych produktów.

Dostarczone produkty powinny być uzgodnione i zatwierdzone przez wszystkich zaangażowanych interesariuszy, prezentując jednolitą wizję projektu i dając Ci coś istotnego do zmierzenia produktu końcowego. Pomyśl o swoich produktach jako o linii mety – celach, które będą wyznaczać harmonogram, budżet i alokację zasobów.

Pro tip: kiedy zagłębisz się w wyniki projektu i zaczniesz przeglądać pakiety pracy przypisane do poszczególnych osób, to znak, że przechodzisz do innego dokumentu – Twojej struktury podziału pracy.

Dostępne zasoby

Przedstawienie zasobów projektu jako części zakresu projektu pomoże Ci dokładnie zobaczyć, w jaki sposób zrealizujesz wyniki. Bieżące zarządzanie zasobami będzie wymagało wglądu w członków zespołu, budżet i możliwości.

Gdy sprawdzasz, kto jest dostępny do pracy nad projektem, pamiętaj, że jego czas może być częściowo przydzielony gdzie indziej – często zdarza się, że pracownicy są przypisani do wielu projektów jednocześnie. Nie zakładaj, że członek zespołu jest dla Ciebie w 100% wydajny. Upewnij się, że inni menedżerowie wiedzą, jak przydzielają pokrywające się zasoby do swoich projektów.

Oprócz tego, którzy członkowie zespołu podejmą się konkretnej pracy, upewnij się, że określisz zasoby, takie jak konkretne oprogramowanie, które wpłynie na sposób realizacji projektu.

Włączenia i wyłączenia

Gdy cele i zasoby zostaną uzgodnione, musisz zwrócić uwagę na ustalenie oczekiwań dotyczących tego, ile pracy zostanie włożone w te cele. Jeśli brzmi to jak niepotrzebny poziom szczegółowości, rozważ różne oczekiwania, które mogą pojawić się w projekcie, np. przy tworzeniu strony internetowej. Taki produkt może brzmieć dość prosto, ale czy uruchomienie strony będzie wiązało się z testami z użytkownikami? Jak dużo badań rynku i konkurencji będziesz musiał przeprowadzić? Ile iteracji projektu stworzysz, aby interesariusze mogli wybrać jedną z nich?

Zainteresowani muszą wiedzieć, co i jak stworzysz. W przeciwnym razie, niejasne oczekiwania mogą doprowadzić do strasznego rozrostu zakresu projektu, wykolejenia budżetu i terminów oraz rozbudowania projektu do granic niemożliwości.

Ważne jest wyszczególnienie, co będzie, a co nie będzie zawarte w projekcie, aby uniknąć nieporozumień opartych na założeniach. Pamiętaj, że zawsze możesz zostawić miejsce na uzgodnienie, jak będziesz obsługiwać zlecenia zmian. Pamiętaj tylko, aby rozważyć wszelkie zmiany w stosunku do tego, jak mogą one wpłynąć na inne ograniczenia projektu (patrz następna sekcja).

Zawężenia projektu

Istnieje standardowy zestaw ograniczeń projektu. Niezależnie od tego, jak wiele ograniczeń ma Twój projekt, pamiętaj, że zmiana jednego z nich może wpłynąć na pozostałe. Zrównoważenie wszystkich ograniczeń projektu jest kluczową umiejętnością w zarządzaniu projektem, podobnie jak określenie wszystkich ograniczeń w ramach zakresu projektu. Kierownicy projektu powinni wyjaśnić ograniczenia lub parametry projektu, aby interesariusze i członkowie zespołu byli w pełni świadomi tego, co może wpłynąć na czas i budżet projektu.

Wymienienie ograniczeń projektu w jego zakresie może być również dobrym sposobem na wzmocnienie listy wykluczeń. Na przykład, możesz zaznaczyć, że nie uwzględniasz animacji w projekcie wideo ze względu na ograniczenia budżetowe, lub że wykluczasz więcej niż dwie rundy poprawek ze względu na ograniczenia czasowe.

Na tym etapie nie musisz jeszcze podawać szczegółowej linii czasu projektu, ponieważ w następnej kolejności będziesz tworzyć harmonogram projektu. Ale jeśli istnieją ograniczenia czasowe wykraczające poza normalny protokół, ważne jest, aby Twój zespół wiedział o tym z góry, aby móc zaplanować działania wokół nich.

Krok 2: Zbudowanie harmonogramu projektu

Po zebraniu informacji o samym projekcie, możesz określić, w jaki sposób projekt będzie postępował w kierunku jego ostatecznych terminów. Zacznij od listy produktów do dostarczenia, a następnie przejdź w dół.

Główne zadania i kamienie milowe

Główne zadania są o jeden poziom szczegółów niżej od produktów do dostarczenia. Są to duże zadania zespołowe, a nie pojedyncze elementy pracy, które prowadzą do ukończenia produktów. Jeśli chodzi o określenie czasu trwania każdego z głównych zadań, niech jakość będzie Twoim przewodnikiem. Nie planuj zadań tylko po to, aby je ukończyć, ale raczej po to, aby były wykonane z jakością, jaką obiecuje Twój zakres.

Ten harmonogram powinien być następnie wykorzystany przez poszczególnych członków zespołu do zaplanowania ich własnych harmonogramów wokół głównych terminów, więc bądź tak dokładny, jak to tylko możliwe i uwzględnij wszystkie zadania, za które Twój zespół będzie odpowiedzialny. Oczywiście, zawsze mądrze jest przewidzieć okresy buforowe dla każdego zadania, kiedy tylko możesz.

Fazy projektu

W przypadku projektów, które mają szczególnie długą linię czasu lub wiele dat rozpoczęcia, pomocne może być podzielenie projektu na fazy, aby pomóc zespołowi w planowaniu. Nie jest to obowiązkowe, ale może dać poczucie osiągnięcia po drodze i pomóc w organizacji.

Zobacz „Najlepsze praktyki zarządzania zakresem”, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak upewnić się, że rozrost zakresu nie przejmie Twojego następnego projektu.

Krok 3: Dopasuj zakres do projektu i organizacji

Ponieważ projekty, interesariusze, zespoły i organizacje są unikalne, mogą istnieć informacje, które chcesz zawrzeć w zakresie projektu, a które nie zostały tutaj uwzględnione. Na przykład, można zastanowić się, w jaki sposób zakres projektu odzwierciedla preferowane metodologie organizacji. Pomocne może okazać się również określenie celu projektu. Być może Twoi interesariusze mają zestaw kryteriów akceptacji, które chcą spełnić przed ukończeniem projektu.

W skrócie, jeśli jest coś ważnego, co Twoim zdaniem powinno być dodane, upewnij się, że jego uwzględnienie pomoże Twojemu dokumentowi osiągnąć jego cel: objęcie całego zakresu projektu, aby upewnić się, że czas i zasoby nie są poświęcane na nieistotne dodatki.

Krok 4: Kompilacja i przegląd

Jak już wykonałeś całą pracę, jesteś gotowy do napisania zakresu projektu. Zakres projektu powinien być zwięzły i łatwy do odczytania. Choć może być kuszące, aby stworzyć cały zakres projektu, zachowaj dokładny opis do planu projektu. Zakres projektu nie wymaga każdej możliwej informacji o projekcie. Dobrą zasadą jest ograniczenie zakresu do jednego lub dwóch akapitów.

• Zadanie sobie następujących pytań pomoże Ci w przeglądzie i finalizacji zakresu:

• Czy jest jasne, dlaczego ten projekt jest konieczny i ważny?

• Czy wiem dokładnie, kim są interesariusze projektu?

• Czy moi interesariusze dostrzegą wartość i korzyści w projekcie?

• Czy zasoby są odpowiednie do ukończenia tego projektu?

• Czy harmonogramy są realistyczne dla wyników projektu?

• Czy mój zespół ma dostęp do niezbędnych zasobów?

• Czy lista włączeń i wyłączeń jest wystarczająco szczegółowa?

• Czy jest zbyt dużo miejsca na zadania, które można dodać po rozpoczęciu projektu?

• Czy jest jakieś zadanie lub ograniczenie, którego jeszcze nie uwzględniłem?

Krok 5: Wprowadź swój zakres projektu do pracy

Twój zakres projektu będzie służył jako podstawowe porozumienie z interesariuszami, a także jako podstawa dla kilku innych kluczowych dokumentów, w tym planu projektu, struktury podziału pracy, planu komunikacji, budżetu i innych. Będziesz odnosić się do zakresu projektu przez cały czas jego trwania i będzie on służył jako przewodnik przy podejmowaniu decyzji lub zmian, co czyni go doskonałym narzędziem do stania twardo, gdy ludzie chcą dokonać zmian, które będą wymagać czasu lub pieniędzy, których nie masz.

Dokładny i konkretny zakres projektu da Ci duży obraz, którego potrzebujesz do tworzenia i kształtowania projektu. Dobrze opracowany zakres projektu ułatwi planowanie, zarządzanie i pomyślną realizację projektu.

Whitepaper: Niepokojące koszty zarządzania projektami IT

Whitepaper: Wysoki koszt chaosu